如何结合办公室日常办文做好文书档案管理工作

杨金莲

【摘要】我国经济的快速发展带动我国各行业发展迅速。文书档案管理是一个能够直接反映单位档案管理水平的工作，也是现代办公室工作的重要组成部分。随着信息化时代的到来，文书档案的作用越来越大。但目前文书档案管理工作仍存在一些问题，工作效率不高，因此需要结合办公室日常的办文工作，提高文书档案工作的质量和效率，并加强档案法律法规的宣传，提高档案意识。

【关键词】办公室日常办文;文书档案管理工作

科学技术的快速发展使我国快速进入现代化发展阶段。企业对于文书档案的需要具有极强的依赖性，办公室作为文书档案管理的重要部门需要从多渠道探索文书档案管理工作有序开展的策略，不断推进信息化技术与文书档案管理工作的融合，让文书档案的管理更加科学、规范。

一、办公室日常办文与文书档案的联系

文书档案是机关、团体、企事業单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，即办公室日常办文中产生的具有保存价值的文件可归档为文书档案。办公室日常办文与文书档案具有相辅相成的关系。日常办文可产生文书档案，而文书档案又可为日常办文提供依据和参考。抓好日常办文工作，有利于文书档案的收集管理，也有利于档案质量的提高。

二、企业办公室文书档案管理工作的重要性

文书档案管理对于企业的发展以及办公室各项工作的开展具有重要的影响，其不仅关系着办公室工作的推进，而且关系着整个公司工作的进行。依照当前的实际情况来看，部分企业办公室人员对于文书档案的管理并没有予以高度重视，或者造成文书档案的丢失，或者造成文书档案的毁损，一旦涉及到文书档案的查询则“无从入手”。尤其是新型文书档案种类的出现，很多工作人员在面对此类文书档案不知所措。这些问题的出现都需要相关人员予以根本解决，从而为办公室各项工作的开展扫除障碍。我国信息化的进步和发展，不仅对办公室文档管理提出更高要求，也对办公室人员提出更高标准。尤其对于文书档案的优化管理，更是办公室人员所需要面临的一项重要挑战。办公室文书档案想要获得更好的管理，就需要不断地创新。办公室工作人员需要从思想上改变传统文书管理方法，融合新时代特征，运用现代信息技术，从公司的运作中发现企业办公室文书档案管理工作存在的问题，具有长远的价值与意义，提高了公司档案管理人员的工作积极性与技术水准，保证了文书的安全以及科学有效性，从很大程度上促进了公司的发展与进步。

三、企业文书档案工作困境

（一）档案意识薄弱

近几年，随着档案法律法规的各项宣传，单位职工的档案意识有所加强，但仍存在着“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况。比如落实三纳入、四同步制度不到位，做项目忙起来时没有同步将文件规范整理归档，存在文件归档不齐全的风险;缺乏将外出开会时带回的文件等拿到办公室办文的意识;这些都是由档案意识的薄弱所引起的。

（二）档案人员专业水平提高难

办公室工作忙碌繁杂，很多单位都是档案人员身兼数职，既要处理文电会务，又要做好文书档案，在业务繁忙的时候档案员简直分身乏术，更没有时间去钻研档案，对档案管理心有余而力不足，而文书档案又是一项慢工出细活的工作，故档案人员专业水平的提高存在一定困难。

（三）办文工作和档案管理脱节

办文过程包括文件的收集、登记、传阅、催办和承办。文书档案归档过程包括收集、整理、分类、装订、编码、统计、入库、检索、编研和提供利用等。办文过程和归档过程有重叠的环节，办文中对文件的收集影响到归档时文件收集的完整程度，办文的完整程度也影响到归档文件的质量。办文和归档相互联系，但在现实工作中，由于办文人员档案意识不强或因工作忙碌无暇顾及后续归档事宜等，办公室日常办文工作往往和文书档案管理工作未有效衔接，降低了工作效率。

四、办公室文书档案管理的特点

（一）一体化

文书档案管理工作主要是在文件运转、收集、承办的基础上进行的。一方面文书工作被作为文书档案主要的来源之一，档案的质量与文书档案质量息息相关，另一方面，文书档案是文书工作的终点。

（二）广泛性

一般情况下，文书档案管理工作涉及的面较广，在单位文档室的基础上，展开文书档案管理工作。文书档案内容较为丰富，主要涉及了本单位或者上级制定的协议、文件、责任书、合同、信件记录、电子档案以及其他材料等。

（三）保密性

通常情况下，办公室文书档案管理工作者的第一工作要义就是有效维护档案的安全性。比如一些医院文书档案由于其自身专业性较强，给相关的档案应用者带来了一定的局限，要想尊重医患关系，需要设定一定的保密要求。

（四）重要性

因为文书档案的日常工作主要是文书材料的立卷，要想进一步确保文书档案管理工作更加有效地为人们服务，这就需要最大化的发挥其自身的宣传教育、参谋作用。

五、加强文书档案管理的有效对策

（一）重视档案工作，提升档案人员专业素质

单位要重视档案人员的培养，落实专项经费，为档案工作的顺利开展提供组织保障。建立健全单位档案管理规章制度，完善档案收集、整理、接收、保管、统计、利用等制度，使档案管理规范化、制度化。

（二）构建文书档案管理骨干网络

要想大力强化实际档案工作的管理效率，还需要进一步培养具有高度专业素养的文书档案工作者。众所周知，文书档案管理工作者需要扎实的库藏基本功给予支撑，有效记录、整理文书立卷工作。相关的立卷工作者需要及时对已经完成的单篇文书，纳入至预计案卷的范围中，在收发文登记的基础上，定期把文件材料展开一一核对，在完成核对之后，实现立卷归档相关文件材料到位的完整性，将立卷的初始工作环节、文书处理的结束工作环节有机地结合在一起，为之后有效开展文书立卷工作奠定坚实的基础。鉴于此，在档案管理已经到位的情况下，相关领导要切实针对没有专人负责的单位，相应的设立相关的文书档案管理工作者，严格依据实际的工作要求以及业务指导展开工作。与此同时，在文书档案工作者相关沟通手段上也要保证与时俱进，传统的沟通手段较为单一，一般是通过电话方式进行沟通，浪费了大量的人力、物力。而随着现代科技的不断发展，现代化的通讯技术也是层出不穷，比如QQ、微信等，其在一定程度上实现了资源有效共享的目的，强化了沟通的力度。此外，定期举行业务指导也是一项必不可少的工作，在一定范围内每年进行文书档案业务知识的培训，对最新的档案制度、规章以及法律法规进行宣传，帮助文书档案工作者在思想、行动上均能与时俱进。

（三）注重实时性与科学性

信息化管理的进行和发展不仅改变了办公室文书档案的建立形式，而且也让其在管理的过程中将时效性和科学性纳入其中。为了更好地保证文书档案管理应用的高效性，需要对文件管理人员进行专业化培训，既让其熟练掌握信息化技术，又让其能够对相关的设备予以熟练操作，并将文书档案的管理与部门相对接，通过信息化方式实现文书档案的贡獻。通过信息化技术的融合，解决了文书档案整理的延时性，让其在管理中更加高效，也能够让其应用更具价值。

（四）加强部门协作，提高档案意识

文书档案不只来源于办公室收文办文，各部门在处理各项业务工作中产生的文件也是文书档案的来源之一。档案员要主动了解各部门的业务动向，加强档案管理部门和其他部门之间的协调沟通，宣传各项档案法律法规，强化单位职工的档案意识，并对各部门的文件归档工作进行指导，使需要归档的文件材料能得到顺畅、完整的收集。

（五）建立办公室文书档案管理制度

没有规矩不成方圆，单位在制度上对文书档案管理建立相应的奖惩措施，能够帮助文书档案管理人员在工作的过程中有据可依，同时能够规范其行为，让文书档案管理人员意识到文书档案管理工作对于单位发展的意义所在。首先要明确归档范围，其次明确归档期限，这样能够保证单位的文书档案集中且统一，同时能够防止资料外漏，对单位造成不必要的麻烦。另外，单位中的各个部门要积极配合文书资料管理人员的工作，如果管理人员有需要，要及时进行相关方面的工作配合。

（六）优化日常办文和文书档案管理的衔接

1.提高办公室日常办文质量。办公室日常办理的文件是文书档案的来源之一，文件质量的好坏关系着文书档案的质量，办公室日常办文时要把好文件质量关。文件的纸张大小、格式要符合要求，同时要及时处理文件，保障文件的完整性。2.优化日常公文的分类存放。为了提高文书档案收集归档的效率，平时办文结束存放文件时，可以将文件按发文单位粗略分类存放，归档的文件在档案盒中也可以按不同的发文单位来排列。既有利于平日找文件，也增加了后续归档的条理性。3.提高办文人员的档案意识，及时配对相应公文。在日常办文时，办公室人员要做好文件登记工作，来源和去向都要及时记录。办结文件时，将文件收集齐全，并有意识地将描述同一件事的文件配对放好，为之后的归档工作做好准备，提高效率。

六、结语

总而言之，在办公室日常办文工作中，要结合归档工作，做好文书档案的收集和分类，提高文书档案管理工作效率，推动事业单位档案管理水平的稳步提升。

参考文献：

[1]贾添羽.浅谈文书档案工作[J].治黄科技信息，2018（2）：2830.

[2]侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务，2012（25）：82.

[3]蒲明桂.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2017，（10）：81. <！---->