办公室行政人员基本礼仪与培养方案探讨

文/新余学院 张洪铖

办公室行政人员的形象能够直接地反映他们的品质和专业素养，办公室行政人员作为一个公司的核心人员，他们对于基本礼仪的遵守能够给其他部门的人员起到带头作用，这不仅仅是突显他们对于礼仪规范的尊重，还有他们对于这个职业的热爱以及对外表现公司的形象。不管是公司制定的制度还是办公室行政人员自身都应该重视对于基本礼仪的遵守，只有重视细节提升自身的素养才能够使个人与整体都有所进步。

一、礼仪及行政人员基本礼仪规范概述

（一）礼仪。礼仪简单来说就是人们在平时的人际交往当中用一些约定俗成的方式方法来表现自己个人素养的过程，这个过程包括仪容仪表、言谈举止等多个方面，良好的礼仪表现能够拉近人与人之间的距离，给人留下一个良好的形象，能够突显出一个人的个人素养与素质。

（二）行政人员公务礼仪规范。行政人员公务礼仪规范简单来讲就是办公室行政人员在工作岗位中为了经营一个良好的个人形象以及突显单位的形象来对交往对象利用一些约定俗成的方式表达友好的规定中约定员工必须要遵守的一些范例行为。这些制度是每一个办公室行政人员必须要遵守的，不管是出于对自己形象的维护还是对于单位形象的维护都应该严格的要求自己，不能够过于散漫。

二、行政人员在日常工作中的基本素养

办公室行政人员在工作过程中大多数时间都在与人打交道，不管是公司内部的人员还是与公司的合作伙伴都是由办公室行政人员进行接洽的，因此办公室行政人员在平时的工作或是与人交往过程中一定要重视尊重和谦恭的重要性。行政人员在平时的社会交流工程中一定要做到谦恭，不要过于自满，觉得自己高人一等，只有做到谦虚待人才能够听到更多来自身边的声音，才能够督促自己进步。另外一定要尊重别人，也要尊重自己，给予别人应该的尊重与重视不仅仅是对别人的友好，也是对自己的尊重，在平时的人际交往过程中才能够给别人留下一个良好的印象，在日后的合作交往过程中才能够拉近与合作伙伴的距离，才有利于促成彼此之间的合作。

三、办公室行政人员的基本礼仪

（一）行政人员的仪容仪表。行政人员有着良好的着装形象不仅仅是能够突显个人的品位与素养，也能够表现一个人对于自己职位的尊重与重视，在平时的交往中也更加轻松。1.行政人员着装的基本原则和礼仪要求。办公室行政人员的着装主要有两个原则：一个是要按照规定进行着装，要能够根据适合的时间、场合调整自己的着装，但是要符合要求；另一个就是在平时的工作过程中不要穿奇装异服，一定要符合工作时的要求。虽然有的单位并没有规定一定要穿正装工作，但是一般来讲工作地点是一个正式的场合，为了表示对其他人的尊重一般都会着正装出席，尤其是针对一些比较重大的场合，一般都是约定俗成的要穿正装。另外就是在穿正装时对于服装的颜色也是有一定要求的，通常情况下一套衣服的颜色是不能够超过三种的，要求服装整体是简洁庄重的，当然，不管是鞋子还是领带等一些小的细节物品都应该多加注意，一般都是选用黑色的物品，显得更加的庄重。当然，对于一些特殊的场合就根据要求进行着装，但是注意一定要合体，选择尺寸合适的衣服，减少一些配饰都能够表达对于别人的尊重。2.行政人员的仪容礼仪。行政人员的仪容礼仪也是一个行政人员平时需要多加注意的，基本的要求就是要五官端正、发型简单大方、精神饱满。行政人员大多都是要与外界进行交流，一个人的精神面貌最能够突显一个人的基本素养，如果一个人整日垂头丧气只会给别人留下一个不思进取、不好接近的形象，但是如果一个人每天都精神饱满、积极向上，那么会有更多的人愿意与他进行沟通交流。因此就需要行政人员在与人交流时要面带微笑，尽量的拉近彼此之间的距离，另外就是最关键的眼神，在与别人进行交流时眼神是最能够表现一个人内心真实想法的，不管是尊重还是鄙视都能够通过眼神流露出来，因此行政人员在平时的社会交流工作中一定要用更加热情平和的眼神与他人进行交流。还有就是要注意与他人交流时的距离，保持在三到五米的距离，这样不会显得很有距离感，也能够给对方足够的安全感，不会显得侵略性太强，在进行交流时不要一直的盯着别人的眼睛，在比较关键的部位及时地进行眼神交流能够更加突显自己的真诚，一般就是看着别人的双眼与嘴巴之间的三角区域，显得更加的亲近却不会过分。

（二）行政人员的日常办公礼仪。1.与同事之间以及领导与下属之间的礼仪。同时与同事之间的交往是行政人员在平时的工作过程中很重要的一项，同事之间的关系能够直接的影响到行政人员的工作效率和心情，因此一定要与同事之间保持良好的交往。首先就是要尊重同事。同事并非自己的家人，对于自己并没有那么的了解，简单来说就只是工作上的伙伴，因此一定要给予对方足够的尊重与重视，不能够因为平时的关系不错就随便地开玩笑或是做一些不礼貌的举动，都会影响彼此之间的关系。其次就是要有明确的物质往来。俗话说亲兄弟明算账，不管两个人的关系多么的融洽也要明确彼此的物质往来，一次无意识的占对方的便宜就可能会使对方在心里产生不满，从而使自己的形象变的恶劣。最后不要在背后议论别人。每个人都有自己的隐私，不要因为自己知道了一些别人的秘密就在背后说三道四，这是有关于另外一个人的人格的事情，不能够因为自己的一句不小心就对别人的人格造成不好的影响，使得彼此之间的关系变得尴尬。领导与下属之间一定要保持一定的尊重，员工要听从领导的指挥，即使是有建议也要选择合适的地点；领导也要尊重员工的人格，对于员工的工作要秉承着公平公正的态度，即使有什么建议也要适当的体会员工的感受。2.电话礼仪。在接听电话时一定要及时，尽量在电话铃响三声之前就接通电话，电话接通之后就要说这里是什么地方，请问您需要什么帮助等，如果对方主动提起这通电话的目的就及时地为他人提供帮助，在进行回复时一定要注意言辞，态度一定要和蔼热情，通话结束时要确定别人结束通话以后再放下听筒，表示尊重。拨打电话时要尽量地避开别人的休息时间，接通电话时要说清自己的姓名和身份并询问对方是否有时间接听电话，交流完毕后要及时地说再见，充分地表达自己对对方的尊重。

四、总结

行政人员更多的工作就是要与人进行交流，因此要特别的重视平时的礼仪规范，不管是平时的仪容仪表，还是与人交流时的眼神交流，还有同事之间以及领导与下属之间的交往，还有接听电话时的礼仪规范等都是办公室行政人员要注意并遵守的，既能够突显自己的个人素质，也能够表现一个公司的整体形象。