综合办公平台在南海航保的应用探索

周小玲

摘 要：综合办公平台是以事件为中心，依托先进的信息化技术与管理理念，搭建的高效协同无纸化的办公平台。本文主要介绍了南海航保信息化系统使用现状、存在问题、建设条件、系统架构与功能设计并根据项目建设经验提出了相关建议。

关键词：综合办公 协同 南海航保 信息化

1.引言

随着管理体制改革，以及航保业务工作的增加，南海航保中心对综合办公平台提出了质量体系管理、目标管理、党建管理以及内部协同需求等新的需求，故南海航保迫切需要建设一套以质量管理体系为理念，以事务为中心，以业务流程为环节，以信息监控为手段，以绩效考核为目标，全面提升整个单位工作作风及效率的综合办公平台。

2.信息系统的现状

南海航保自2012年成立以来，在信息化办公系统方面开展的积极探索和尝试，根据业务需求进行了设计和研发，逐步建设了财务管理系统、组织人事系统、党建管理系统、航标遥测遥控系统、海图测绘系统等几十个应用系统。各信息系统基本上能满足建设初期时的业务需求，在一定程度上提高了职工的办公效率，但随着工作的细化分工，以及信息化迅猛发展，当前南保的业务系统在协同办公方面的问题也逐渐暴露。

3.信息系统存在的问题

（1）目前南海航保建设的的业务系统多是针对当时某具体应用而设计，或是对业务的某一环节而开发，但对整体协同办公的需求考虑较少，没有一个业务系统能把各相关业务系统以事件为中心串起来，且因为各业务系统开发是时间、厂商部一致，故采用的技术体系和系统架构标准不一，系统之间形成信息孤岛、系统孤岛，数据难以进行有效地交互和共享，各业务系统难以集成，不能满足各部门之间的高效协同办公的需求。

（2）现有系统升级维护未跟上质量体系更新速度，部分业务审批工作仍然依赖传统的人工办理和纸质流转的方式，质量体系不能很好的发挥流程指导的作用，办公审批流程需要当面签字，效率较低。且纸质公文的存储和查询不便，不能满足南保当前业务办理效率需求。

（3）现有系统督查督办功能不够强大，领导无法实时掌握工作进度，不利于工作进度的把控，也不能快速方便的提醒经办人按时按质处理工作，使工作监控和评估无法有效针对性的开展，对于年终的评奖评优也不能给与数据支撑。

4.建设条件

（1）随着计算机网络技术以及移动终端的迅猛发展，办公自动化也更新迭代多次，从七十年代的硬件配置阶段到后来数据处理自动化、C/S架构工作流自动化再到现在协同办公自动化、移动自动化，这使得综合办公平台从根本上变革办公方式、管理方式成为可能。

（2）目前，南海航海保中心机关在内网和外网各搭建了一套虚拟化云平台，虚拟化软件平台使用的Vmware系统。云平台的建设使南海航海保障中心具备各信息系统数据集中、业务集中、管理集中的基础能力，推进航海保障数据资源融合共享，提升航海保障中心的信息系统容灾、共享和服务能力，云平台将为综合办公平台提供良好的基础支撑环境，包括主机、网络、存储等。

5.技術路线

技术上，综合办公平台严格遵循《海事顶层设计技术标准》与《海事信息系统技术规范》开展，以“一系统、两平台”为核心的海事云数据中心技术架构采用SOA架构理念，J2EE技术架构及ESB服务总线进行搭建。

基于J2EE开放式技术架构，具体要求如下：

◆ 支持多种操作系统（Windows、Linux等）；

◆ 支持多种数据库（Oracel、SQL-Server 等）；

◆支持多种中间件，如Websphere；

◆ 系统需实现物理集中、逻辑分布的大集中式部署方式，各直属单位可以实现完全独立的办公应用。

◆ 系统可提供复杂的流程设计、表单设计、权限管理、应用程序接口等功能。

◆ 系统可提供可增添新功能模块的应用技术接口。

◆ 提供开放的邮件收发接口，最好集成邮件系统。

◆ 可以采用多级安全机制，每级安全都有严格的权限控制保障。

◆ 系统应采用JAVA语言，采用J2EE的架构进行开发实施。

6.总体架构

系统建设原则上具有灵活性，系统部署将采用集中式部署架构，部署在南海航保云平台中，各直属单位通过专线进行访问。集中部署架构如下图所示：

7.功能设计

综合办公平台包含PC端与移动端两部分，PC端主要实现体系文件管理、公文管理、目标任务、统计分析、事务管理（人财物的管理）、档案管理、即时通讯等功能，移动端主要实现随时随地高效办公，让办公人员摆脱时间、与空间的束缚。平台主要功能详见下表。

8.项目建议

综合办公平台的搭建，可以有效整合现有的信息系统，实现各业务系统及日常工作的有效管理、协同办公、提高工作效率，助推南海航保综合管理能力、业务管理能力的提升，为成功有效的搭建该平台，建议如下：

（1）需求调研。综合办公平台是对传统办公手段的改变，项目推进过程中涉及到较多的部门，要充分做好前期的需求调研工作。这就需要在需求分析和系统设计阶段，加强与用户的沟通交流，不断分解系统功能，尽可能细化业务流程，争取最大限度覆盖现有和可预期的业务需求。以免设计出来的系统妨碍日常工作开展，导致职工的抵触心理，系统难以推广。

（2）多期建设。实践证明，任何系统都不可能一劳永逸，解决所有问题。因为社会在进步，业务在发展，管理在提升，故建设初期的一些流程、理念必须同步更新，否则系统不但无益于工作效率的提升，反而会对工作的开展造成阻碍。实用、高效的信息系统一定有一个循序渐进、迭代反复的过程，需要在建设和使用过程中根据出现的问题，进行若干次规模较大的修改，甚至推倒重新建设。

（3）网络安全。综合办公平台移动客户端可随时随地高效办公，但同时需充分考虑到网络安全问题，做好用户身份的识别、网络安全设备的部署、网络结构的优化等相关工作，在保障信息安全前提下，实现无线移动办公。

9.结语

随着航保事业的快速发展，航保业务工作及日常管理变得日益繁重。利用先进信息技术，开发综合办公平台，将为提高领导的决策水平、各职能部门的办事效率和业务间的协同管理奠定坚实的基础，助推航保事业转型升级。

参考文献：

[1]杨波.OA办公自动化系统建设略谈[J]减灾技术与方法，2015.

[2]陈晨.OA 系统应用的现状分析[J]办公室业务，2014.

[3]宋转玲.OA系统在科研院所办公信息化建设中的应用探索[J].科技资讯，2018.。