刍议事业单位档案管理的现状及对策

王凤

摘要：伴随着科技的进步，时代的发展，人们对信息的需求量与日俱增。事业单位属于政府出资设立的，在科技、教育、文化、卫生等方面为人民服务的组织或机构。当前信息化时代的背景下，我国对事业单位的档案管理制度进行了改革，尝试运用先进和科学的方法进行档案管理，促使档案管理不仅仅停留在以往工作量大而繁琐的层面上。然而，事业单位档案管理仍然面临着制度、设备和人力方面的困难。为了提高事业单位的档案管理水平，本文首先分析了事业单位档案管理的现状，接着根据现状提出事业单位档案管理的几点对策。本文的写作目的在于规范事业单位档案管理，最终实现事业单位更高效地为人民服务的宗旨。

关键词：事业单位;档案管理;现状;对策

事业单位由于为社会大众办事，它的工作内容和性质导致了资料的冗杂，为了方便办事人今后查阅往来资料，每一道办事手续和工作流程都需要经过详细的记录。建立档案则是留存这些重要流程信息最好的方法。另外，事业单位工作人员的个人详细资料也属于档案管理的一部分，管理不善将会导致人员资料的丢失、个人隐私和重要数据的泄露。因此，做好档案管理这项重要的工作，需要国家相关政策、事业单位档案管理人员、事业单位办事涉及到企业等多方面的共同重视和配合。

1事业单位档案管理的现状

1.1 档案管理制度不健全

档案管理在事业单位的众多管理事项中处于一个时常被忽略的地位，正规的檔案管理制度应该分为归档制度、预立卷制度、统计制度、保管制度、借阅利用制度、保密制度、鉴定销毁制度、奖惩制度。目前事业单位的档案管理制度不够完善，事业单位领导层忽略档案制度的设立和执行，事业单位的管理应该从制度入手，进一步推广管理体系，安排专业人员专人专职负责档案管理。建立完善的档案管理制度是首要条件。

1.2档案管理人员缺乏培训

档案管理工作繁琐、程序多、枯燥、重复性强，再加上事业单位管理层人员对档案管理工作不够重视，觉得档案管理就是简单的处理人员和往来事务性资料，只需要足够的细心和耐心，具备一个积极的工作态度就能做好档案管理工作，没必要在档案管理工作上浪费单位的人力和时间。这种观念致使事业单位管理人员不安排专职员工来实施档案管理，有时候公司甚至因为人手紧张，让其他岗位的员工兼职处理档案管理工作。这种不合理的制度和现象导致事业单位的档案越积越多，最后发展到无人问津的地步，事业单位员工们在今后需要查档时找不出完整的资料，耽误办事。

1.3档案管理方法缺乏改进

我们即使处在网络发达的科技时代，很多事业单位仍然采用最原始的手写登记表归档资料等方式处理档案。这样在很大程度上降低了档案管理的效率，事业单位管理层人员思考如何改善档案管理方法势在必行。事业单位可以紧跟时代步伐，利用现代化科学技术，开发专业的档案管理软件，档案管理人员可以线上一步步录入并提交归档、借用等流程，真正实现档案管理的无纸化。

1.4 档案存储空间有限，设备陈旧

事业单位业务量大，纸质资料多，纸质资料的存档需要事业单位提供足够的存储空间，这就对事业单位的办公面积提出了较高的要求。部分事业单位的档案室存储空间小，纸质资料堆放杂乱无章。在归档时，档案管理人员需要用到扫描仪、复印机等设备，然而这些陈旧的设备由于长期使用，无人负责更新，会出现类似扫描图像分辨率低等现象。传统的档案管理设备很难满足现今大批量资料录入的需求，档案管理投入的体力劳动量大，归档和查阅的效率低。

2 事业单位档案管理的对策

2.1 加强档案管理人员专业技术培训

档案管理作为企业管理的一个重要组成部分，影响着企业管理的规范化。向档案管理人员宣传和强调档案管理的重要性，提高档案管理人员的管理意识，组织专业档案管理人员进行培训是规范档案管理的第一步。培训项目包括企业档案管理培训、人事档案管理培训、办公室档案管理培训，培训讲师应该向档案管理人员明确档案的分类方法、整理方法、管理要素。培训内容包括档案管理专业软件的操作方法，归档、查阅等流程。档案管理属于企业管理的一项基础性工作，管理好档案有助于企业办事效率的提高。

2.2 建立档案保管中心，开发档案管理相关系统

事业单位有大批量的档案，建立标准的文档存储保管库房，将员工档案和工作流程中形成的纸质资料等按区域整齐摆放很有必要。同时，事业单位应聘请专业软件技术人员开发先进的档案管理系统，为档案提供整理编目、数据扫描加工、文件整理与格式转换、数据库开发等服务，实现文档的电子、实物和现场的快速调阅。另外，对于要销毁的软件也应该配备碎纸机，提供有安全、专业的销毁服务。事业单位还应该配备设施完备的文档运输车队，专门把各种票据凭证及其他文件档案运输到有需要的地方。

2.3 创新档案管理方式

传统的档案管理方式繁琐死板，无法提高工作效率，档案管理方式的改革应该先从改变管理理念入手，让事业单位走在科技化管理的前沿。我们身处科技飞速发展的时代，信息是第一资源，档案管理的价值在于存储并随时提供有效信息。事业单位档案管理还应该借助网络资源，传播档案管理的重要性，带动身边公众树立保管档案意识。在对档案管理人员的职业约束上可以建立奖惩制度，提高管理型人才的薪酬，选拔出档案管理软件运用能力强的员工，鼓励他们带动身边同事们共同学习电子化档案管理系统。

3 结语

档案管理在人们的日常生活中处于一个被忽视的角色，人们平日里感受不到它的存在，然而一旦涉及到比如考公务员、评职称、换工作等事项，档案的重要性便一下子凸显了出来。尤其对于事业单位，留存员工学习和就业的履历、记录办事流程显得特别重要。事业单位如果想在档案管理方面进行改革，让档案管理工作更加高效，就应该针对档案管理制度不健全、档案管理人员缺乏培训、档案管理方法不够妥当、档案存储空间有限、设备陈旧的现状进行改进。更新档案管理系统，不断创新档案管理办法，用新的管理方法和管理思路助力事业单位档案管理走上新的台阶。

参考文献：

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