高校办公室工作效能的影响因素及对策探究

随着我国经济社会的不断发展，教育水平也在逐渐提高，高校办公室所担负的职责也在日益增加。现阶段高校办公室工作发挥着统筹兼顾、沟通桥梁、内外连接、协调各方等作用，是高校正常工作的控制调度中心。因此办公室的效能高低对高校的管理及教学等各方面都存在着较大的影响。合理提高高校办公室工作效能，帮助其更好地为高校发展服务，成为高校管理人所要研究的重要课题。

一、效能与效率的区别

在人们的日常思维里，习惯地认为效能等同于效率，然而这两者之间存在较大的差异。效能是伴随时代的变革和创新产生的一种新型语言，若要提高办公室的工作效能，需要先明确效能的定义。

效力，才能的贡献。效能的出现最早可以追溯到古代文学《尹文子·大道上》一文中，主要讲述的是：对贡献进行奖赏，对错误进行惩罚，是君主的责任；而为国家效力，贡献自己的才能，是臣子的职业。在这里“效能”一词被理解为效力。

功效，事物的作用。在许多文学著作中，认为效能、功效、效果以及作用当做同义词进行使用。譬如说胡适先生所讲的法律的效能，就是将“效能”一词当做“事物的作用”而进行使用的。

办事效率及工作能力。一般认为效能是用来衡量人们工作结果的首要工具。一些管理人员认为，效能最主要的体现方式就是工作人员的工作积极主动性，通过一定的科学手段，促使工作人员更有效地完成工作，为高校提供更优质的服务。

效率与目标的结合。效率的追求，不是一个人或组织的片面要求，高效率不是成功的标准和途径，还要有明确的目标，效率与目标的结合才是成功的关键。制定正确的目标，在高效率的同时才能获得高效能。

效率与功能的整合。效能是办公室依照本身自有的目标，在追求高效率的同时也完成功能的完美呈现，是对办公室整体的定义和评价。

“效能”被广泛引用于社会工作的评价中，但是在不同的环境以及行业中，所表达的含义是不同的。譬如说，在石油行业效能可以被理解为石油产量以及原油的提炼程度等。对于高校办公室效能，则属于管理领域的效能，是指办公室发挥其本质作用时，工作人员使用的能力、工作时的效率以及对人员的绩效考核。

二、影响和制约高校办公室工作效能的主要因素

高校办公室，是连接校内校外、教师学生之间的桥梁机构。高校在其组成结构上可以看作是社会中的一个小型社会。俗话说麻雀虽小五脏俱全，高校的正常运作，与各机构之间的有效沟通交流有着紧密的联系。高校办公室提高效能、优化制度，为高校提供一个高水平、高质量的服务是办公室发展所必须面对的严峻考验。现阶段，影响高校办公室效能提高的主要因素有：

（一）职能因素。办公室所承担的职责，使其服务工作范围涉及较广，工作量无形中增大。工作人员面对各种繁杂的事物，工作疲惫应付了事，办公室作用不能得到有效的体现。现在办公室人员职务分工不明确，个人定位不明确，极大影响了工作效能。高校设置办公室，但对其职责没有明确的规定，工作范围模糊，部门之间的界限不明，一度使工作陷入混乱拖沓的状态，大大降低了高校办公室效能。

（二）制度因素。在高校办公室工作中，工作制度不够完善，工作人员开展工作时往往受个人意愿所影响，对工作状态较为随意，因此办公室的工作效能也是层次不齐。现阶段，高校办公室效能的差异主要体现在制度的差异方面，制度完善合理的高校，工作的开展也是较为顺利高效的，其办公室效能相对较高。

（三）人员因素。工作人员作为高校办公室不可或缺的一部分，对高校办公室的效能起到决定性作用。人才是行业发展最不可或缺的部分，工作人员对工作的计划、实施、开展是办公室发挥有效作用的重要途径，因此人员的能力及个人素养对办公室效能有着直接影响。工作人员的主要影响来自领导力以及团队整体的凝聚力两方面。

（四）管理因素。办公室是一个完整独立的机构，对其进行管理能促进其更好的服务校园，管理水平的高低也是影响办公室效能的因素之一。高校办公室每日面对较多的事物，若没有一个完整的管理体系对人员进行合理的分配协调，容易造成事件的堆积，不利于办公室效能的提高。一般而言，复杂多样的工作，对管理的要求更高，对管理人员的个人能力提出较高的要求。现阶段，部分高校办公室依然没有认识到管理水平对工作效能影响的重要性。

（五）技术因素。科技的发展，为办公室工作带来了便捷，但是工作人员的能力是否符合工作要求也是制约效能提高的因素。办公室采用人员技术水平不足，对于新事物的接受能力较低，不能适应新技术等问题在一定程度上不利于办公室的发展。

制约办公室效能提高的因素不仅包括办公室内部的欠缺和不足，也包括服务对象对其产生的不良影响。师生的素质、绩效的考核、学校奖励惩罚制度的实施、相关指导和研究进度等因素，都会对高校办公室效能产生影响。

三、高校办公室工作效能优化策略

（一）改变高校管理理念。思想的正确与否，是办公室效能提高的前提。帮助工作人员建立正确的工作理念，提高工作积极性和责任心，防止办公室不作为等现象的发生。对于高校办公室存在的管理问题，要在日常工作中进行观察，找出问题并解决问题。首先要做的是，对管理层思想的提升，管理层需要了解工作人员的特点，和工作人员建立较好的交流沟通，把握每一位人员在工作中所担任的角色。管理人员应当注重对技术型人才的培养，但也要同时发现其他人员的特点，做到取长补短，合理调度安排工作，实现每一位工作人员的价值。其次要健全高校管理制度，进而解决办公室人员管理问题。高校应改变以往的用人理念，聘用高水平管理人员，可以有效提高办公室管理制度，解决现存管理问题。同时高校也要吸收新型人才，在实践工作中逐渐改变传统管理理念。

（二）建立科学的人才选拔和培养制度。高效办公室工作范围较大，事物复杂多样，出现的变化和问题也较多，对突发现象的处理和应对，要求工作人员具有较高的个人能力，因此建立科学的人才选拔和培养制度是高校办公室效能提高的有效途径。首先，管理人员要明确高校管理发展目标，对其进行研究和分析，根据实际情况进行人员数量和岗位的分配。其次，管理人员要对工作人员近况进行了解，对员工进行合理的表扬和鼓励，树立工作榜样，督促和监督工作人员的工作。对于人员的选拔和培训，管理人员应制定相关制度。大量吸引人才，采用新理念管理模式，提高工作人员整体素质。对于办公室老员工，对其进行技能培训，时期更好地适应新环境带来的便捷高效。在人员管理上还可以采用轮岗制度，帮助工作人员熟悉各个岗位的工作，提高其面对突发状况的能力。

（三）健全管理体系。管理体系的健全，首先要管理人员明确办公室职能，熟练办公室个工作岗位。其次依据办公室实际情况进行一定的调整。高校对工作人员需要进行合理的培训规划，以工作人员岗位的需要以及高校发展所需人才为依据，制定合理的培训机制，帮助工作人员建立良好的学习平台，为以后高校办公室管理体系的完善做好人员准备。高校可以引进大公司人员管理制度模式，制定明确的奖励和惩罚措施，避免“大锅饭”现象的出现。对于表现突出的员工进行嘉奖，使其体会到工作效能与薪资的联系；对于出现错误及消极怠工的员工，视情节严重程度，进行惩罚；不管是嘉奖还是惩罚要做到公开透明。高校办公室不是一个封闭的机构，需要和其他机构进行联系，建立良好的交流沟通关系，为办公室桥梁功能打下基础。

四、结束语

在认识了解“效能”的含义之后，对影响高校办公室效能的因素进行分析，可以得出，管理层水平及理念、制度的完善及人员的分配、个人能力与办公环境等因素都是制约高校办公室效能提高所必须要面对的问题。制定合理的解决方案，加强办公室制度建设和工作人员能力的提升，为高校办公室高效能工作做好基础建设。