浅谈人事档案数字化工作应注意的问题

一、人事档案数字化管理概述

人事档案数字化管理是指，用扫描仪和数码设备数字化加工纸质档案信息，将其保存在可以被电脑识别的磁盘或光盘等介质之上，是一种图像与文本数字化的加工过程。档案数字化工作的基础环节为：整理、扫描、处理、储存。数字化工作对档案管理人员提出了新的要求，不仅要保证纸质档案存放的合理性，更要增强数字档案管理的能力。

二、当前人事档案数字化工作的困扰

（一）纸质人事档案管理的不规范。许多人事档案纸质资料归档的不及时，分类不准确直接影响到档案数字化前期工作的效率。

（二）纸质人事档案在出库期间有很大的安全隐患问题。由于人事档案数字化工作的特殊性，要对人事档案中所有资料进行扫描，这样就会将每一卷已整理好的纸质档案拆开扫描，扫描后原样装订归档。这样的工作流程对人事档案的安全管理提出了严格要求，所以说纸质人事档案出库期间的安全问题是整个档案数字化管理工作的重点环节。

（三）数字档案管理软件选择的困扰。在档案数字化工作之前，单位要购买或者开发专门的数字档案管理软件。对于绝大多数基层单位来说，开发软件是不现实的，更多的是选择购买软件。档案管理人员在选择软件时，选择开发单位有涉密信息系统集成资质或者具有第三方信息安全测评机构出具的风险评估和检测合格的报告是首要考虑的问题，同时还要考虑管理软件的使用、安全、维护、与同类软件对接的便捷性，这对档案管理人员的业务能力提出了更高的要求。

（四）难以有效掌控数字档案的质量。数字化工作开展期间有很多信息采集工作，特别是个别纸质档案页面有破损的现象，在工期要求紧张的情况下，这种大量的、枯燥的文档扫描、图像处理工作会给工作人员带来工作压力和负担，进而难以保证工作质量。

三、人事档案数字化工作期间的有效改进对策

（一）按照《干部人事档案整理工作细则》进行收集和整理工作。在数字化工作之前，档案管理人员要按照档案管理实际情况核对、整理纸质人事档案，须对每份材料进行页码核定，编页码的范围包括档案中所有文字、表格等内容的材料。要细致鉴别存档材料，对不符合存档要求的材料要进行处理，确保每一卷纸质人事档案材料都是齐全完整的。

（二）使用符合标准的数字档案管理软件。有开发软件条件的单位，可结合实际需求进行开发。选择购买软件的单位，在确定之前档案管理人员应深入软件公司进行了解、试用，经过多方比较后，选择适合自己单位的软件；条件允许的情况下，也可以让软件开发公司根据单位的需求开发适合单位的管理软件。

（三）开展业务培训。人事档案工作政策性、专业性强，人事档案管理人员不仅要熟悉档案管理，而且要了解人事工作政策和工作程序，档案数字化还要求具备一定的计算机基础知识。单位要加强对人事档案管理人员的业务培训，以进一步提升他们的综合能力和业务水平，适应信息化时代对人事档案管理人员综合素质的要求。要宣导档案数字化管理工作开展的意义，提升档案管理人员的工作积极性和责任感。

（四）落实严格的保密要求。人事档案内容敏感度高，要抽调政治觉悟高、原则性强、工作细致的人员专门从事档案数字化工作，也可以参照《档案数字化外包安全管理规范》的要求，外包给其他企业或机构负责。采用外包方式开展数字化工作的，涉密系统集成、系统咨询、软件开发、安防监控、运行维护、数据恢复等业务应选择具有涉密信息系统集成资质的单位，涉密档案数字化加工等业务应选择具有国家秘密载体印制资质的单位。要切实加强对数字档案的安全保密管理，数字档案的密级等同于相应的纸质档案，数字档案的保管保护和系统的使用维护等必须符合相应密级的安全保密要求。

（五）落实档案管理制度，合理有序分工。科学、严谨的设计档案数字化工作的程序，使用合适的设备，安排专门的档案数字化办公室；实行档案管理责任制，落实工作人员的工作职责。比如，在人事档案数字化工作过程中，整理每一卷人事档案可以配备三名工作人员，其中两人边翻页边进行图像录入工作，另一人对拆散的档案原件进行及时整理和装订，并将整理好的纸质档案及时送回库房保存。

（六）严格按照“数字档案标准”开展工作。必须保证扫描的图像资料符合标准要求，所以要重视数字档案的质量。工作人员在扫描图像期间必须认真仔细，保证档案原始图像数据须与纸质档案完全对应。确认数据图像的尺寸居中、无歪斜、内容清晰、无黑边、无缺页等情况；对于不符合要求的图像要坚决进行修改、重录一次，就能在最大程度上保证数字化档案工作的合理性和严谨性。

四、结束语

综上所述，档案管理人员在档案工作数字化期间，要正确规划工作的流程和工作模式。人事档案数字化工作的有序开展，为实现数字档案的目标提供了保证，为人事档案的保护和利用提供了更多更便捷的方式。