加强行政审批档案管理利用的若干思考

文/淄博市政务服务中心 黄衍洁

一、行政审批档案管理与利用中存在的问题

（一）档案管理思维落后。想要加强行政审批档案的管理工作，需要先了解其弱项所在。由于在档案管理的工作期间，总会有一些工作人员忽视了对档案的保存，同时忽视了档案保存的重要性，没有预防档案管理后会出现的一些具体问题，所以当问题出现的时候没有及时地进行解决，反而在一定程度上造成了资料的受损，以及对档案的可利用性造成严重损失，工作人员只会觉得把档案保存起来就是工作的任务，岂不知保存档案的重要意义在于后期的继续利用的目的。然而实际上，档案保存工作的存在意义便是为了以后有需要的时候，可以供需要的人或者是事，便于在很快的时间内查阅想要找到的相关信息资料，可供人们随时查找翻阅，但是对于当下的工作人员来说，并不在意工作的意义，只在于工作的形式，只要保存了资料和档案就是完成了工作的需要，所以想要更好地加强行政审批档案管理工作，需要从员工根本的工作职能培训入手，让其明白工作的重要意义。对于现代社会来说，虽然在一定程度上的工作需要已经越来越信息化和现代化，并且网络的出现也给工作带来了不少的便利，在一定程度上节省了工作支出以及工作的成本，为现代化的工作提供了很大的便利。但是，虽然网络简化了部分办公，可是依旧不能变得完全信息化，依然也需要人工操作，比如档案的管理工作，还是在某些方面依然需要人工进行保存，并没有随着时代进步而进步，所以，档案的储存依然采用纸质的方式进行保存、人工记录，所以深入思考之后，便会发现，落后的档案管理工作模式，会影响行政部门的工作效率。

（二）档案利用存在制约。1.信息高度分散。档案保存存在一些现实问题。由于行政审批涉及的行业以及部门比较多，由不同的部门进行管理和支配，所以由此可见资料的存储过于分散，而且查阅起来又比较麻烦，需要各级领导的同意，给工作在一定程度上带来了麻烦，无法在很短的时间内查到需要的档案和资料。这样一来，资料分散保存的现象导致很难实现档案管理工作的效率最大化。2.系统难以兼容。档案保存工作还有一个问题，具体如下，因为行政审批开始到工作结束有一个漫长的经过，需要经历多个繁琐的过程，但是经过一些机构的改革之后，将分散的档案进行了集中处理，所以经手行政审批的工作人员是否能够及时的完成行政审批的工作，取决于这些人的工作效率以及个人对工作的态度，这些工作的弊端都会在一定程度上出现客观问题，会导致审批档案相关的信息数据遗漏，甚至使档案信息内部数据割裂和过于分散。而且，由于工作不够谨慎，所以行政审批的电子文件以及相对应的纸质文件，不能够相对应的保存，会出现电子文件与纸质文件不同时在档的记录，所以，这也是导致档案管理工作出现不兼容的问题的主要因素。

二、加强行政审批档案管理的策略

（一）行政审批档案信息化管理。1.加快行政审批电子档案信息化建设。加强行政审批档案管理工作，首先要加快档案的信息化建设。就目前情况来看，加快行政审批的管理办法是当前政府进行的重点工作。电子档案信息化速度的加快，也在某种程度上降低了纸质文件保存的成本，同时在原来的基础之上，延长了纸质文件的使用率，提高了对档案的保存质量和完整性。2.改善档案信息化基础设施建设。加强档案管理工作也需要对档案信息化的基础设施进行改善。随着信息化社会的发展，电子档案信息化建设也是政府很重视的一项工作，会得到政府人员的高度关注。同时，电子信息档案的发展也是将来的必然趋势，所以现在就需要着手于档案事业工作的措施进行研讨。电子信息的内容主要包含了对网络安全环境的建设，还有计算机硬件的环境建设以及系统安全软件建设等方面。

（二）行政审批档案规范化管理。加强行政审批档案管理工作，还需要对管理工作人员的工作守则进行规范化处理。具体改进措施实施如下：1.管理人员的筛选、监督和评估。管理人员是管理部门工作的一把钥匙，管理部门的工作进展以及工作效果如何，都取决于这把锁的钥匙，如果钥匙保存的好，那么档案管理以及工作的进展就会很可观，但是一旦这把钥匙出现问题，那么管理工作也就会存在风险，给整体的工作带来了很大的麻烦和损失。当一个公司或者一个企业涉及需要设立档案管理部门，就说明这个企业的规模并不会很小，所以，这个管理部门就相当于掌握了这个企业的所有信息资料以及相关人员的档案，所以档案管理部门的人员任用也是很谨慎的一个选择。所以，这就要求企业必须加强对工作人员的管理和规范化要求，以便达到整个管理体系的规范化管理。同时在人员选拔上还要谨慎挑选，没有责任心的人，还有工作不够仔细认真的人是不予任用，经过严格筛选以及培训之后才可以正式上岗工作。而且，对于已经上岗工作的人员，还要加强其日常工作的监督，确保他们养成专业的工作素养。最后，还要对相关的工作人员进行工作的考评，用标准来规范他们的日常工作态度，在考评中发现他们存在的问题，并且给出及时的纠正办法，这也是在另一方面上保障企业的利益不受到危害。2.完善管理人员的奖惩制度。对工作人员的选拔问题解决之后，还要在日常生活中设立工作考评制度以及奖惩制度。制度的设立都是为了更好地保障管理工作的稳定正常进行，同时，这也是完善一个企业规范化制度的过程。制度的设立是用来约束工作人员的工作态度以及工作素养，奖励可以促进工作人员的工作积极性，相反，惩罚便是为了约束工作人员严格遵守工作守则，起到惩戒的作用，可以防止以后的工作中不再出现类似的错误情况，较少犯错的概率。政策则是对表现良好的员工进行表彰，这是一种激励也是一种树立榜样的做法。3.工作部门严格分工、各司其职。对工作人员进行了规范处理之后，还要对部门之间的协作关系进行规范化要求。部门工作的分工要明确，各司其职，有利于自己部门进行合理的安排以及工作按守则进行工作的考评。同时部门工作的严格分类工作也有助于自己部门的档案的管理，有利于奖惩制度的进行，谁的问题谁承担，这样一来就不会有人推脱自己的职责和义务，可以更好地制约企业工作的开展。尤其是对于工作过程比较繁杂的企业来说，严格分工明确的制度可以使工作进行的程序简单化，在一定程度上提高了工作效率。

三、加强行政审批类档案利用的策略

（一）整合行政审批档案资源管理。加强行政审批档案的利用率，首先需要进行资料以及档案的整合管理。分批管理则会加大管理人员的工作量，所以将档案以及资料进行统一管理，不仅可以促进档案的以及资料的使用率，还在一定程度上减少了资料管理的工作，同时也有助于档案管理部门的工作人员的工作效率。并且，注定行政审批工作，还有档案信息的管理工作也是一种提高部门管理规范的一种具体表现。同时，还要对于借阅档案以及资料的工作人员要及时进行登记，以保障档案的安全性还可以明确的标记此档案是否被及时的归还。

（二）统一行政审批档案数据系统。加强行政审批档案的利用还可以通过对数据兼容问题的解决。解决了审批业务系统的问题和档案管理之间的数据兼容问题，也是加强行政审批的档案管理工作。解决二者之间的问题也就是加快了信息传递的速度，加快了审批的节奏，审批人员以及档案管理人员能够及时地对接工作，还可以及时地转移审批人员的相关审批意见，便于审批工作的进行。在此同时，统一行政审批的管理系统，也是对管理部门的一种促进作用，在审批部门与档案管理部门之间进行数据交换以及信息共享的时候，可以满足各个部门对信息以及资料的利用需求。