新形势下档案管理工作如何实现创新发展

陈飞.昭阳区人民政府扶贫开发办公室.云南昭通.657000

1 引言

随着网络信息技术的快速发展，办公自动化成为目前办公管理的一个主要趋势，其中以档案管理工作为典型代表。进行档案信息化建设是新时期档案管理工作重要内容，也是一个巨大创新，他不仅有利于提高单位的办事效率，也有利于为档案使用提供良好的档案管理服务。

2 新形势下档案管理工作创新化发展的必要性

2.1 创新是进行档案管理工作的必要需求

档案事业随着社会的发展而进步，主要表现为类型越来越多、信息量越来越大，传统纸质文件存储方式难以承受巨大的压力需要电子档案来缓解，所以必须要改变和创新电子档案存储空间，特别是这几年信息技术的发展，云计算的优势显现出来，其成本低、效率高、存储量大，有效的解决了档案事业发展中遇到的诸多问题。

2.2 创新为建设数字档案馆提供条件

对单位的档案进行电子化管理有利于提高对信息资源的使用效率，基于云技术的智能共享能够提高利用效率，这也是进行数字档案馆建设的一个重要创新，促使服务质量越来越高。

2.3 创新能够提高档案管理的质量

随着社会的快速发展，档案信息服务受到人们广泛关注，为了能够满足不同人对档案的信息需求，我们需要创新档案服务内容和提高服务质量，这是传统的档案管理手段所不能及的，只有通过创新才能够实现这一目标。

3 新形势下档案管理工作存在的问题分析

3.1 经费严重不足制约档案管理电子化

想要将档案管理从传统的纸质管理模式转变为电子管理，就必须要采购一系列的硬件软件设备，花费大量的经费，但是目前实际情况是相关单位给与档案管理的经费并没有那么多，是影响档案电子化管理实现的直接瓶颈。

3.2 档案自动化工作没有统一标准，有待规范

我国当前的信息技术还不能建立一个数据交换的机读目录档案系统，网络建设形式和档案信息系统的层次不一，行业性质相同但是不同单位之间的档案管理软件开发的标准不一，层次不一，电子档案管理没有统一的标准，计算机使用规格也大相径庭，开发的软件不通用，导致某单位向另一档案管理借调某份档案进行查阅的时候无法打开该种格式的档案。

3.3 管理制度落后

现行的档案管理制度和档案分类方法及著录标准已经不能满足当前的技术要求，主要原因在于信息技术的发展为档案组织管理工作提出了更高要求，档案管理的标准是过去以纸质管理的形式制定的，不符合档案的电子化技术标准，技术制定没有考虑信息技术存在的独有特点和未来发展趋势，有很多的档案管理还停留在光盘里、磁盘里，云存储和数据库技术只在小范围单位中得到了实现，严重影响了档案电子化实现。

3.4 档案管理人员素质有待提高

改变档案管理模式，从纸质到电子化是具有革命性的改变，因此要求档案管理人员具备一定的电子信息技术知识，有很多的档案管理者已经习惯了过去的档案管理模式，对于电子化管理接触较少、也没有有关的经验，大多是要从头学起，这也是制约档案管理电子化实现的一个障碍，即便引进了有关的管理设备，也会造成一定的资源浪费。

4 新形势下档案管理工作如何实现创新发展

4.1 完善档案管理制度，做到管理标准化

档案的管理工作要遵循《档案法》开展，管理部门也要以此为中心根据自身工作实际情况来完善所在部门档案管理制度，实行领导集中式的现代化管理，在档案管理中融入一些网络技术可以提高档案管理的便利性，提高管理效率，要为不同项目的档案建立建档标准，创建管理保密制度，在实际工作中将档案的保密工作写入到保密条例里，同时也要建立具体的档案查阅、借阅制度，制定出相应的借阅期限，将档案管理和管理人员绩效挂钩，督促其认真负责。

4.2 做好档案的查询使用工作

要利用计算机来建立数字的档案查询系统，通过网络查询实现档案的数据共享和网络传输，进而实现档案电子化管理。电子化的最终目的是利用计算机提供方便的档案信息服务，规范性是进行电子化管理的重要原则，要求对电子档案要采取各方同意协商后的规范与标准，尽量使用国家统一标准减少存储格式和软件平台不同需要进行格式转换而造成的档案损坏等事件。

4.4 选择合适的档案管理软件

档案信息资源开发利用和信息网络建设的技术保障是要应用系统建设，该工作涉及的工作面比较宽，关系到档案信息化建设的速度与质量，应用系统的好坏直接影响档案管理效益，所以档案管理系统软件选择很重要。选择过程中要从产品原型出发，要建立在档案管理工作的创新思想上，充分利用计算机通讯技术、工作流技术与数据库等新技术，实现档案管理一体化，使文件的形成和流转实现电子化，进而减少对于纸质档案的归纳整理，选择原型产品优点在于管理软件的用户界面要友好、操作简便，数据库要可靠安全（这是最重要的）。系统功能的实现能够通过IE浏览器实现，系统维护集中在服务器端，可以实现从文件生成、归档、利用，直到销毁档案的档案生命全周期管理，能够满足各级的档案管理需求，让单位的电子自动化管理再上一层楼。

5 结语

目前从事档案管理工作的人员以女性和老龄化职工为主，随着档案管理工作的重要性愈加凸显，做好档案管理创新工作具有重要意义，本文主要讨论了新形势之下如何进行档案管理创新，特别是如何引入信息化管理技术，希望能够被相关人员所重视，共同为促进档案管理事业进步做出贡献。