企业档案信息资源建设的原则和对策

王民

济宁市技师学院 山东济宁 272000

随着移动互联网的发展，很多线下客户资源导入成了线上的客户流量。也就是我们现在所说的大数据时代。越来越多的智能终端春笋一般飞速的发展起来，对数据的分析也越来越透彻而复杂，整个世界进入了大数据的时代[1]。而在这样的大数据时代下，许多企业在企业档案管理中需要做一些改革，在面对市场竞争非常激烈的环境下，企业只有对信息资源开发充分的利用，并且企业档案中也包含着许多具有重大潜在驱动价值的资源。

1 企业档案信息资源建设的必要性

某集团作为国家“一五”期间的重点企业，近年来以“两融、三新、五化、万亿”发展战略为指引，显现出改革发展的强劲势头。档案部门作为为各部门提供档案信息资源服务的一个专业机构，必须加强创新能力建设，不断提升服务水平。档案信息资源库建设着眼于实现档案信息的有效整合和高度共享，其立足点和落脚点均在于为各部门提供高效、便捷的档案信息资源服务，为集团业务开展提供信息资源支撑。近年来，随着中航工业在所属的200多家企事业单位进行数字档案馆的试点和建设工作，各类信息通过金航网和OA系统、PDM系统管理和应用，但仍有大量的文件资料、声像材料、出版物、史志资料、业务信息等资源分布比较分散，利用十分不便。因此，如何实现档案信息资源的科学管理和高效共享，加强企业档案信息资源建设，成为一项重要议题。

2 企业档案信息资源建设原则

2.1 严格遵循国家规定和有关标准进行档案信息资源建设

建设企业档案的全部信息体系对企业的发展具有积极的作用，能让企业的各项工作顺利开展。那么，最大限度的保证工作效率和信息的准确率就必须要符合国家的规定标准范围。建设的过程中，不折不扣地依照程序操作以让建设企业档案信息体系地工作顺利进入正轨。如此一来，在需要调用信息时候会更加从容高效。然而，由于企业性质地不同，在具体建设环节中必须充分考虑企业的实际情况，继而采取一定办法让档案信息资源建设在不违反国家规定的同时又能促进企业向上发展。

2.2 档案信息完整、真实、准确

企业档案信息资源建设的核心宗旨就是必须贯彻执行完整、真实的原则，完整真实原则的缺失将会使信息体系的建设毫无意义。科技的迭代更新使得其在应用方面也不断取得突破，在企业档案信息资源建设中采用信息化是大势所趋。由此，更要坚守档案信息的完整和真实[2]。那么，这就要求负责档案管理人员在采集员工信息时务必保证完整真实。

2.3 企业档案信息资源要能长期保管和利用

企业的长久稳定发展离不开内部档案信息的有效长期保存，无论在哪个发展阶段企业都会有需要调用这些信息资源的时候。基于此，在建立企业档案信息资源的过程中，必须始终坚持收集上来的档案信息能够被良好保管和有效使用。信息技术运用的进一步深入，使得工作人员更加便利的保存企业档案信息资源。必须要强调的是，为了避免企业档案信息的丢失，相关负责人员需要定期对信息化系统予以更新和维护。

3 企业档案信息资源建设策略探究

3.1 建立档案信息数据库

按照现有馆藏档案资源体系，兼顾用户的利用需求方向，采用现代化技术将各种载体档案实现数字化存储，分门别类建立相应的数据库，如文书档案库、航空史志库、厂史大事记库、航空年鉴库、重大决策档案库、重要人物档案库、声像档案库、实物档案库等。要建立高质量、大容量的档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库，推动全文数据库建设与目录数据库建设的并行发展，实现档案目录信息与全文信息的有效对接。将原始性档案经二次开发产生的档案编研产品与档案内容密切联系的相关资料等纳入到档案信息数据库中。

3.2 不断丰富和优化馆藏档案资源

在现有馆藏档案门类基础上，系统梳理文件材料的收集渠道，确保归档材料的完整、准确、系统。进一步健全馆藏档案门类，逐步建立健全重大决策、经营管理、重要设备、声像档案、宣传出版物等门类档案，确保档案信息门类齐全。根据企业业务拓展情况，不断扩大档案接收范围，加大重要档案的征集力度。为进一步优化馆藏档案资源，应成立档案鉴定委员会，定期开展馆藏档案鉴定工作，判定档案保存价值，调整档案保管期限。对于已经达到解密期限可以公开的档案信息应及时公布开放；对失去保存价值的档案进行监督销毁。做到以最少的馆藏档案容纳最多、最优的信息资源，实现馆藏结构最优化。

3.3 加大企业人员培训和管理

加大对档案管理人员的培训力度，目标是让档案信息体系建设人才兼具计算机技能以及掌握档案管理方式，让企业档案信息资源管理系统建设更加高效。由此，首先要为其培训档案管理方面知识，让人员具备基本档案信息管理的素养。其次培训人员掌握现代计算机网络技术，必须掌握的基本技术有必要的操作技巧、数据库管理方式以及其他系统软件的应用能力[3]。档案管理工作并不是一个闭门造车的过程，期间必须同企业有关兄弟部门进行交流且涉及到方方面面，由此，档案信息管理的工作人员必须具有高度的责任感和良好沟通能力。除了专门人员的培训工作外，企业要加大对普通员工的培训。不同于专门人员的培训，对普通员工的培训更加偏重理论知识传递和实践操作培训。培训理论有病毒的形成和传播方式，数据库被病毒入侵的原理等。

4 结语

综上所述，企业档案信息化建设是一项非常繁杂的系统工程。是度企业信息资源的深度开发利用。企业应该首先进行整体规划确定目标。建立完整的系统分配以及一些完善的管理措施。引入档案管理信息化系统，并且改善落后的档案管理观念。以此依据进一步推动企业档案管理建设的快速发展。