提升企业档案质量管理水平的几点思考

张勇

【摘  要】现阶段，随着社会的发展，我国的企业工程的发展也突飞猛进。作为一种历史记录，建立档案的最终目的是发挥档案的作用，而档案的质量管理水平优劣直接影响着档案重要作用的发挥。石化企业科技档案是由生产技术应用于管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、科技文件材料转化而成的档案材料。为了更好的进行档案管理工作，不断提高石化企业的工作效率和质量，同时避免人为错误因素，提高档案利用价值，需要档案人员具备先进的全面质量管理的理念，过硬的业务素质和高尚的职业道德，不断探索适应时代要求。

【关键词】企业档案;质量管理水平;几点思考

引言

质量管理理念强调以“质量”作为管理的重点对象和核心内容。将这一先进的管理理念应用到企业的档案管理工作中就是要依托于质量管理的管理思路与理论方法，快速建成企业档案全面质量管理体系，从而促进企业的档案管理工作更加高效、高质量地进行下去。现代意义上的质量管理工作始于上世纪20年代，质量管理活动发展至今大体上经过了三个發展阶段，即质量检测阶段、质量统计控制阶段、全面质量管理阶段。由此可见，提升企业档案管理水平就是为了借助于先进的质量管理模式与方法，推进企业档案质量管理向全面质量管理体系转型升级。

1档案意识

档案意识，是指对于档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握和掌握的思维，是开展依法治档的一项重要内容。与其他意识范畴一样，它是人们直接或间在接接触各类记录、各类档案、参与管理的过程中形成的对档案和档案工作的主观、能动的反映。档案意识按其内容来说是客观的，但是，客观的内容经过了人们头脑的加工和改造，表现出来的形式则是主观的，反映了不同的人们对档案和档案工作的了解和认识各不相同。导致人们个体档案意识差异性的基本因素大体上可包括四个方面：一是哲学观点和政治立场。哲学观点包括人们的世界观、伦理观、人生观、价值观等，是人们对整个世界、社会、人生的全部看法的总和，是形成档案意识的灵魂;政治立场反映在档案意识上主要是能否坚持档案工作的服务方向、服务原则。二者决定着人们个体档案意识的总体方向。二是知识基础。是指人们以往接受的全部知识的基础，其中处理者，使整个组织都卓有成效地利用内、外部信息来完成其使命。

2企业档案质量管理的基本特点

（一）全员参与。推动企业档案管理的全面质量管理体系建设需要企业内部全体人员的参与，从高层领导到基层一线生产员工，档案质量管理人人有责，而不可狭义地将建设企业档案全面质量管理体系粗浅地认为是档案管理工作人员分内的事。企业内部全体员工要通力合作，严格遵守相关的法律条文和政策法规，在先进的质量管理理念下，结合自身发展情况和现实所需，采取科学的决策与执行手段，保证档案的立项、传输、归档工作正常实施。（二）全过程控制。企业档案全面质量管理体系的建设一定要细化到档案质量管理的全过程，要渗透到每一个管理环节和管理步骤。从公文起草、项目立项、项目审批、项目执行、项目审验、项目反馈等一系列过程都需要实时监督与控制。就档案全面质量管理内容来看，还需要涉及到档案收集、整理、校核、归档、编排等一系列过程。

3提升档案管理的措施

3.1 转变观念

管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂，而档案管理现代化的前提和基础是管理思想的现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，切实转变重管轻用、等客上门等传统守旧的思想观念，真正实现档案管理由被动式服务向主动式服务的转变，由封闭式服务向开放式服务的转变，使档案工作更好地适应企业发展的需要。

3.2 加大经费投入，保障档案工作的可持续发展

一是要加大档案专用经费的投入力度。档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持。二是注重档案的挖潜利用。档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作。三是注意面向社会搞好服务。及时开发出丰富的档案部门的广泛运用，又将为档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为客观的社会和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。

3.3 建立健全规章制度

一是规范完善现代化流程和技术规范细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。三是统一档案管理标准。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的度。

3.4 档案信息管理体制

随着现代信息技术的发展，电子文件及其转化而成的电子档案已成为档案家族中的新成员，而且发展数量之多、速度之快已达到空前状态。它已是信息社会中的一种重要信息资源。档案具有原始性、真实性。这就要求档案人员不仅要了解保护档案信息的重要性，而且要深知保护信息产生来龙去脉的重要性，对于电子档案更显重要。电子文件自身的特点决定了电子档案管理方法和技术要求与纸质文件有许多不同，“电子文件的出现是一场记录革命，这场革命反映在管理技术、方法、体制、原则、理念等各个层面。不同层面之间相辅相成，互相联系，其中任何一方面的滞后都可能对管理目标的实现、管理系统的有效运转带来不良影响”。因此，对我们现行的档案信息管理系统的高度应用，提升档案利用，是我们致力完善的方向。

结语

在当前情况下档案管理体制的设置问题应该认真思考和探索，应以信息资源管理的理论来组织档案信息资源的管理，要用管理创新来探索档案管理的体制。从科研事业单位的现状看，可以建立文档一体化或档案、情报、图书一体化的信息中心，以内部局域网为枢纽，形成一个有机的信息功能系统;设一位最高信息主管，由单位领导担任，负责制定单位内信息方面的标准、规划、制度，对单位信息资源进行管理。信息中心不仅需要有档案管理经验的档案人员，还需要精通计算机技术、通讯网络技术和管理的相关人员组成，使信息中心真正成为管理单位信息资源的中心，不断完善档案信息管理系统。一方面要加快现代化硬件设备的配置，另一方面需要认真考虑信息资源管理体制的建立。在科研事业单位应加强以档案信息为主的信息资源管理，确保产品质量，确保本单位的国家秘密、技术秘密的安全，从而使单位的信息化工作上一个新台阶。

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（作者单位：山东省菏泽市鄄城县民政局）