论提高办公室档案管理工作效率

李彦民 王小杏

【摘 要】在档案管理中，办公室档案是重要的组成部分，要重视网络信息技术的应用，强化管理，充分发挥网络信息在办公室档案管理中的功能。

【关键词】办公室;档案管理;工作效率

一、对办公室档案管理工作的概述

随着社会的不断发展，网络信息技术发展迅速，成为时代的显著特征，在各个领域彰显重要作用。因此，在办公室档案管理中，要充分发挥电子信息化管理的优势，适应时代发展的要求，积极进行策略的调整，对服务系统进行不断创新，促进办公室档案管理运行的有序进行。对于办公室档案管理，要实现档案的全面性和完整性，以保证检索的快速性，发挥档案的最大机制。同时，要做好档案的保密工作，维护档案管理的合理使用，这也是对办公室档案管理人员提出了的最基本的要求。随着信息社会的发展，电子技术得到推广和普及，计算机管理软件应用更加广泛，电子档案能够更好地满足档案管理的需要，较大地提升了便捷程度。因此，对于当前的办公室档案管理，电子化成为发展趋势和方向。鉴于这种方式的便捷性，被社会所广泛接受和运用。

二、强化办公室档案管理工作的意义

对于办公室的档案管理工作，其在内容和性质上各不相同，重要程度也存在差异，甚至有效内容属于机密性文件，与档案主体工作的开展。作为管理人员，要重视档案管理的保密性工作，即使对于机密性不强的文件，也要进行妥善的处理，设定相应的保密级别，避免档案资料出现丢失或者泄露，给档案主体的工作造成不便和阻力。另外，一些办公室的文件档案，能够有效发挥对各项工作的指导作用，是工作方法和思路的设定。为了方便后期档案的查阅，要将网络技术应用在办公室档案管理领域，一旦需要对某项内容进行查阅，使用检索，达到方便快速地查阅。另外，在执行网络电子信息化档案管理的时候，进行权限的设置，设定对档案使用和阅读的级别，实现层次化的管理。这种方式，既能够实现对档案资料的有效调用，又有效保护了办公室档案资料。

三、对当前办公室档案管理工作不足的分析

1.缺乏较强的管理观念。在当前的办公室档案管理中，人员的管理观念不强，直接影响了工作的效率。很多办公室档案管理人员不是专业出身，缺乏相关培训，很难准确认识到档案管理的重要性。

2.工作人员的素质不高。当前，很多档案主体的领导没有充分认识到档案管理的重要性，直接导致人员的重视度不高。很多档案管理人员不是专业的管理人员，使得诸多材料处于堆放的状态，没有进行有效的整理，无法实现档案资料自身的真正价值。另外，素质的不高直接引发人员态度不端正。

3.办公室档案管理在规范性与合理性方面不到位。随着时代的不断发展，信息化程度增强，数字技术在办公室中得到较大范围的推广，在一定程度上提供了档案管理的规范性与合理性，但是，很多档案主体却缺乏先进的管理模式，很难与时代发展相适应。

四、如何提供办公室档案管理效率

1.对办公室档案管理制度进行不断健全和完善。更好地进行办公室档案管理工作，需要档案主体的领导者要增强重视程度，有效推动档案管理机制的完善，强化办公室档案管理制度的建设。做好各类收发文登记，要根据需要，设立专门的档案资料室，对档案进行有序分类，保证其有序地存储，同时，要进行标注，以方便后期进行查阅。在进行存放的时候，不让将其存储在安全性不高的低楼层，要对门窗进行加固，安装护栏，监控设备，防虫、防鼠保证存放的安全性。对于内部关键性文件，要进行单独保管，对保密期限进行及时更新。随着存放时间的久远，要进行档案机密程度的调整，根据需要升高或者降低保密级别。对于一些不具有保密性质的文件，要进行及时处理，进行重新存放和标注。对于这些工作，为了强化监督，要两个以上的人员同时在场，达到良好的互相监督。

2.促進办公室档案管理人员的专业素养的提升。对于办公室档案管理人员而言，要紧跟时代步伐，积极开展相关职业培训，深化对档案管理及保密性的认识，增强思想观念，在一定程度上提升档案管理的水平。对于管理人员，要重视针对保密的法制教育，同时，也要带动企业人员增强对档案管理的重要性的认识，认清其工作的复杂性和艰巨性，对档案管理起到积极的协助和支持的作用。在培训和教育的作用下，增强人员的法律意识和责任意识，在具体的培训中，重视人员专业性的培养，保证管理人员都能够独立开展档案管理工作，明确工作的核心，掌握操作技能。

3.发挥网络电子信息技术在办公室档案管理工作中的作用。在办公室档案管理中，要充分发挥网络电子信息技术的功能，采用电子化的处理手段，强化对档案文件的管理。在这种模式的推动下，能够实现对档案资料的分类处理，同时，提高对复杂档案资料的管理效率，有效对办公室的档案资料进行补充，避免长期无效堆积，提高了档案管理的效率，同时，能够加强资料整理的及时性，方便资料的检索，对于新文件的插入，变得更加方便和迅速。与传统的纸质文件档案管理，网络电子信息化大大提高了工作效率，使得工作的便捷度增强，同时，强化了办公室档案管理工作的精准性。

4.增强办公室档案管理工作的责任感。对于档案管理中的保密工作，需要将责任落实到人。领导要重视档案管理工作，员工要认清自身的责任，增强保密人员的责任意识。在日常档案保密工作中，要制定合理的奖惩机制，对于工作中的失误，要进行相应的惩处。对于工作优秀的员工，要给予一定的奖励，不断提升工作人员的工作热情和积极性，发挥工作人员的潜力，保证档案管理工作的有序进行。