城建档案信息化建设解决方案

李莹辉

摘    要：随着城市化进程的不断推进，城市建设工作不断深化，产生的城市建设材料和档案数量也在逐渐增加。然而，就目前城建档案管理机制存在着条块分割问题严重、信息化水平不高等多种问题。为处理好此类问题，应重视对大数据技术的应用，以求为城建档案管理提供信息化支撑，从而提高城建档案的信息化建设水平。在此次研究中，主要就大数据背景下城建档案信息化建设的现状与基本路径进行分析，旨在为后续城建档案信息化进程的推动提供借鉴。

关键词：城建档案;信息化建设;解决方案

1  导言

加强城建档案管理信息化建设是时代发展的要求，是提高城建档案管理水平的重要途径。现阶段来看，虽然档案管理部门认识到信息化管理的重要性，但是在推进档案管理信息化过程中也暴露出了许多问题，如人员问题、基础设施问题、信息安全问题等，影响到了城建档案管理信息化进程。因此，要想推进城建档案管理信息化建设，就必须结合当前实际，加大信息化投入，为城建档案管理信息化提供支持和保障。

2  城建档案信息化建设存在的主要问题

2.1  城建档案信息技术有待提升

与其他国家进行比较，我国的城建档案管理技术以及应用的软件还处于初级阶段，其中的科技水品含量不高。此外，由于计算机系统的不同、软件之间出在的差异，使不同区域的城建档案管不能实现对信息的共享和相互利用，其中城建档案当中的主管部门也没有设置能够用于信息交换的软件系统。同时，在城市的不断开发和建设过程中，很多的城建工程资料为磁盘以及光盘资料等。但是，因为当前的档案信息分类、整理以及著录并没有实施科学化以及统一化，信息软件对于网络风险的防范能力比较差，软件并不能完全适应实际的需求。总之，由于信息化技术的不发达，对信息的编研造成了影响，也对城建档案信息的数字化进程和电子化进程产生了制约作用。

2.2  观念陈旧，认识不足

对信息化的认识仅仅停留在：信息化只是为提高工作效率;现代化的名片没有认识到;信息化是适应社会环境的必然之路，信息化决定了城建档案馆的生存。由于城市城建档案信息化建设观念的束缚，坚持艰苦朴素的传统，以尽量少花钱为标准，找当地低层次的技术人员进行开发工作，到头来设计出的系统不能用。另外，综合性人才缺乏，资金投入不足，尽管引进了高科技的产品设备，也不能充分发挥其作用。第一，电子档案的形成对档案馆的压力：公文，业务管理文件，工程资料，不能顺应形势必将被历史淘汰;第二，档案利用方式对档案馆的压力：如对地下管线的利用，不能发挥作用的档案，就如同一堆废纸;第三，档案库房的压力。

2.3  信息化管理的前期准备工作不充分

前期准备工作的准确与完善对整个档案整理有直接影响，一旦前期准备未能保证资料的整齐与准确，后期的操作规范等措施都因无法改变文件质量而变得无效。城市建设作为一门综合性较高的工程，因此档案管理对相关人员的职业素养要求严格。在当前实际工程建设中，前期的城建档案基本是由施工单位负责管理的，而对于施工单位来说其工作重心始终放在工程建设中，档案编制对整个施工来说并不具有任何重要性。因此在整个工程施工过程中，由于缺乏专业性管理城建档案的整理并不专业规范，而存在文件缺失、归档不及时等严重问题。

2.4  城市建设干部队伍老龄化严重

档案管理部门一直都是清闲的部门，一些年轻人进来没几年后就通过各种途径调往发改、财政等热门部门，所以档案管理部门干部队伍建设存在老龄化严重、老中青严重断层的问题。以笔者单位为例，单位隶属市住房城乡建设局，共有干部职工15人，45岁以上的有6名，40岁以上的有8名，35岁以下1人。干部队伍老龄化带来了档案建设的信息化程度严重滞后，档案干部业务知识水平普遍较差，电脑知识普遍缺乏。培训工作没有及时跟上，多数基层档案人员对业务不是很熟悉，对电脑软件系统操作也不熟练，不能很好地适应新时期档案工作的需要。比如，一些档案馆虽然配备了先进的信息化平台，但是无人会用，档案管理人员依旧以传统的手工归档方式工作。

3  加强城建档案管理信息化建设的策略

3.1  加大信息化的投入

城建档案管理信息化建设是城建档案管理改革的必然趋势，基于这种趋势，要想更好地享用档案管理信息化的优势，城建部门就必须加大信息化的投入，为城建档案管理信息化建设提供支持和保障。首先，要完善基础设施建设，建造一个良好的网络环境。其次，引进先进的设备，确保档案信息化系统的先进性，从而更好地服务城建档案管理工作，提高城建档案管理水平。

3.2  构建信息化管理制度

基于大数据的城建档案信息化建设，为提高档案管理水平，应杜绝系列管理制度监管混乱、管理机制不完善等问题，重视制度的不断完善与优化，构建城建档案信息化建设的基本规范，明确各项主体责任与要求，确定好城建档案管理内容、管理主体等规范。另外，在实际工作中，档案管理者应充分贯彻好城建档案的规章机制，借助制度来规范整个工作流程，要求档案管理各项工作均要遵照章程来实施，以提高档案管理的安全性、完整度与真实性。

3.3  做好人才队伍的培训

为了提高城建档案管理信息化系统的利用率，需要增强城建档案管理人员的信息化意识，提高其信息化手段操作的技能水平，使其能够更好的运用此系统。在进行城建档案管理信息化建设的过程中，除了注重硬件系统建设以及计算机信息技术等的应用外，还需要强化人才建设以及储备。新时期，城建档案管理工作，对人才有了新的要求。为了保证此项工作顺利开展，需要强化对人才的信息化技能的培训以及信息安全教育力度，提高其综合素质，保证各项工作顺利开展。

3.4  强力推进城建档案管理现代化

通过城建档案信息化，城建档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，通过计算机录入大量的城建档案信息并在档案整理过程中編制各种专题目录，真正实现城建档案资料方便快速检索，实现手工检索向计算机检索的全面过渡，从而大大提高了城建档案检索的效率。一是让公众熟悉和了解城建档案工作，扩大城建档案工作的知名度。二是宣传城建档案意識和宣传城建档案工作，变“看摊守业、等客上门”等被动式服务为主动式服务方式。同时改变传统的城建档案利用服务模式，逐步建立起电话咨询、主动清查到期建筑物、计算机联网等城建档案利用服务体系，实现多途径、多渠道、全方位主动地服务，通过城建档案信息的上网和新开发的建筑物地理位置查询，可以向利用者提供更加准确的馆藏城建档案，提高了服务的及时性与准确性。

3.5  实现由档案管理到信息服务的观念转变

基于现代企业的柔性管理理念的深入，企业与单位管理的核心是人员，因此城建档案工作的提高需要依靠工作人员的专业化与服务观念的转变。档案信息化在管理、业务与技术三个方面的建设都是以人才建设为前提的，高素质的专业化人才是管理措施的实际实施者。

4   结语

综上所述，城建档案管理信息化建设工作的开展，要建设城建档案数字化系统管理平台，做好城建档案管理信息化系统安全管理、人才队伍的培训，做好宣传交流工作。通过全面建设，完善城建档案信息化管理系统，进而为各项工作的开展，提供强有力的平台支撑。

参考文献：

[1] 刘国伟.以信息化建设促进档案管理利用与开发[J].城市建设理论研究，2012.

[2] 屈红军.推进城建档案信息化建设[J].档案管理，2012.

[3] 赖伯红.论如何加快城建档案管理信息化建设[J].城市建设理论研究，2014.