办公室档案管理规范化分析

文/河北体育学院 李唐华

对于一个单位而言，办公室档案管理规范化程度的高低直接影响着单位整体发展的稳定性与长久性。档案是一个单位从诞生到成长再到发展的重要见证者，也是单位重大历史事件的重要承载者，因此，必须要认识到档案管理工作的重要性，并认识到档案内容的重要价值。

一、办公室档案管理工作的具体内容

（一）立卷归档是办公室档案管理工作的核心任务。在实际档案管理工作当中，档案的立卷归档是最为核心和基础的任务之一。如果一个单位的办公室档案归档毫无章法，必然会影响到办公室档案的实用价值，而且也会对档案的检索工作造成非常大的困难。关于办公室档案管理工作中的立卷归档任务，笔者建议相关工作人员必须要处理好以下几点具体内容：（1）在立卷归档时，必须要明确重点，要进行科学合理的分工。此外，一定要标识清楚具体资料和文件的区别，要坚持具体问题具体分析的原则。（2）档案工作人员要做到清楚掌握立卷归档文件的时间性，确保所有立卷归档的文件都是已经达成现阶段任务的文件。（3）档案工作人员必须要做好立卷归档的整体维护工作。在实际工作当中，不仅仅要清楚掌握文件的主次性，更要严格做好立卷归档的把控工作，明确禁止不符合归档标准的文件归档。

（二）做好制发公文的前提准备工作。众所周知，绝大多数办公室档案前身都是公文，因此，只有做好制发公文这一准备工作，才能够有效确保档案管理工作的高质量。关于制发公文，笔者建议工作人员必须要做好以下几点内容：（1）工作人员必须要时刻保持规范意识，严格按照国家和单位的具体规定来进行制发，进而提高公文的质量。（2）工作人员必须要严格签发手续，全面提高公文的准确性。诸如，关于制发公文的签发手续、主送单位等等。（3）工作人员在制发公文时，一定要确保文字的清晰度，提高公文的保存价值。

二、提高办公室档案管理工作规范性的重要价值分析

关于提高办公室档案管理工作规范性的重要价值，其具体体现在以下几个方面：（1）提高办公室档案管理工作的规范性，也是提高单位工作的整体品质与效率，办公室档案管理工作规范性的提升是单位整体工作规范性高低的重要体现。（2）档案是保存历史和还原真相的最重要载体，办公室档案管理工作规范性得到提高，档案便可以得到更长久的保存，单位的成长历史和发展成就会具有更高的价值与意义。（3）档案是单位领导掌握整体发展情况的重要凭证，办公室档案管理工作实现规范性，有助于领导作出更正确的决策。（4）很长时间以来，办公室档案管理工作并未得到足够的重视，在实际管理工作中更是暴露出工作人员责任感低的问题。提高办公室档案管理工作的规范化也对工作人员提出更高的要求，让他们的工作得到更多的认可与肯定。

三、办公室档案管理工作的未来发展趋势分析

（一）依法治档是办公室档案管理工作必须坚持的重要原则。众所周知，伴随着先进技术的不断引进与应用，当前办公室档案管理工作设备都实现了升级换代，随之而来的必然是档案管理工作方式的变化。办公室档案管理工作必须要将依法治档作为最重要的原则，积极顺应全新的发展形势，尝试不同的办公室档案管理方式，实现档案管理方式的灵活性。

（二）实现档案管理与应用的高效统一。作为办公室档案管理人员，必须要认识到提高办公室档案管理规范化的最终目的是要更高效地运用办公室档案。办公室档案只有得到应用才能够证明其存在的价值和意义。因此，实现档案管理与应用的高效统一是办公室档案管理工作未来发展的主流方向之一。办公室档案管理工作人员不仅仅需要做好档案资源的搜集、整理与评定工作，实现档案资源信息的共享，更要紧跟时代发展的潮流，让封存在办公室的档案资料实现其本来的价值与作用，让档案内容更好地服务于每一个人。

四、结束语

综上所述，提高办公室档案管理工作的规范化是确保单位可持续发展的重要基础与保障。作为办公室档案管理人员，必须要高度重视档案资料的重要价值，不断创新和优化档案管理工作的方式，确保办公室档案管理工作能够朝着更良性的方向发展。