解读如何加强企业档案数字化建设

摘  要：随着经济水平的不断提升，企业之间的竞争力在不断的加大，进而就对企业的档案数字化建设质量提出了更高的要求。而档案作为企业信息的主要载体，其不仅在企业的生产质量以及管理方面发挥着至关重要的作用，而且还决定着企业的整体发展水平。因此，企业就应积极的开展档案数字化建设，制定详细的数字化建设方案，充分的利用现代科技技术，以此来有效的提高企业的核心发展竞争力。

关键词：企业;档案;数字化建设

企业档案数字化建设主要就是指：运用相应的计算机技术、扫描技术以及数据库技术等将企业传统纸质的档案信息有效的转换为数字信息，确保实现对其的高效管理。因此，为了充分的发挥出企业档案信息的作用，相关部门就应首先认识到企业档案数字化建设的意义，促进企业档案数字化建设活动的有序展开，以此来全面的提高企业的发展水平。本文就针对如何加强企业档案数字化建设展开具体的分析与讨论。

一、档案数字化管理在企业管理中的意义

就针对传统的企业档案管理而言，往往采用纸质化的方式来实现对档案信息的记录和存储，这样不仅无法保证档案信息的完整性和有效性，而且还会导致档案在存储的过程中易发生错误以及丢失的现象。而随着科技技术的不断创新，数字存档逐渐成为了当前企业档案管理采用的必要方式。通过数字化存档，不仅可以节约大量的劳动力，而且还能节省空间，减少不必要的资源浪费，为企业的发展节约成本消耗。此外，通过数字化存档，还能帮助企业员工及时的获取到企业所需的信息资源，以此不仅可以提高工作效率，而且还能提高企业的决策效率，加大风险的防范意识，确保促进企业的长期稳定发展。企业在发展的过程中，受到地域以及运营项目等因素的影响，其档案数字化建设活动在实际的开展过程中还存在许多问题。倘若不及时的进行处理，就会给档案信息的高效使用带来影响。因此，企业就应结合自身的发展状况，来及时的调整相应的档案数字化管理和建设方案，确保充分的发挥出档案信息的应用价值，以此来不断的提高企业的经济利益和管理效率。

二、如何加强档案数字化管理

（一）统筹规划，均衡发展，实现资源共享

档案信息存储的主要目的就是为企业决策意见的提出提供数据支持和理论依据。因此，企业就应从自身的档案需求出发，制定较为完善的档案管理目标，并统筹企业内部的各个部门，确保为档案数字化管理工作的展开奠定坚实的基础。企业项目较多且业务较为复杂，这样也就给档案管理工作的展开带来了难度。因此，在开展档案数字化管理工作之前，就应做好必要的准备工作，即：第一，了解并记录当前企业的馆藏档案情况，包括档案的类型、档案的信息状态等。第二，根据馆藏档案的情况以及当前企业的发展形势，来制定科学的数字化规划目标。第三，对于复杂的档案类型，应做好分类工作，并分门别类的做好数字化管理工作，加大硬件设施的配置，确保能够提高整个档案的数字化管理效率。

（二）有所选择，突出重点，优先分布进行

企业的档案信息记载了一个企业的发展历程，而大量的档案信息，就会给档案数字化管理工作的展开带来影响。因此，为了充分的发挥出企业档案信息的应用价值，企业就应有选择的进行档案信息的数字化建设，这样不仅可以提高档案管理效率，而且还能减轻工作人员的工作量。譬如：在开展档案数字化管理活动时，企业就可首先了解檔案的馆藏情况，并根据档案信息内容和性质，将其主要分为：特色档案、重点档案以及利用率较高档案等几个不同的类型，这样就能提高档案数字化管理的效率，确保企业档案工作的展开朝着更加科学化以及数字化的方向发展。此外，工作人员还应根据档案类型，来判定哪些是需要进行数字化建设，哪些是不必需的，这样就能减少不必要的成本消耗，确保能够提高企业的经济效益。

（三）加强数字化技术培训，培养数字化技术人才，加强档案现代化队伍建设

档案管理人员作为档案数字化管理活动展开的主要组织者和执行者，其数字化技术的高低以及综合素质都在一定程度上影响着整个档案管理水平。而数字化档案管理活动的展开需要管理人员具备较强的专业性，倘若依旧采用传统纸质档案的管理方式，就无法满足企业的实际发展需求。因此，企业就应制定相应的人才引进制度，制定相应的扶持政策，加大对高质量人才的引入，确保能够建设一支高质量、高水平的人才队伍。此外，企业还应有计划、有目的的开展档案信息管理培训工作，确保管理人员的数字化技术能够得到实时的更新，不断的满足企业生产、经营等现代化发展的需求。企业还应制定相应的奖惩措施，提高管理人员的工作积极性，并加大对管理人员的关心力度，确保提高管理人员的工作凝聚力，以此就能为企业的发展提供更加充足的人力资源。

结论：

不断的提高企业档案的数字化建设水平，对于充分的发挥出数字化档案信息的应用优势，提高企业的决策效率以及不断的促进企业的长期稳定发展都具有至关重要的作用。因此，我们应首先认识与了解档案数字化管理在企业管理中的意义，进而从统筹规划，均衡发展，实现资源共享、有所选择，突出重点，优先分布进行以及加强数字化技术培训，培养数字化技术人才，加强档案现代化队伍建设三个方面来有效的提高企业档案数字化建设水平，提高各部门的工作效率，确保为企业的生产、经营提供更多的信息依据，以此来不断的提高企业的发展竞争力。

参考文献：

[1]齐景萍.解读如何加强企业档案数字化建设[J].冶金与材料，2019，39（03）：140+142.

[2]冯艳.浅谈如何加强企业档案数字化建设[J].黑龙江档案，2017（02）：70.

[3]徐春霞.如何加强企业档案数字化建设[J].黑龙江档案，2015（05）：93.

作者简介：

关媛瑞（1983-），性别：女;山西省太原市;职称：中国辐射防护研究院;学历：大学本科，副研究馆员;研究方向：档案管理。