基于流程优化与信息协同的医用耗材管理*

谷 玮 刘同柱 童贵显

医用耗材管理是医院管理的重要组成部分,在医改政策持续深化和现代信息技术迅速发展的背景下,传统医用耗材管理模式越来越难以满足医院现代化建设的需要[1].如何将现代信息技术和先进管理理论融入医用耗材管理流程中,实现耗材成本控制、及时供应和安全使用的管理目标,已成为当前各级医院需要重视的问题[2-3].针对上述问题,部分学者提出了一些应对方法,在流程优化、业务精简等方面起到一定的作用,但在信息协同性和供应链效率上有所欠缺[4-6].本研究针对医用耗材供应链管理模式的建立及其实践,阐述其构建和完善过程.

1 传统医用耗材管理方式的回顾性分析

随着医院管理精益化趋势的发展,传统基于经验的医用耗材管理模式已难以满足医院现代化建设的需求,纵观当前国内医院医用耗材管理现状,其管理方式的缺陷主要表现在医用耗材的采购、库存和使用3个方面.

1.1 采购缺乏分析

(1)体现在耗材的采购量设置上,传统管理方式大多凭借以往经验,主观决定耗材的采购量和采购时点,导致耗材供应不及时现象频发,严重影响临床业务开展[7].

(2)体现在供应商选择上,由于供应商服务水平参差不齐,而传统方式缺乏信息化手段,难以及时获取供应商反馈的信息、难以对供应商进行定量评估,因此,在耗材供应过程的信息追溯和风险控制上缺乏有效管理[8].

1.2 库存缺乏监测

验货方面,传统方式下,医用耗材入库时其产品名称、有效期限、出厂日期以及灭菌日期等信息需人工录入,易造成信息遗漏和错误,且录入的信息也难以实时追溯.库存控制方面,传统方式下,由于缺乏库存分级管理和信息化监测,耗材在医院各类(级)库房中的库存信息不能实时获取,难以做到库存水平监测及缺货报警等[9].

1.3 使用难以监管

使用管理体现在领用量设置和使用追溯2个方面.传统方式下,医用耗材的领用单位是以箱或件计算,而实际每次和(或)每日使用量往往介于两者之间,多领耗材势必会导致科室库房物资积压,而少领耗材会增加科室领用次数;且由于未应用信息追溯技术,耗材的领用和使用信息未能实时获取,使用人员的领用信息得不到追溯,多领、浪费等现象难以监管[10].

2 医用耗材供应链管理模式优化

2.1 流程优化

医用耗材供应链管理模式以"科学、专业、平台、高效、智能"为设计原则,以管理和工程理论为支撑,引入现代信息技术,结合医院医用耗材管理实际,设计成一元化医用耗材供应链协作平台,实现医用耗材供应和管理优化,其特点包括平台化和智能化.

(1)平台化.医用耗材供应链包括院内供应链和院外供应链两部分:①院内供应链借助院内精益化管理平台,从医用耗材入院到最终消耗全流程的业务,通过与院内各科室的业务沟通,将采集到的科室出入库信息及时传递至中心库房分类汇总,中心库房根据获取的各科室消耗信息安排补货;②院外供应链借助院外供应采购管理平台,将汇总后的各科室需求信息传递至供应商,供应商响应订单后,配送耗材至医院等待验货,其内外供应链见图1.

图1 医用耗材管理内外供应链

(2)智能化.医用耗材供应链管理模式应用时,一方面通过运用物联网技术,引入医用物资智能存储柜、手术室智能物流机器人等智能设备辅助耗材管理,实现医用耗材管理的智能和高效;另一方面,供应链管理模式中引入了定数设置、库存控制和供应商评价等多种数学模型,在实际运作过程中,所有数据运算相关操作均自动实现.

2.2 信息协同

信息协同主要体现在业务流程上,通过集成化信息平台、数学模型和物联网技术的应用,医用耗材供应链管理模式中的采购量设置、供应商信息反馈、医院库存控制以及科室推送等各环节实现了多级联动,不但涉及耗材管理部门与各科室之间的协同,也涉及到医院与供应商之间的协同.医用耗材库存涉及供应商和中心库以及病区、手术室等二级库和病房、手术间等三级库,在医用耗材供应链管理模式下,各级库存协同联动(见图2).

图2 医用耗材库存多级联动

3 医用耗材供应链管理模式应用实践

3.1 业务流程

医用耗材供应链管理模式下的业务流程,主要环节包括平台采购管理、库存管理和院内配送管理,医用耗材管理业务流程见图3.

图3 医用耗材管理业务流程

(1)平台采购管理.①通过智能分析科室历史平均消耗量、供应商响应时间等变量,自动生成各科室需求信息,结合各级库存上下限设置补货量,使采购更加科学;②医院与供应商通过供应采购平台开展采购业务,降低人员工作量,提高采购工作的便捷性;③平台可灵活地根据各级库存水平变化进行采购量动态调整,以满足临床不确定性需求.

(2)库存管理.医用耗材供应链管理模式下的库存管理流程清晰,在库房设计方面,按照耗材属性实行不同区域分类管理,引入射频识别(radio frequency identification,RFID)等物联网技术实现自动录入核对、库存盘点及库存信息查询等功能;在库存控制方面,通过构建和应用库存控制模型,根据耗材使用规律和各级库房存储能力合理设置库存相关参数,提高耗材库房利用率,实现智能化、精细化管理.

(3)院内配送管理.实行"定数管理"制度,根据院内各科室耗材消耗特点对医用耗材进行拆箱(包)并重新包装附码,中心库房在一定周期内,按照各消耗点消耗信息进行及时主动补货;同时,通过设计合理、安全畅通的物流路径,提高医院医用耗材的供应效率.

3.2 应用效果

医用耗材供应链管理模式的应用,能有效改善和弥补既往粗放传统管理模式存在的缺陷和不足,对科学、专业和高效地管理耗材具有重要意义.医用耗材供应链管理模式保证了医院耗材及时准确供应,同时通过优化耗材流通、使用及管理等环节,有效提升了院内二级库房的耗材管理效率.

实施供应链管理模式后,科室耗材库存量大幅减少,申领频次和时间均有所下降,库房整理收纳时间减少,医护人员从日常繁琐的耗材管理工作中得到解放;通过引入智能化信息系统,为耗材使用全流程可追溯提供了数据源,为物资管理决策提供数据基础;通过医用耗材供应链管理模式的应用,规范了耗材的临床使用,降低了医院运营成本,在医院床位数增加的背景下,低值耗材消耗量同比降低约14.71%.

4 讨论

4.1 加强与卫生政策的衔接

医用耗材供应链管理模式的持续发展离不开与卫生政策的有效衔接.随着"零差率""带量采购""集中采购""两票制"等医用耗材采购政策的实施,在建设供应链管理模式时要考虑如何及时地将卫生政策内容融合进来,构建如集中采购数据对照、"两票制"验收等卫生政策相关功能模块,提高管理模式的政策协同性.

4.2 加强理论模型的应用

管理模式的顺利实施离不开科学的理论模型.日常业务中,在供应链管理模式建设的库存控制、定数设置、配送调度以及供应商评价等关键环节,除相关人员的主观经验,更重要的是灵活运用运筹学等管理及工程理论,结合医院实际,建立高效的理论库存控制模型、供应商评价模型及多目标资源调度模型等,以实现医用耗材供应链运作的稳定性.

4.3 加强现代信息技术的应用

信息技术是推动管理模式发展的重要动力,在当前物联网技术和人工智能技术迅速发展的形势下,要及时将RFID、图像识别等现代信息技术应用到医用耗材供应链建设的过程中,改善供应链的运作成本(人力成本、管理成本等)和运作效率(准确性、及时性等),提高医用耗材供应链的智能化水平.

5 结语

医用耗材供应链管理模式相对于传统的粗放式管理,在流程效率和信息追溯等方面具有显著优势,得到了社会广泛关注,部分医院的应用结果也表明其在成本控制、规范化管理上起到较好的作用.医用耗材供应链管理模式构建过程中,除对流程重建、平台开发和管理技术应用上的关注,还需加强与"集中采购""两票制"等卫生政策的衔接,加强对库存控制模型、供应商评价模型等高效理论模型的应用,加强对人工智能技术、物联网技术等现代信息技术的引入等,实现医用耗材的智能化和精细化管理.