浅谈新时期国有企业人事档案的管理与创新

王珂 朱江 田野

摘  要：国有企业人事档案管理工作对于企业人才管理、人才部署，提升自身企业文化建设都有着重要意义。做好人事档案管理工作对于企业发展其促进与推动作用。本文将通过对国有企业人事档案管理重要性的分析，提出进一步加强国有企业人事档案管理的有效措施，以期对国有企业人事档案管理以启示。

关键词：国有企业;人事档案;重要性;管理;创新

人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，是在人事管理过程中，以个人为单位组合起来，记述和反映个人经历和德才表现，是个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作状况及奖励处罚等方面的原始记录。人事档案具有真实性、可靠性、保密性、独立性。

国有企业人事档案管理对于员工任免、调动及管理有着重要作用，也是员工人事考核的主要依据，其重要性不言而喻。

一 国有企业人事档案管理与创新的重要性

（一）有助于企业实现人才管理

人事档案比较客观真实的记录和反映了企业员工的家庭基本情况、个人工作经历及德、能、绩等情况，有助于企业了解在职人员的情况，从而掌握科学发展的第一首资料，建立企业知识储备结构，以便国有企业在制定长期发展目标的过程中科学分析，充分发挥人才优势，扬长避短，实现人才部署，促进企业快速发展。

（二）有助于保障企业人才结构的稳定性

人才是企业发展的有力保障，对于人才的调配、管理通过人事档案管理体现，合理设置岗位，科学利用人才，建立适合企业自身发展的人才选拔制度，保障国有企业人才结构的稳定性，从而保证企业立足于激烈的市场竞争中，增强企业风险抵抗能力。

（三）有助于提高企业自身文化建设

企业文化是企业增强核心竞争力的“软文化”，是凝心聚力、团结一致的向心力。有效、科学的管理认识档案，对企业现有的人才结构进行调整，建立档案信息，引导专业技能人才合理流动，正确调整人才与企业、人才与人才之间的关系，于无形中促进人才对企业的认同感和归属感，将自身的发展与企业的发展紧密结合到一起，企业才能呈现“争先创优”、“积极向上”的好风气，促进企业发展与文化建设。

二 加强国有企业人事档案管理与创新的有效策略

（一）完善制度，进一步规范档案资料管理工作

良好的制度保证，为人事档案管理工作提供了可靠保证和重要依据，只有合理、完善的制度才能保证人事档案管理工作的连续性与可靠性。

完善国有企业人事档案管理，首先要完善制度，以条文形式明确人事档案管理制度，规范人事档案的资料收集、归档、保管、转借、阅读、利用等一系列活动。同时要建立健全的档案管理工作考核制度和责任追究制度，以避免档案的丢失与改动，加强对档案管理工作人员的监管，严格手续，规范程序，认真登记人事档案的转入、转出、接受材料、查阅、借阅，有效地保护档案的完整性，制约档案涂改、泄密等现象。

（二）加强管理，提高档案管理人员的素质

国有企业人事档案管理工作应当配置专职人事档案管理人员，以专业知识和先进的管理技术做好人事档案管理工作;同时要选择政治强、纪律严、作风正、责任心强的共产党员从事重要人事档案管理工作，以保证人事档的保密性。

工作中要注重对档案管理人员的教育培养，定期组织人事档案管理业务知识培训，精通业务，同时做好思想政治工作，进一步了解人事档案管理工作的重要性，增强责任心;除此之外，要加强企业人文关怀，多关心档案管理人员的生活、工作，落实档案管理人员待遇，激发工作的积极性和主动性，热爱本职工作，做好本职工作，形成良性循环。

（三）加大投入，确保人事档案的完整性，做好档案信息化建设

国有企业的人事档案是国家重要的档案资料，要做好人事档案的保护工作，包括人事档案的维护、抢救、修补工作。相关部门要加大人事档案管理工作的资金投入，将人事档案管理工作经费纳入企业经费预算行列，建立专项经费，按标准按要求建设规范、科学的档案室、档案柜，安装监控，确保档案室的配套保护措施如防盗、防火、防潮、防虫，保持档案室良好的通风与采光。

同时，要加强档案管理的硬件和软件配备，做好档案信息化建设工作。配备必要的计算机、扫描仪等现代科技产品，将人事档案纸质版与电子数据录入电脑以完整保存，实现查档、归档、调档的信息化，提高人事档案工作的信息化管理水平，确保人事档案利用安全，档案材料无损坏、无丢失，不失密、不泄密。

（四）提高质量，注重人事档案材料收集，完善个人人事档案

国有企业干部与员工在政治经济体制的要求下不断提升自身，其在学历、培训、聘任、专业技术方面材料会随工作年限增长而增多，需要归档的材料也务必要及时，认真整理，做好人事档案管理的基础工作，完善企业干部与员工的个人人事档案。同时，对于不符合归档要求的材料要及时处理，规范人事档案管理;对于材料不齐全的要及时通知本人进行补办，以保证人事档案的完整性、准确性、真实性。

（五）与时俱进，做好人事档案管理现代化和信息化建设

信息时代，要充分利用各种有效手段与网络资源，发挥先进科学技术的作用，将其与人事档案管理工作有效结合起来，一方面实现人事档案材料的保管工作，另一方面提高人事档案管理工作的工作效率与工作质量，实现人事档案管理工作的创新。

人事档案材料的保管工作，借助现代科学技术手段，利用计算机、扫描仪等设备，准确、及实地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事纸质档案与数据格式并存，以防纸质材料丢失、人为改动带来的不便与麻烦。

总之，人事档案管理工作的创新，主要体现在人事档案管理的现代化与信息化建设方面，做好档案现代化和信息化建设，提高人事档案的利用效率，实现人事档案信息资源共享等，切实解决档案管理中存在的新问题，更好地服务于企业人才管理。

结语：

国有企业人事档案管理工作需要从思想、资金、管理、制度、技术等方面加以完善，以实现人事档案更好地服务于组织人事工作，使之成为国有企业用人的参考标准，也有效促进国有企业的改革、发展与稳定。

参考文献

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[7]  傅秀萍，《国有企业人事档案管理重要性及策略》[J]，《低碳世界》，2017.13

作者简介：王珂，男，汉族，1987年9月，湖北武汉，硕士研究生，人力资源管理，工程师，国网湖北省电力有限公司电力科学研究院。