技师学院档案管理工作的创新与发展分析

文/日照市技师学院 姚琪丽

随着信息化时代的到来。以计算机技术为基础的现代化管理模式已经在全社会的方方面面广泛地应用起来，档案管理是技师学院的主要管理工作之一，它是规范学生管理掌握学生日常生活学习情况以及培养人才的基础，是技师学院教学当中的十分重要的组成部分。它能够改进学籍的管理工作，还能够提高信息化资源的管理水平。在当前随着我国教育的改革，我国技师学院的档案管理也发生了十分重大的变化，管理手段越来越丰富，管理内容更加复杂，针对于此来完善技师学院的规章制度，提升管理文化，提升工作人员的综合素质来促进技师学院的档案管理工作。

一、当前技师学院档案管理体系存在的缺陷

近些年来，随着我国高校的不断推进，改革日益深化，我国技师学院档案的种类也在不断变化，由简单到复杂经历了漫长的转变。特别是随着近些年来计算机网络化水平的不断深入，档案管理工作也迎来了前所未有的挑战。下面从技师学院档案管理工作存在的几点问题出发谈一谈当前的现状。

（一）档案管理制度不健全。近些年来，虽然我国的大部分高校对于档案管理的工作都十分投入，但是技师学院的档案管理工作仍然存在很多问题，尤其是制度不健全：首先，由于档案制度的不健全造成了档案记录的缺失，丧失了部分的使用价值。其次，因为保管档案的职责都不健全，并且保管中心的设施不完善，也会造成一部分档案损毁丢失的现象。最后，正是由于这些档案制度的不健全，使档案没有发挥出真正的意义，这些问题对于档案的利用十分不利。

（二）我国的技师学院信息化水平较低。随着近几十年来计算机与网络的发展，档案的载体越来越向网络化进行。以前的档案都是由纸质来承接的，它有很多局限性，比如容易受损、备份比较困难，但是当前的计算机电子档案就完全避免了这一点，仍有不少高校计算机信息化水平处于较低的位置，还没有引进先进的档案管理软件，对于检索依然靠手工进行。这也严重制约了我国技师学院的档案管理工作。

（三）技师学院的档案管理人员素质不足，缺乏专门的管理人才。纵观全国，部分档案管理人员不是专业的从业人员，很大一部分是由兼职人员完成的，他们缺乏积极性以及主动性，对计算机的操作不熟练。当前某些技师学院档案管理人员在工作当中通常会忽视档案信息的采集以及整理工作，这种情况不但会造成技师学院的档案不能够得到有效的利用，而且还会为技师学院中其他的有关部门工作造成难度。因此，当前的技师学院一定要注重档案的管理制度的建设，并对其进行不断改进。

二、当前技师学院实现档案管理的创新与发展策略

（一）完善规章制度。充分保证技师学院的档案管理工作，充分认识到档案管理工作的重要性进而健全制度，一步一步地完善相关的管理，根据我国的档案法等相关规定，从实际情况出发，制定一套完善的从底层开始的管理制度，还要引进先进的档案管理软件，制定档案管理系统。档案管理工作的发展趋势就是逐步向自动化方向转变，从而实现无纸质化档案。

（二）提高信息化管理水平。通过多媒体技术的应用可以广泛有效地提高技师学院的档案管理工作，它由原来的纸质档案转变为电子档案。微缩技术、扫描技术以及硬盘光盘的存储技术可以大大增加信息的存储量，而且具有速度快易操作等比较明显的特点。与此同时，技师学院的档案管理工作也要走向社会更好地服务于人们的学习与生活。可以将管理人员从繁重的档案整理工作当中解脱出来，使用先进的自动化的查询手段为校内外师生提供有力的服务。

（三）提升管理人员的素质。任何工作都是由管理人员来进行管理的，首先一定要选择具有高素质的管理人才。档案的管理人员不仅仅要具备较强的专业知识，还必须要树立完善的管理体系，掌握计算机技术以及网络技术。建立起一支具有高素质的专业人才队伍。充分地掌握计算机技术，并灵活运用。并且鼓励从业人员具有终身学习的能力。

（四）服务机制的创新发展。档案管理必须实现科学合理的管理模式，创建符合自身发展的服务机制，与其他领域的实际情况相比，部分档案管理工作存在着严重的问题，主要原因是由于自身的机制无法实现灵活发展。企事业单位在自身机制改变过程当中可以采用聘任制度，由于档案管理工作缺乏较为积极的创新意识，从而使其远远落后于其他部门，所以新形势之下档案管理工作必须要实现创新发展，以领导决策为核心，继而实现全面的服务机制改革。