档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施

文/汪清县档案馆 袁长辉

档案工作在人类的传承和发展中起着举足轻重的作用，档案管理自然是管理系统中不可或缺的重要内容。档案如同社会各个行业间的纽带，为社会各项工作提供信息和保障。但是科技和经济的变化日新月异，许多传统的思想和方法迫切地需要革新，因此，档案事业的发展和改进迫在眉睫。档案技术现代化能快速推进和发展档案事业，使档案信息更好地为社会各项工作服务和引导。

一、档案管理现代化的含义及重要性

（一）档案管理现代化的含义。档案管理现代化是对档案信息进行管理和维护的办法，在各个方面都优于原始的档案管理工作。首先，档案存在的形式将不仅仅依附于光盘等原始技术，当今社会处于先进的信息时代，计算机覆盖社会生活的各个层面，先进的技术设备也应用于社会发展的各项工作当中，因此，先进的科学技术应用于档案管理是档案管理现代化的必要途径。其次，档案的信息含量也将得到延伸，科技的不断创新与发展不仅仅提高了各项工作的效率，在档案工作中更是量的提升，人类社会的各项工作中，档案资料都是必需的，更全面的档案资料也将更好地服务于现代社会。最后，原始档案信息混杂，在现代化的不断推进过程中，档案的分类将更加清晰明确，档案管理现代化的进程也将被快速推进。

（二）档案管理现代化的重要意义。档案是客观公正，真实有效，几乎涵盖个人全部信息的重要信息资源。同时，由于信息更新的速度越来越快，人们对其质量、时效、精炼等方面的要求越来越高。而档案管理现代化能有效提高档案管理工作的质量和效率，提供更加优质高效的服务。档案不再囿于纸张和光盘，调取和记录都将更加快速便捷，同时也简化了档案管理工作的内容。实现档案管理现代化也是减少工人工作强度的有效保障，在传统的档案管理中，工作人员要先对档案资料逐一翻阅，找出所需的档案，然后再去库房查找，而利用先进的计算机进行检索，不仅减轻工作人员的工作强度，更是提高了信息的准确性，让档案管理工作实现其最大的价值。

二、现代化推进过程中出现的问题

（一）意识模糊。档案管理现代化的推进并不是一帆风顺的，各类问题在改革发展中相继出现，档案管理现代化并未完善和普及，相关工作人员只重视档案的记录和转移，并不重视档案的管理，企业和领导也并未意识到档案管理现代化的优越性，忽视了传统的档案管理模式的落后，对于先进技术发展的意识模糊，由于这些工作并不能给企业带来直接的经济效益，因此不受重视，企业仍采用传统的档案管理模式，严重制约了档案管理现代化的发展进程。

（二）管理制度不完善。任何工作的开展和推进，制度要求都是第一位的，档案管理现代化，不仅仅是新的科学技术的应用，更需要完善的制度的约束和督促。而在我国档案管理现代化的发展过程中，制度缺陷是很严峻的问题，制度的完善与现代化的发展不同步。档案管理工作的标准不明确，各个地区和部门档案管理的水平和方式都不尽相同，可以说是参差不齐，况且由于档案管理现代化的意识淡薄，对陈旧落后和科学专业的技术并没有明确的划分，各行各业对当管理现代化也没有一个统一的标准，对于制度完善的需求也并不强烈。

（三）人才引进困难。档案管理工作是十分复杂繁琐的工作，涉及大量的信息资源，需要相应的管理工作者有过硬的工作能力和较高的专业素质。而我国现阶段大多数档案管理工作者仍保留较落后的档案管理思想，未接收或不认可档案管理现代化的优越性，并未掌握高端前沿的技术水平，因此，档案管理现代化的人才极度匮乏。从目前状况来看，由于资金和管理制度的限制，很难高薪聘请先进的管理人才，即使有了相关专业人员，也很难留住人才。人才短缺是档案管理现代化推进过程中的重要阻碍，也是亟待解决的问题。

（四）资金短缺问题。一项工作的开展需要资金做支持，资金的投入量往往与此项工作受重视的程度相对应。而我国在档案管理现代化的推进过程中，投入的资金过少，这也导致企业和管理人员认为这项工作并不重要，故而缺乏重视。此番恶性循环，阻碍档案管理现代化的推进工作，往往使相关的管理人员更加忽视此项工作的重要性。除此之外，过少的资金投入也会导致购买力不足，相应的技术设备落后。技术设备是硬件条件，是档案管理现代化过程中的载体，一切高效率高质量的工作都需要通过先进的技术设备来完成，因此，一旦硬件条件不达标，档案管理工作水平较低，也将成为必然现象。

三、档案管理现代化过程中问题的改进办法

（一）强化档案管理现代化意识。强化档案管理现代化意识是更好地推进档案管理现代化建设的必要条件，只有现代化的意识增强了，才能摒弃传统的、落后的档案管理模式，加强学习和采用先进的思想和技术。实现强化，首先要加强企业和领导的档案管理现代化意识，只有上层重视，才会使得相关的基层工作人员也重视，因此要加强档案管理，使社会对档案管理现代化迫切需求的宣传，让企业和领导及时意识到其重要性和优越性，真正认识到推进档案管理现代化对企业有长远的有利影响，有了肯定的态度和发展的意识，才能使档案管理现代化的推进过程顺利进行。

（二）规范管理制度。档案管理现代化仅仅依靠科技的发展和技术的革新，是万万无法达到推进的目的，一套完善且规范的管理制度才是推动档案管理现代化发展的基础。因此，在这个档案管理制度的制定过程中，首先要从现今社会档案管理的实际情况出发，对现阶段社会需求和未来预期进行充分考量，制定一套具体可实施的标准，以更好地适应当今社会对档案管理的需求。与此同时，还应考虑档案管理的实际工作及工作人员的技术水平，要在保证档案管理工作的质与量的同时，鼓励工作人员不断学习和发展，只有实现了档案管理现代化推进的科学化进程，使各个行业、不同部门对档案管理有一个规范合理的标准，才能使未来档案管理工作顺利推进。

（三）注重人才培养。由于档案管理现代化的管理模式不同于传统的档案管理模式，虽然仍旧需要人的参与和操作，但是它依附于更加高端和智能的科学设备，因此，需要相应的档案管理工作人员有着更高的技术水平和知识储备，还应具备较高的学习能力和创新精神。但由于我国档案管理现代化的意识淡薄，多数相关工作部门仍采用传统的管理模式和技术，应用传统技术的工作人员的技术水平和思想观念都已无法满足现代化的需求，因此，制定科学合理的计划，针对目前发展的需求，培养一批思想先进、能力过硬的工作人员是大势所趋。况且，高素质的工作人员一般具备较高的学习能力和创新精神，这对档案管理现代化的未来发展有着极大的利处。

（四）增加资金投入。资金支持是任何工作的推进和发展的基础。在管理过程中，购入先进的技术设备，由于档案管理现代化的推进对技术设备的要求极高，旧的技术已无法满足现代化发展的需求，必须使用高科技的技术设备投入工作，因此购入先进的技术设备，完善档案管理现代化的硬件条件是必不可少的。另外，在高水平高素质人才培养方面加大投入，人才的需求是档案管理现代化的内部需求，只有人才到位，才能顺利推进档案管理现代化的发展，优化人才薪资待遇势在必行，只有让工作人员真正享受到优惠，意识到其存在的重要意义，才能更好地为现代化发展服务，因此，增加资金投入是推进和优化档案管理现代化的有效措施。

四、结束语

在这个信息量庞大、生活节奏加剧的现代社会，档案管理现代化迫在眉睫。当然，在这一过程中存在着各种各样的问题，在未来的发展中，这些问题都将得到相应的改进和优化，只有有效解决档案管理现代化过程中的各类问题，使档案管理现代化健康发展，才能有效服务于现代社会。