现代企业加强合同内控管理的思考与探析

齐霞

摘要：随着契约精神的深入人心，合同成为当事人在各种经济活动及利益来往中确保自身利益的重要方式。合同规定着合同双方所拥有的权利与所需承担的义务。然而，我国现代企业的合同标准化的管理有待完善与探讨，合同管理在具体的实施中仍存在合同制定不规范、合同条约的执行不深入、合同管理人员的责任分工不明等问题。因此，应该从建立健全合同标准化管理机构、完善合同标准化管理的实施流程这两大方面入手，推动企业建立和推行合同标准化管理，以提高其合同管理水平，促进企业的良性运行和持续发展。

关键词：现代企业;合同内控;管理

1企业加强合同管理的作用及必要性

合同是企业在运营过程中，与平等主体的法人、自然人、其他经济组织订立的、明确双方民事权利义务关系的书面合同、协议等，是经济运行事项的重要载体。合同在企业经济运行过程中具有举足轻重的作用，体现在：一是企业与外部各类主体联系的桥梁和纽带;二是企业与外部各类主体之间明确权利义务关系的重要法律依据;三是企业保证原材料及服务的采购，产品及服务销售实现的重要方式;四是经济合同是保证财务数据真实、准确的重要基础;五是企业内控的重要组成部分，是进行风险控制的重要工具和管理措施。

因此加强经济合同内控管理有其迫切性，是国家、地方政府及上级主管部门相关合同法规的要求;是近年来中央和地方巡视组在对企业巡查过程中涉及的许多经济事项都会关联到合同管理中问题的需要;是在年报审计、内控专项审计过程中都重点关注到经济合同的全流程管理过程。因此企业加强合同内控管理非常重要。

2现代企业合同管理问题的原因

2.1合同管理的力度不够

造成合同管理内容缺乏规范性主要是因为对于现代企业的合同管理的力度不够，对合同管理的重视程度也不足，使得管理人员在管理中没有形成清晰的管理认知，合同的签订过程也只是合作方单一的对合同内容进行约定，有些合同制定人员盲目追求合同的签订效果忽视了合同制定的质量要求，同时，合同的管理人员没有具备相关法律知识规范的能力，对于合同的规范管理意识比较淡薄，合同的主体内容和相关细节制定具有较强的随意性，这往往会造成企业之间的责任界定不清晰的问题，给企业的经济效益产生不利影响。

2.2对合同关系缺乏明确的认识

合同的制定关系到企业与企业之间的合作，对市场的发展与运作起到一定的推动作用，在当今经济快速发展的背景下，市场的发展需要促进企业与企业之间的合作与联合，所以合同的管理必须依靠市场环境，根据市场环境的变化及时对合同内容进行更新，合同管理人员对于合同与市场的关系没有正确的了解和认知，以至于合同的制定偏离市场的发展方向，这些都会对企业的发展产生不利影响，也会给复杂的市场环境带来一定的约束。

3提高现代企业合同管理水平的举措

3.1建立健全合同标准化管理机构

一是构建项目申报部门，管理项目申报事务，接着按照项目合同统一调动项目所涉及的企业部门，以保障项目运行的有序性，提高企业的管理效率。二是设置专门的合同管理部门，统一企业合同，以减少由于部门职责重叠而造成的管理冲突或责任推脱。专门的合同管理部门需要具备配套的管理制度，如科学的合同签订程序、合同验收标准、合同解除与变更的制度等从而使相关管理人员有章可循，通过公认的制度标准来有序进行合同管理工作。三是设立合同监督机构，协调沟通企业中有关合同管理的所有部门，并针对不同的部门职责做好监督工作，如针对管理层，做好合同签订前的准备指导工作;针对基础合同管理员工，做好合同谈判与签约的监督工作。

3.2強化合同的事前论证审核

（1）建立合同论证、审核体系，对涉及长期合作、投融资、兼并重组类、重要采购销售研发等合同事宜，必须由外部的律师事务所、会计师事务所、专业机构与内部的相关负责人及部门一起进行论证、审核，避免或降低风险。

（2）加强合同方案的测算预测，针对不同的合同事项，财务部门与业务部门一起进行综合考虑价格、付款期、质量、运输条件等因素，提前分析测算预测，形成最优及备选方案，以便通过谈判取得更好的条件，提高合同的价值，降低合同的风险。

3.3建立严格的会签审批体系

一是对涉及日常运行管理的采购、销售、专业服务类的合同，分类建立起合同会签审核的体系，明确会签审核的职责，制度各个审核要点和具体审核内容，在审核环节须有律师或法律专业人士进行审核，发表专业意见。二是合法性要求，签订合同必须建立在完成规定的招投标流程基础上。三是预算管理要求，签订采购及支出类合同时，通过合同系统与预算系统进行比较，确保在预算范围内容，否则将无法签订。四是提升合同审核效率，一方面通过在依据国家已有的标准合同基础上建立企业自身特点的分类的标准格式合同，可以既规范，又提升效率;另外一方面，不影响业务的顺利进行，科学设定各个环节的审核时限，定期统计和通报，控制整个审核的总期限。五是在审核过程中，既要关注形式要素，又要关注内容要素，尤其是合同权利义务关系、保密性、争议处理方式等必备条款。

3.4完善合同标准化管理的实施流程

首先，合同签订需要制定规范性的流程，并由高层主管负责签订。同时由于企业项目合同具有法律效力，且专业性较强，因此，企业应该认真对待，明确相关负责人的职责，并安排专业工程师和法律顾问参与到合同的签订中。此外，对于合同负责人员的具体任务要有科学、明确的分工，合同承办人是合同签订的主要负责人，主要职责为与合作方沟通协商，进行联络工作，财务部等其他部门起辅助配合作用，主要负责经费预算、提供合同文本等工作。

其次，规范合同的档案管理，建立专门的合同档案部门和完善的档案管理流程、制度。合同负责人需要根据相关合同归档制度收集并整理相关资料，资料的收集要贯穿项目合同签订前、签订中、合同履行和合同结束等全过程，并将资料及时整理成册，交于专门的合同管理员存档保管。

结论

综上所述，现代化合同管理是企业进行发展管理工作中重要一部分，必须不断加强完善企业的合同管理制度，建立专业的合同管理团队，对相关业务人员进行专业知识的培训，使得现代化企业合同管理更具科学化、系统化，促进企业的可持续发展。