高校电子档案管理发展的影响因素分析

王卿

泰安技师学院 山东泰安 271000

高校是我国教育、科研以及培养人才的重要基地。高校的档案管理工作是高校日常的基础性工作，也是高校在发展过程中不容忽视的重要内容，是社会以及人们了解高校的一个重要的窗口。随着信息技术的发展，高校档案管理开始融入电子化，以构建一个专业、创新的电子档案管理体系，从而提高高校档案的管理水平。

1 影响高校电子档案管理发展的因素

1.1 技术性因素

高校电子档案管理在发展的过程中，受到影响的因素有很多，其中技术性的影响是最为关键的一个因素。现如今信息技术的快速发展，使得各行各业都开始走向了信息化。对于高校而言也不例外，在进行档案管理的过程中，由于数据越来越大，内容越来越复杂，传统的档案管理方式的弊端逐步显现，人工在处理档案的过程中需要耗费大量的时间，且容易出错。通过在档案中融入电子的技术，使得档案管理的工作变得越来越快速、简单、安全，工作效率也大大提高，也有助于高校之间电子档案的相互共享。但是信息技术给人们带来益处的同时，其弊端也是不容忽视的，互联网的环境使得其具有一定的不安全性，容易造成数据的丢失以及内容的篡改，这也是影响高校电子档案进一步发展的根本原因。如果技术不够稳固，存储容量不够大，就会导致高校电子档案的发展受到阻碍[1]。

1.2 人员因素

高校电子档案管理在发展的过程中除了会受到信息技术的影响之外，还会受到人为的影响。电子档案工作人员的素质决定了电子档案管理的发展程度。虽说技术在高校档案建设的过程中发挥着重要的作用，但是人为的因素也是不可忽略的，尤其是文件在电子化，动态化管理的过程中都离不开人的作用，如果高校在进行电子档案管理的过程中，没有专业的技术性以及管理型人才，就会影响高校电子化的进一步发展。

1.3 保密性因素

传统的高校档案一般都是封存在一些固定的地方，其违背了档案的公开透明原则，学生们并不能对这些档案进行充分的利用，包括一些管理人员也没有充分的利用档案的相关信息去优化高校的相关活动，使得档案管理的工作名存实亡，无法发挥其真正的效用。随着信息技术的快速发展，高校开始认识到在档案中融入电子化的重要作用，也开始注重利用档案来发挥效益。电子档案的一个优势就是可以利用加密的技术对某些比较重要的档案进行加密，这个技术也使得高校电子档案中，其他的一些内容得到了普及，在信息安全的状态之下，实现相互的共享，传递以及应用。但是也有一些高校在实现电子档案的过程中仍然较为谨慎，不愿意把档案进行公开分享，从而影响了电子档案作用的发挥。

1.4 制度性因素

高校电子档案管理在发展的过程中，除了受技术、人员、保密性因素的影响之外，同样也会受到高校制度的约束，一般高校档案在融入电子化之后，就需要制定一系列的制度来保证其运行的规范化，标准化。制定科学的制度能够促进高校电子管理的发展，也能够为高校电子档案在发展的过程中营造一个良好的环境，使得电子档案编辑的模式逐步走向现代化，也弥补了电子档案应用时存在的一系列问题以及漏洞，促进档案事业的进一步发展，当然如果缺乏完善性的电子档案管理制度，同样也会导致档案的电子化模式停滞不前。

1.5 资金性因素

高校档案在融入电子化的过程中，需要投入一定的资金。比如配备相关的设备，采用先进的系统，引进信息化的人才等等，这些都需要投入大量的资金去完成，如果资金不够，就会导致电子档案管理的发展受到阻碍，难以获得突破性的发展。

2 高校电子档案管理发展的策略

2.1 规范高校电子档案管理制度

高校在普及电子档案管理的同时，还要融入大数据系统。首先高校内容必须组建一个专门的电子档案管理部门，规定档案管理时的制度，保证工作人员在工作时能够有法可依，从而促进电子档案管理工作的有序运行。其次高校内部要建立一个档案管理的平台，以实现电子档案管理工作中的收集工作以及分享功能。档案电子档案应该不断的发展和创新，从而实现大数据时代下的真正自动化、数字化，促进档案管理工作的顺利运行。

2.2 加强对高校电子档案的资金投入

高校在档案管理的电子化过程中，如果资金投入不足，也会影响电子档案管理的进一步发展。因此高校在信息化的时代，要与时俱进，不断增加资金的投入，将纸质的档案逐步转向电子化，引进相关的扫描设备，电脑等等，为档案的电子化铺平道路。

2.3 构建高校电子档案管理的安全保障体系

高校在建立电子档案管理的过程中，必然会涉及到安全性的问题，尤其是互联网的时代，安全隐患时有发生。档案信息一旦被篡改或者被非法人员利用，就会损害高校以及学生的利益。因此高校在进行档案电子化的过程中，必须要构建一个相对而言较为安全的信息保障体系，对每一份电子档案实行周期性的全程监管。在对档案管理的时候，可以采用纸质性以及电子化两种管理方法并存的模式，充分的做好档案的备份工作，以保证档案的安全性。其次及时的为服务器进行杀毒，确保电子档案在运行时的环境安全性[2]。

2.4 提高电子档案管理人才的综合素质

高校电子档案管理工作想要获得一定的发展，离不开内部优秀的管理人才。因此高校要引入素质较强管理人员，保证管理人员拥有管理以及信息技术相关的能力，实现档案人员的合理化配置，优化档案管理的能力。其次高校在内部要加强对管理人员的培训工作，构建科学的管理培训体系，不断的提高管理人员的管理水平以及技术能力，以适应高校电子档案的进一步发展。与此同时高校在内部要建立考核制度以及奖惩机制，保证电子档案管理人员在工作时的积极性。

3 结语

高校电子档案管理的进一步发展，离不开技术、人员、保密、制度、资金的影响，高校要投入大量的资金开发先进的技术，做好机密档案的保护，实现电子档案的备份，做好安全保证管理的工作。充分挖掘优秀的人才管理电子化档案，提高档案管理的水平，促进电子档案管理的发展。