办公自动化环境下医院档案管理工作分析

张伶俐

摘   要：文章主要以办公自动化环境为研究背景，针对办公自动化环境下医院档案管理工作涉及的要点内容及相关问题进行分析与阐述，给相关人员提供一定的借鉴。

关键词：办公自动化;医院;档案管理

目前，随着我国科技水平的不断发展，国内各行各业基本进入办公自动化环境。以数字信息化为代表的业态形式，逐渐成为政府办公与企业单位予以重点践行的工作内容。与传统管理方式不同，管理人员可以根据办公自动化特点与数字化信息技术特点及优势，整合内部资源形式，实现资源共享、信息交互等办公目的。其中，档案管理作为企事业单位重点工作内容，通过借助办公自动化手段往往可以达到预期的管理效率。究其原因，主要是传统档案管理方式过于麻烦且人工管理问题不断，很容易降低实际管理效率。借助办公自动化管理方式则恰恰相反，值得应用与推广。

1    医院档案管理实现办公自动化特点的必要性分析

基于办公自动化环境，多数医院针对自身管理理念、管理方式、管理目标等方面的不足进行了重新定位与改善。对于医院档案管理工作而言，理应结合时代发展趋势，积极创新自身管理理念、管理方式等，以期迎合时代，实现高效化、自动化管理目标[1]。目前，多数医院积极转变自身管理理念、管理方式，并通过结合办公自动化手段进一步加强了自身对于档案方面的管理力度。从客观角度上来看，办公自动化在某些层面上结合了信息化管理技术、计算机管理技术等内容，初步实现了信息交互、资源共享的管理特点。

与传统档案管理方式相比，基于办公自动化的档案管理方式具备管理高效率、高质量的特点。管理人员可以借助这一特点，加强对医院档案内容的管理，为后续决策、管理等工作提供依据。最重要的是，在信息化背景下，信息化技术水平以及办公自动化程度俨然成为衡量医院发展、核心竞争能力的关键因素。通过实现档案自动化管理与信息化管理，不仅可以提高医院整体管理效率，还可以规避传统档案管理误差问题。因此，可以说，医院有必要针对档案管理工作进行积极创新，实现办公自动化管理目标。

2    办公自动化环境下医院档案管理要点问题及相关分析

基于办公自动化环境，医院档案管理工作需要面临较多管理要点问题。究其原因，主要是办公自动化环境与传统人工环境存在较大区别，需要管理人员统筹规划、合理部署，实现高效管理目标[2]。文章总结与归纳了关于办公自动化环境下医院档案管理工作的要点问题，仅供参考。

2.1  达到办公自动化与医院档案工作一体化管理要求

现阶段，档案管理工作的不断发展无疑给传统档案管理方式带来一定打击。在新形势下，纸质档案管理方式逐渐被淘汰，办公自动化管理方式逐渐被推崇，成为当下企事业单位予以重点应用的管理方式。根据当前管理现状来看，单一的档案管理方式过渡到多型总和档案管理方式，无论是在管理效率方面，还是管理质量方面，都得到了显著加强。针对于此，医院档案管理工作主张结合时代发展趋势，积极从多个层面改进以往档案管理工作存在的不足。通过主动应用办公自动化档案管理模式，大体上实现了高效率、高质量管理目标。

需要注意的是，在正式管理过程中，管理人员必须严格确保办公自动化与医院档案工作实现一体化管理目标。所谓的一体化管理目标主要是医院档案管理工作必须确保自身管理的真实性与有效性[3]。所管理的档案内容必须是真实存在的，信息资源管理方式上必须与办公自动化技术相结合，满足日常资源共享、信息交互管理要求。与此同时，对待日常管理工作存在的不足问题，建议档案管理人员可以积极构建一体化档案管理体系，确保档案信息管理效果与质量得以有效提升，尽早实现预期的管理目标。

2.2  实现规范化、标准化档案归档目标

传统档案管理主要以纸质档案管理与电子档案管理为主。目前，随着办公自动化技术的不断发展，信息化管理方式已经成为医院档案管理主要采取的方式手段。档案管理人员通过构建信息化档案管理机制，往往可以达到预期的管理效果，至少在管理效率与管理质量方面得到了显著提高。为进一步确保医院档案管理质量得以提升，建议管理人员构建一个高标准、高效率的系统机制。

借助计算机平台对现有档案资料进行规范与处理，尽可能地发挥出办公自动化功能与优势。需要注意的是，在实际构建过程中，管理人员最好立足于医院当前档案管理现状，尽可能地实现规范化、标准化方案管理目標。与此同时，在实际构建过程中，管理人员需要严格遵守管理规范与标准要求，防止档案资源出现与实际情况不符的问题。除此之外，建议管理人员严格按照医院档案管理标准执行，规避档案管理效率不佳的问题出现[4]。

2.3  实现医院各部门之间的协调管理目标

与传统档案管理工作相比，办公自动化档案管理模式一般兼具独立性与高效性特征。在实际管理过程中，多以文件为主要管理单位。如自动化档案管理直接将处理好的文件进行归档处理，规避以往人工归档存在的失误问题。有一点需要注意，医院自动化档案管理需要结合医院内部多个部门的档案资源进行集中化处理，如档案部门需要与信息技术部门联合协作，完成文件归档工作，缺一不可。

针对于此，在构建自动化办公系统的过程中，建议管理人员统筹规划、合理部署，做好部门间的分配工作，确保档案资源得以安全保存。除此之外，各部门管理人员可以对自动化档案内容进行核实，确定档案内容无误后，方可进行统一保存。如此一来，自动化档案管理效率才会得以提高，能够达到预期的管理效果[5]。

3    办公自动化背景下医院档案管理工作措施及方向

为进一步确保医院档案管理工作顺利贯彻与落实，建议管理人员必须结合办公自动化技术优势，积极将信息化管理方式应用于医院档案管理工作当中，从根本上确保医院档案管理工作质量、效率能得以有效提高。针对于此，笔者结合相关经验，提出基于办公自动化背景下加强医院档案管理工作的相关措施及目标方向，以供参考。

3.1  及时完善医院电子档案管理系统，促进办公自动化水平提高

对于医院档案管理工作而言，健全、完善的电子档案管理系统始终是确保医院档案管理工作实现办公自动化目标的基本保障。针对于此，建议医院领导人员必须积极完善电子档案系统，全面促进档案管理水平的有效提高[6]。具体方面如下：

（1）医院档案管理人员最好明确办公自动化系统应用要点，针对办公自动化系统的应用情况进行全面掌握。根据办公自动化系统特点，确保医院档案管理工作得以顺利落实。

（2）医院自身应该加强对档案管理资金的投入力度，最好从开发兼容性强、性价比高的办公系统入手，既能满足客户需求，又能满足日常文件传输与管理功能[7]。

3.2  强化医院档案自动化管理效果，确立网络安全建设体系

为确保医院档案自动化管理效果，建议管理人员应该从加强医院档案自动化管理系统建设以及加强医院档案管理系统安全强度两方面入手。

首先，管理人员应该重点对医院档案自动化管理系统设施、软件等加强管理，确保医院档案自动化网络系统得以顺利运行。

其次，借助安全管理软件提升医院档案自动化管理体系的安全管理效果，确保各网络体系应用过程不受干扰，最大限度地确保医院档案自动化管理安全。

最后，在实行自动化管理过程中，档案管理人员必须引入数据加密技术、攻击检测技术等，目的在于实时监测档案自动化管理体系是否处于安全运行状态。

3.3  提升档案管理人员职业素质，促进档案管理工作的顺利开展

作为档案管理人员，必须时刻坚守自身的职业操守，明确医院档案管理工作要点内容，力求从多个方面进行强化管理。对于自身职业素质的不足之处，建议管理人员及时改善，克服自身管理理念不足、行为不足等问题，尽可能地从根本上促进档案管理工作的顺利开展。

与此同时，医院领导人员应该加强对档案管理工作的重视程度，最好将档案管理工作纳入到日常管理重点工作当中，全力确保医院档案管理工作的顺利贯彻与落实。如此一来，医院档案管理工作办公自动化水平势必会得到全面提高。

4    结语

总而言之，作为医院档案管理工作的负责人员，必须肩负起自身的管理重责，力求从多个层面加强对医院档案问题的管理力度。在实际管理过程中，档案管理人员应始终坚持档案管理路线不动摇，坚持实行办公自动化管理方式，整合医院内部档案资源，实现资源共享、信息交互等管理目标。与此同时，对待当前档案管理人员管理意识、管理理念不清晰的问题，建议相关领导人员及时加强对档案管理人员的培训管理，让其明确做好档案管理工作的重要性。相信通过多方人员的不断努力，医院档案管理工作势必会得到质的提升。

[参考文献]

[1]王錦辉.办公自动化环境下医院档案管理工作探究[J].临床医药文献，2015（28）：5948-5949.

[2]汪兴旺.数字化管理在医院基建档案工作中的运用[J].城建档案，2018（6）：26-27.

[3]于丽.办公自动化环境下医院档案管理工作的相关要点探讨[J].世界最新医学信息文摘：2017（100）：145.

[4]冯旋.“互联网+”视域下医院档案管理创新措施探究[J].智库时代，2019（34）：10，15.

[5]李凌霄.医院档案管理信息化建设的问题与措施[J].中西医结合心血管病电子杂志，2019（21）：13.

[6]姚瑶，张秀玲，吴倩.数字信息化在医院人事档案管理中应用研究[J].全科口腔医学，2019（21）：157，159.

[7]贡丽芳.浅谈新医改视角下乡村医院档案管理的现状及对策[J].南方农机，2019（13）：281.