浅析档案的整理和全宗理论

摘要：档案整理工作是把零碎的档案信息经过重新分类和不断组合，按序排列和整合编目，使之更加系统化，便于今后的档案保管和档案信息的利用。档案整理工作的主要内容可概括为：全宗内档案分类、卷内文件整理、组卷、区分全宗、案卷的装订、案卷封面的编目、案卷排列和案卷目录的编制。这是整理档案的中至关重要的环节，对于档案鉴定、保管、统计和检索等工作都是不可缺少的工作。

关键词：档案;整理;全宗;系统

档案整理工作是为有效地发挥档案作用创造有利条件保存档案的目的。要达到这个目的，提供利用的档案必须经过系统整理;否则，就无法体现档案的特点，也不便于系统地查考和研究。档案整理的基本任务就是把档案组成一个体系，并且通过编目、排列把它固定下来，便于利用。

一、檔案整理的意义

档案馆（室）把按规定接收的案卷，进行系统排列，使之条理化。进馆（室）的档案经过一段时间以后，由于某些情况的变化，需要对档案进行个别的加工和局部的调整，有时收进一些零散文件或积存一些整改文件，对这些零散文件都要进行包含全过程的整理档案工作。

（一）保管的档案不经过整理，档案摆放没有规律，就无法鉴定其价值;档案杂乱无章，不系统，就无法进行系统化的统计和对其安全保管，也不能采用科学地编制检索工具，就会使其无法查找利用。

（二）通过档案整理工作。可以了解和检查档案收集工作的质量，还可以把那些没有保存价值的档案区分出来，使档案鉴定工作得到进一步验证。同时，使整个馆（室）东档案形成一个条理清晰、排列有序、保管期限区分清楚，具有内在联系又便于管理的档案信息网络，为充分挖掘档案信息资源的价值，奠定了基础，创造了条件。

二、档案整理的基本原则

（一）档案整理要遵循其自身特点

在档案整理的具体过程之中，要始终注意档案自身形成的特征、特点和具体规律，防止人为整理过程中破坏其自身的特点，使之失去档案本身原始记录的本质特征，而不能正常反映出历史的本来面貌，影响到档案的价值。应当实事求是地对待原有整理的基础，注意分清哪些是合理的，哪些是不合理的，凡是合理的部分都应该继承下来。即使某些简单的整理，有时也是很值得参考的线索，应该引起我们的重视。

（二）档案整理要便于保管和利用

保管和利用是档案整理的基本出发点和最终的目的。对于一些材料特殊的档案，机密的程度和保存的价值截然不同的档案，则要由保管和利用的角度，对其进行分别整理，而在其相应的范围内要继续保持文件之间的联系。一般情况下，只要不是过于零散的文件，已经整理过并且有规可循，就要力求保持其原有整理体系，不要随意地更改，对档案顺序进行反复折腾。

（三）档案整理要充分利用原有的基础

我们整理档案时更要尊重历史和前人的劳动成果，要充分利用原本整理的基础。这也是经过这么多年以来的档案工作实践已经证明的一种具体可实施的方法，也是档案整理必须要遵循的原则。原来档案整理的基础反映着那时期中档案整理工作的水平，是在不同时期中和不同的单位中的劳动成果，应该对其尊重，不要轻易否定。

三、全宗的特点及其整理

全宗是指机关、组织和个人在执行职责活动中所形成的全部档案的总和。“全宗”原意为“资金”，转化为“库藏”，是最初由法国的档案工作者把来源相同的档案的集合体称为“全宗”，并把其作为档案具体分类的一项原则应用在档案整理之中。

（一）全宗的特点

1.全宗的不可分散性。即“全宗不可分散原则”。 按照集中统一管理档案的原则，在一个档案馆里，把一个全宗的文件集中在一起，形成一个体系，这从理论上讲，就体现了全宗的完整性、不可分散性。全宗不可分的原则是同来源原则紧密相连的。

2.全宗的纯洁性。也叫“全宗单一性”。其意思是说在全宗范围内不会存在其他全宗的材料，一个全宗不能同时混有两个或两个以上的全宗档案材料。应该随时清除整理全宗内不属于该全宗的档案材料，并且将其归入应归的全宗内，来确保全宗的纯洁或称单一。

（二）全宗整理

1.按全宗进行档案整理，是档案系统化的开始，是档案实行科学管理的理论依据。按全宗整理档案为档案的各项业务工作创造了条件，奠定了基础。它为分析和研究档案的内容，探讨档案科学管理正确评价档案的价值和档案的广泛利用提供了可能。全宗划分正确，全宗材料完整，是做好档案管型工作的客观要求。违背这个客观规律，破坏全宗的完整性、单一性和系统性，也就破坏了档案材料的历史联系，使人们无法科学管理和利用这些档案。按全宗进行系统整理档案，可以使人们有可能通过全宗全面地、系统地去研究各个机关、社会组织和著名个人所积累下来的丰富的档案信息，达到为社会提供档案信息促进现代化建设的目的。

2.按照全宗进行档案整理，对其科学管理有着重要的组织作用。全宗要同其构成者之间进行统一，应当与任何其他全宗构成者有严格界限。按照这一原则，在档案管理中，只有严格按照全宗间的界限去区分全宗，确定全宗内的类别，进行编目、鉴定，统计等工作，才能科学地划分类别和鉴定，合理地编目和准确地统计。如果不坚持这一原则，全宗划分不正确，或者把一个立档单位的文件人为地分成几个全宗，那么分类以及类、项、目的等级性与层次性必然发生混乱，接着也就无法进行编目、统计等工作，难以清晰地反映立档单位的整个面貌。档案的保管和档案价值的鉴定，也应以全宗为单位。可以说，全宗对档案管理具有一种不可能少的组织和协调作用。

作者简介：田志兴，齐齐哈尔市档案局。