国企档案现状及档案安全的研究

马千里

摘 要： 企业档案是企业财产的重要组成部分，并在企业管理、技术创新等方面发挥着重要的作用，能够为企业的决策和发展提供信息资源。对于国有企业而言，档案不仅是企业自身的资产，同时也是国家的资产，做为一名档案管理人员同时也是一名党员，更应该尽职尽责的做好档案工作。在这几年的工作实践中，积累了一些国企档案管理方面的经验，下面畅谈一下自身对档案工作的浅见。

关键词： 国企档案现状;档案安全;研究

档案管理亦称档案工作，包括：收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究（见档案文献编纂）、提供利用，是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。国企档案管理工作是国有企业管理工作的重要组成部分，国企档案的管理安全直接关系着企业经营的正常发展。在新时期社会主义经济建设的背景下，国企档案的管理工作虽然取得了一定的成绩，但也仍然存在一些管理不到位的地方，因此，如何加强管理中的不足之处，对于国企文书档案管理的人员提出了更高的工作要求，首先，一定要认清自身的责任，明确自身的义务，其次，加强对档案安全管理方法的探索探究，做好档案基础保障工作，以便在需要时能及时给与提供，这样才能为国企事业的发展贡献出一份微薄的力量。

1. 国企档案安全管理现状

近年来在各级企业领导的重视支持下，国企档案管理工作在档案整理、安全保管、档案利用等几个方面都取得了进展性的突破，但随着国家推行国有企业体制改革，国有企业经营发生较大改变，档案管理也随之发生变化，但却没有得到足够的重视，也没有进行相应的改革，导致现在国企档案管理的方法、模式并不能适应企业发展要求，并在档案管理过程中出现部分遗留问题，使得我国企业档案管理工作也面临着不少的挑战和不足需待改进。

1.1管理工作机制不完善

部分国有企业的档案管理工作机制有待补充细化，档案制作包含了八大环节，这里指企业的管理制度中，还无法涉及档案制作的各个环节，由于缺乏对应的制度规范，是的文书档案管理工作有时会处于无序状态。

1.2人员配置

国有企业在發展过程中，负责档案管理的人员更换频繁，前后人员的更替交接，极易造成档案整理和管理的混乱，还容易造成国企资料丢失和信息泄露，严重制约了国企档案管理的发展。另外，部分小型国企内没有专门档案管理岗位配置，由其他岗位人员兼任，专业性无法得到保，或档案管理员一岗多职。档案工作并非易事需静心梳理材料，兼任或一岗多职，

这就导致在企业实际发展过程中，档案管理人员不够重视档案管理工作，该工作无法得到相应的技术保障，档案质量不高，也不好追究档案管理工作的失误或责任。因此今后在这一方面还需不断做出改善。

1.3档案意识薄弱

随着国家推行国有企业体制改革，国有企业经营发生较大改变，档案管理也随之发生变化，但人们对于档案的性质和价值的认识不够，导致文件档案在实际归档和征收过程中较为困难。

1.4文书档案管理人员还需加强学习

在新时期背景下，对国企档案管理工作人员业务能力提出了更高的要求，而很显然很多管理人员的管理认识和管理思想还没有及时更新，因此今后还需不断学习。

2. 国企档案现安全管理研究

2.1制定并落实完善档案制度

古语云“没有规矩不成方圆”，只有建立健全的档案管理工作制度，才能使得国企档案各项工作有法可依，这样才能推动档案工作逐渐向科学化、规范的方向发展。为此我认为，从事档案管理工作后，应先逐步完善并落实企业档案制度，从《中华人民共和国档案法》《上海市档案条例》及国家档案局等单位联合发布的《企业档案管理规定》出发，结合企业的发展实际，对档案相关制度细化，将与档案管理工作有关的借阅、收集、整理、保管、利用、销毁、职责等各个工作环节全部涉及涵盖到。随着移动通信网络的不断演进，智能手机、平板电脑等移动终端的迅速普及，可打破传统传阅模式，利用手机APP或其他线上平台发布制度内容，同事间可通过线上互动学习的方式，了解新制定的档案制度，有利于营造一种适合档案工作开展的氛围，使各部门积极配合、资源共享。促进企业档案管理工作走向有序规范的轨道，制度得以有效的落实，为企业档案管理工作提供较大的保障。

2.2做好库房及设施配备安全工作

库房是存放企业档案的重要场所，只有做好库房管理，才能为档案安全提供支持保障，因此，库房应在“八防”的传统库房管理基础上，引入电子监控技术，安装配备电子监控摄像头，由企业安保二十四小时对档案库房进行全天候监控，这样才能有效的确保档案实体及信息的安全等问题发生。此外，应对档案库房的进出权限做出限定，所有因公需要进入档案库房的人员，均做好登记，写明缘由，报上级审批同意后，由档案员陪同进入。到访登记册，应由安保部门定期抽查，并装订在册。这样发现档案损毁等问题，才不至于无处可查，是保障国有企业档案信息安全的有效措施。此外伴随着近些年电子办公的迅速发展，国有企业档案也逐渐实现了纸质档案向电子档案的过渡，为了能够更好的保障电子档案安全，在实际工作中，应定期在独立硬盘上备份电子档案及纸质档案目录，并认真执行《国家档案局令第8号》规定，多处备份，可启用云盘，并进行电子档案加密。

2.3完善基础性档案管理工作

档案管理在完善我国社会服务体系方面具有重要作用：一方面可以完善相应数据保管工作，一方面可以更好地完成数据的提取和利用。企业档案是企业资产的重要组成部分，因此档案管理工作应当脚踏实地，而档案基础管理工作作为档案管理的重要组成部分，是其一切工作开展和进行的前提，如果没有基础档案管理工作的支持，档案管理犹如“无源之水，无根之木”，所得出的各种数据分析和结论便根本没有有效性，相反，如果档案基础管理工作进展得当，则可以极大程度上保障档案管理工作的效率和质量，因此有必要从日常管理工作入手，不断的完善基础性的档案管理工作，这样才能推动企业档案管理工作性规范的常态化发展进行。

2.4切实提高学识水平及业务素质

档案管理工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作，也是一项复杂、细致、繁琐的工作，它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中，都必须做到准确无误，尤其是在档案制作的编目和保管等环节中均需严把质量关，严格按文书档案分类表执行编目，保管介质均使用档案局统一材料，把好质量关才能充分抵制老化变质才能满足部分文件永久保存的要求，因此，一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和基本素质，如：爱岗敬业的工作态度，严谨细致的工作能力，同时也要具备相应业务能力，如：要具备综合协调能力。为了做好档案工作，档案管理人员要和有关部门、有关人员打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理协调统一。要具备写作能力。档案管理人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的文字系统概括能力。要具备主动学习的能力。档案管理人员要主动学习，要经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识面。

总结

对于国有企业来说，档案本身对于企业的发展历程进行全面的记录，同时也是当前国有企业自身生产、经营、管理等多方面信息记录的重要载体。档案管理工作能否确保有效地开展落实，这对国有企业的战略发展、决策管理、经营生产等多方面都会产生很大的影响。我们应该从创新的角度，关注如何更好地适应新时期的工作需求，让档案管理工作更好地为企业发展提供服务。

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