事业单位档案管理问题与优化路径探究

申红

潞州区妇幼保健计划生育服务中心 山西长治 046011

1 事业单位在档案管理工作中的不足之处

1.1 对档案管理工作认识不足

档案是事业单位发展的见证，也是将文字资料进行规范化整理的依据。从原则上讲，各个事业单位都必须重视档案管理工作，以此保证档案、文件资料可以被完整的保存，便于日后的查阅与调研。但是，现实情况却是部分基层事业单位并不重视此项工作，认为档案管理工作任务过重，没有充足的人手负责此项工作，所以就会聘请一些即将退休的老员工处理相关工作，从而影响了档案管理工作的效率[1]。

1.2 不适应信息化时代的档案管理

档案管理走信息化的道路是必然的趋势，但是并不是说档案管理就必须要完全信息化，实际档案不仅有数字档案，还有纸质档案，如何协调两种档案的管理是一个非常值得思考的问题，在信息时代，存在一种误区，个别人认为信息时代的计算机可以代替很多东西，当数字化档案建立起来以后，纸质档案就变得可有可无。实际这是对档案的不负责的一种表现，是对事业的不尊重。无论纸质档案还是电子档案都是事业单位为“中国梦”服务的见证，是永远值得珍藏的。目前在事业单位的档案管理工作当中，存在比较明显的电子档案和纸质档案管理不协调的问题，要么就是过分重视纸质档案而忽视了信息化对档案管理的重要意义，要么就是过分重视电子档案而对纸质档案的保存重视程度下降，这方面大部分纸质档案都是用塑料盒来进行保存，但是塑料盒特别易碎，不利于保管。

1.3 部分基层事业单位的档案管理工作多头化

事业单位的各项工作在不断的进步、规范。基础事业单位也要对档案管理工作实行统一的管理，这样才能使各种资源更好的运转。但是，现阶段我国很多基层事业单位的答案管理工作存在着整体性不强及多头管理的问题，例如，人事资料由人事部门保管、会议资料及工作总结由秘书科保管、财务资料由财务科保管等，这样的管理方式无法对事业单位的各项资料进行总体管理，也不便于日后的查阅与调拨，所以严重影响了事业单位的工作效率，也不利于事业单位的发展与转型。

2 事业单位档案管理优化路径探究

2.1 提高档案管理工作人员的综合素质

为了最大化的优化档案管理工作的模式，最重要的一点就是提高工作人员的综合素质，只有这样，工作人员才能熟练运用各种计算机管理系统，高效开展档案管理工作。可以选拔工作表现突出、责任心强的组织工作人员，派其进行技能学习，再将学习到的先进管理模式传授给其他员工，以此提高整体员工的综合素质[2]。

2.2 与时俱进，提高档案管理的服务水平

档案管理是为大众提供服务的，服务性强，特别是在大数据发展下，档案在事业单位来说，有着越来越高的要求，一定要全面提升档案管理的服务能力。第一，进一步培养档案管理人员的创新意识。进行档案管理工作的时候，创新意识的培养很关键，不光是档案管理工作的主要保证，还是档案管理工作服务水平提升的支撑点。事业单位档案管理的工作人员需要有大数据及信息化的思维方式，对于管理理念上要不断创新，将事业单位的档案管理人员加以重视起来。第二，档案管理的创新服务要实现转型，信息化的指导下，档案管理工作是由内部资源向共享型体制去发展，整体提升与社会发展相适应的水平，不断优化、坚持用更好的服务理念，为事业单位发展提供健全的服务，突出信息服务的质量及在档案管理时的工作水平。

2.3 丰富档案管理的方式

为了进一步加强基层事业单位档案管理工作的质量，提高工作效率，首先应该改变传统、单一的管理方式，利用先进的科学技术实行多样化管理，最终实现信息化、数字化、虚拟化的档案管理模式。多样化的管理方式可以扩大基层事业单位档案管理的储存总量，还能大幅减轻单位的库存空间，而且无纸化的档案管理可以简化查阅资料的流程，使得各单位间文件的传递、流通变得更加便捷，以便更好的开展各项联合工作。

2.4 档案管理要做到共享

当前事业单位档案管理普遍存在着条块分割明显的问题。一些事业单位的档案馆因考虑到档案安全和社会责任，在资源方面不愿意和其他档案馆一起共享。但是，从数据价值角度来说，数据与档案唯有实现真正的共享，才能切实发挥出最大的效用。所以，每一个事业单位的档案馆都需要强化合作，有效建立开放型的档案共享平台，把每一级的档案馆里所公布的数据和档案，在统一的网络公共平台上公布出来，利用网络技术的优势，实现最大范围的档案资源共享及进一步的扩散。

2.5 加强对事业单位信息档案资源的开发利用

要妥善解决事业单位档案资料开发利用效率过低的问题，应该积极完善事业单位档案管理信息化建设的制度体系。首先，应该加强以事业单位相关门户网站为平台的档案资料库的建立，通过完善事业单位外网、内网的档案信息资源共享服务来更好地提升单位内部档案资源的开发利用率[3]。重要的是要积极健全相关的资源搜索渠道，为实现档案资料的网上查询功能提供实现途径。

3 结语

信息技术的快速发展,使其逐渐被广泛运用在不同领域中,为各行各业的发展创造了有利条件,事业单位档案管理是其在工作中的重要环节,在具体进行管理过程中,应该加强对信息技术的利用,促进管理工作的有效实施。使信息技术以合理的方式融入到事业单位档案管理中，实现档案管理的高效运作，推动信息技术在事业单位中的应用，实现经济效益与社会效益相结合的发展，同时大力推动国家信息技术的革新，在发展中进步，在进步中求新，共同致力于信息技术的繁荣。