企业档案收集工作中存在的问题与对策

蔡立云

摘要：档案收集和保管是档案管理工作中的基础性工作，也是档案管理工作中重要的组成部分，提高档案的收集与保管工作质量和安全，能够促进档案管理其他相关工作的高质量完成。组织管理是一项系统性工作，将组织管理档案进行规范收集和保管，能够为组织管理决策提供有益的参考。对组织管理档案收集与保管工作在新时代档案管理工作新要求、新目标的创新开展进行研究，在此基础上提出工作建议。

关键词：档案收集;问题;对策

引言

企业档案收集工作，是企业档案工作的重要内容和重要环节，是做好企业档案工作的前提和基础，也是档案工作的起点和关键。企业档案收集工作的好坏，关系着企业档案材料的齐全完整，关系着企业的档案资源体系建设，对日后的利用工作也会带来不可估量的影响。俗话说：“巧妇难为无米之炊”，齐全完整的档案材料是企业档案信息开发利用的先决条件，档案材料只有完整、准确才能充分体现其凭证、查考价值。如何做好企业档案收集工作，是企业档案收集人员面临的重要课题。虽然近几年来企业档案收集工作得到了较快的发展，但还有一些不足，与新形势的发展不相适应。因此，本文在分析企业档案收集工作存在问题的基础上，提出了可行的解决之策。

1企业档案收集工作存在的问题

1.1企业档案制度不够健全

企业档案收集工作要实现规范化、制度化，就离不开必要的制度作保证，离开了必要的规章制度，这项工作将无法开展。目前对于很多企业来说，档案的收集制度都是不具体的、不健全的。许多企业都没有建立相应的企业档案收集制度，有的企业虽然建立了档案收集的各项制度，但是很多档案的收集制度依然不够完善，没有严格执行，使制度流于形式，档案收集制度没有真正落到实处，缺乏对档案收集工作约束和制约。若企业收集制度形同虚设措施不到位，就很难收集到齐全完整的重要档案材料。

1.2人员流动过于频繁

企业在日常管理过程中，由于企业针对档案进行管理时，管理人员的流动频率比较高，这样就会导致企业档案管理在开展过程中的难度越来越大，很多工作内容无法落到实处。导致这一现象出现的根本原因之一是由于很多工作人员在针对档案进行管理时，经常会出现岗位变更或者是辞职等情况。一旦出现这些情况，交接人员并没有做好交接工作，对于后续接手管理的人员而言，不仅管理难度比较大，而且毫无头绪，这样就会导致企业档案管理工作处于严重混乱的状态。除此之外，企业内部的人员流动频率普遍比较高，很多刚刚进入工作岗位的工作人员，在短时间内对档案收集流程、工作的具体内容等都不是很了解，这样就会导致企业档案收集工作很难顺利开展。

1.3企业档案收集工作方式方法陈旧

很多企业在收集工作上，企业在收集工作中往往采取的都是多年的老办法，方式方法不多，基本处于有什么，收什么的状态，没有创新方式方法系统性地进行收集，造成企业经营管理过程中很多重要档案材料收集不全。如很多企业的档案管理人员不会主动收集资料，坐等相关人员上交，这无疑会造成档案资料的收集不及时、收集不完整现象。一些企业只热衷于纸质文件的收集，对一些新型载体的档案，如照片、录音、录像、光盘、磁盘等的收集不够重视，无法做到收集齐全完整。

2对于企业档案收集工作中问题的解决办法

2.1完善现有档案管理制度

企业档案收集工作要想在实践中顺利开展，就必须要结合实际情况，积极采取有针对性的措施，对现有的档案管理制度进行完善和优化，这样才能够为档案收集工作的有序开展打下良好基础。与此同时，对档案管理制度进行制定和完善，也是保证企业档案收集工作在开展时的及时性和完整性特征得到有效发挥。在这种背景下，对于企业管理人员而言，必须要意识到档案管理工作在实施过程中的重要性，同时还要对相关制度进行制定和落实。在针对制度进行制定时，要从实际角度出发，与企业在发展过程中的特点、发展战略思想等进行有效结合。这样做的根本目的是为了保证档案管理制度符合企业发展现状，同时管理标准和格式，还要在人力资源调配上有所变动，如根据档案管理工作需要，因人设岗，因需设岗，就各级档案管理人员的绩效进行严格评价和考核，并结合评价结果做出奖惩、晋职决定。此外，针对档案管理工作，高校还要进一步完善行政管理制度，严格落实档案工作制度，要抓好档案工作的检查指导，以打造有理有序的档案管理系统，促进各部门之间的合作，使档案管理工作更加规范和标准。

2.2组织管理档案收集与保管的服务创新

组织管理档案收集与保管的服务创新，档案管理工作其最终是为档案信息资源开发利用、档案文献编研工作服务，而这两项工作的前提和基础就是档案的高质量收集和科学保管，使档案文献能够在开展工作中发挥其作用。因此，在组织管理档案收集与保管工作中，应从被动收集和保管，向主动围绕组织管理质量提升、组织发展战略制定方面的档案文献资料进行主动收集，从而为相应的档案信息资源开发利用共享、档案文献编研工作做好积极、充分的准备工作。

2.3把好资料形成前端控制，提升收集质量

在文件资料形成之时就按照文件材料归档的范围，进行完整、真实、及时的收集。首先，根据单位职能，认真编写本单位文件材料档案范围和档案分类大纲，以文件形式报上级单位批复，并下发执行。全面考虑本单位的工作情况，详尽的列出可能产生形成的档案，归档范围要包括在应归档的各门类档案中。其次，坚持每年集中培训，采取专题讲座、现场教学、经验交流等方式，增强档案专兼职人员的档案意识。

2.4提高企业档案收集人员的各方面素质

工作是由人来做的，只有具备较高的素质才能做好这项工作，企业档案收集工作也不例外。要做好企业档案收集工作，必须要有高素质的档案收集专业队伍作保证。企业档案收集人员应加强学习，学习新知识、新技能、新办法，不断优化自身的知识结构，不仅要熟悉企业档案收集方面的业务知识，还应具有丰富的科技技术知识，能运用计算机网络技术，以适应信息时代对企业档案收集人员的要求。同时，对新上岗的人员还要进行岗前培训，以提高其工作能力，胜任企业档案收集工作。

2.5与时俱进，加强档案信息化建设

在新媒体时代，信息传播已经高度信息化，数字化档案信息也成为信息传播的基础。不过，当前许多高校的档案工作仍旧处于信息化建设初期，许多高校在档案信息化建设方面进展缓慢。所以，档案管理工作经常会因为系统与数据对接不畅而影响进度，档案管理基础工作也有待完善。鉴于此，高校必须要重视和加强档案信息化建设。高校档案信息化建设的重点是，完善信息设备和信息系统，发挥信息技术的优势，进行档案信息著录，进行纸质档案加工和转化，完善档案信息。及时升级档案信息化管理系统，确保档案系统与数据能完好对接。此外，重视信息安全，借助用户身份识别、权限限制、杀毒软件等确保档案信息安全，并根据用户需求，推出信息化档案服务，提高档案利用率。

结语

档案资料的收集是档案管理工作的源頭，是开展其他档案工作的基石。单位涉及档案收集的人员要高度重视，将新时期档案意识时刻装入头脑中，本着对单位历史负责的态度，熟悉收集范围，知晓收集要求，掌握收集流程，严格按照《各级各类档案馆收集档案范围的规定（9号令）》和《机关档案管理规定（13号令）》等规定，认真做好各门类档案资料的收集工作，做到应收尽收、应归尽归。

参考文献

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[2]曹湛芳.档案收集工作的问题、意义及制度探究[J].学术论坛，2012（12）.