应收账款管理中的Excel技术应用

阎冰洁 刘建生

摘要：提高应收账款的管理效率是企业营运资金管理的核心内容之一，强化应收账款管理可以有效地提高企业资金运作的效率，增强资金的流动性。应收账款财务数据多样却庞大，能否对数据做高效的归类与整理直接决定财务工作的效率，应用excel技术对应收账款管理能显著提高管理效率，该文结合应收账款的常用管理，列举并总结出了部分实用的应收账款管理中的excel技术来帮助我们统计和自动计算，就可以有效减轻财务的工作量。

关键词：应收账款;Excel;构成分析;账龄分析

中图分类号：TP317.3      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）19-0211-03

Abstract： Improving the management efficiency of accounts receivable is one of the core contents of enterprise working capital management. Strengthening the management of accounts receivable can effectively improve the efficiency of enterprise capital operation and enhance the liquidity of funds. The financial data of accounts receivable are various but huge. Whether the data can be classified and sorted efficiently directly determines the efficiency of financial work. The application of Excel technology in the management of accounts receivable can significantly improve the management efficiency. Combining with the common management of accounts receivable， this paper lists and summarizes some practical excel techniques in the management of accounts receivable. To help us count and calculate automatically， we can effectively reduce the financial workload.

Key words： accounts receivable; excel; composition analysis; aging analysis

1 背景

應收账款就是指企业在销售过程中通过赊销， 为购买者提供付款时间上的宽限产生的未收货款[1]。故应收账款的确认同企业收入的确认有着极大程度的关联，在企业对应收账款的分析与管理时，企业需要考虑到多种因素。本文从应收账款管理及应收账款Excel技术应用两方面进行阐述。

2 应收账款管理概述

应收账款管理是指企业在进行赊销业务时， 从授信方把产品或者服务提供给受信方， 由此产生相应的债权并进行日常跟踪管理， 直到账款清理完毕的全过程[2]。应收账款管理的目标主要是运用赊销策略强化竞争的同时尽量减少应收账款的机会成本、管理成本和坏账损失。运用excel技术能有效提高应收账款庞大、复杂数据的管理效率。

应收账款的收回工作便是一个重要的问题，企业可以采用合理方式对应收账款的产生、回收、清理力度。作为一个与企业生存和发展息息相关的工作， 应收账款中数据往往反映了企业财务状况、资金周转率、企业经营效益等[3]。

2.1 应收账款构成分析

在进行应收账款分析时，对应收账款的构成分析尤为重要，企业内部需要根据自身的管理需构建详尽的客户档案，基于客户的购买力、信用等级、地区分布、所属行业、产品市场等进行风险评分和分类管理，从而达到针对不同客户进行资金的优化管理的目的。

另外应当进行关注的是，有关应收账款的客户集中度状况，客户集中度较大可能会导致企业在运营的过程中发生经营风险，即若某一集中度高的客户的生产经营情况恶化，企业的经营将会受到牵连。

2.2 应收账款可收回性分析

应收账款回收情况的监督主要通过编制账龄分析表进行，应收账款拖欠时间越长，款项收回的可能性越小，形成坏账的风险越大。通过账龄分析可以揭示每个客户的风险性和每笔应收账款产生坏账的可能性，并以此作为提取坏账准备的依据，企业可以运用Excel快速、准确编制账龄分析表，并据此制定有效的收账政策，对于加强应收账款管理， 提高资金回笼速度，降低经营风险具有非常重要的意义[4]。

具体来分析，以账龄分析的角度来看，企业的应收账款应尽量控制在一年以内，三年以上的则需要进行控制，因为企业的应收账款的年限和应收账款呈反向变动，从而增加坏账计提比例，若企业的营业收入存在问题，也会对企业今后的盈利状况造成影响。

再从信用期间的角度分析，信用期间是公司跟客户谈判而商定的付款期间，它的可控性对应收账款的管理起到重要作用，超出信用期间后账款回收状况也可以充分反映应收账款的可回收性风险的大小。

3 应收账款管理中excel技术

应收账款的管理是企业财务管理的重要内容，企业的财务部门和销售部门只有及时地掌握 企业对客户销售各种产品提供的信用条件、 赊销关系的时间 、 客户付款及目前尚欠货款 的余额等信息，才能对信用政策的执行、客户信用状况等进行分析，并就存在的问题提出对策 Excel以其强大的处理表格、图表和数据的功能 ， 能够帮助我们及时准确地提供些信息。

3.1 企业进销存业务数据的采集

要对应收账款地进行各项数据分析，必须对企业进销存业务明细数据进行采集，分析应收账款为对客户销售款与付款组成，另外为分析资金流通情况，应知道企业自身的进货与付款情况，据此可设计如图1所示企业进销存明细表。

3.1.1 设置数据有效性

进销存原始数据的录入中，很多数据是相对固定不变的，为加快数据录入速度以及录入数据准确性，可以使用Excel设置数据有效性中的数据序列来录入数据。以某一企业空调批发商为例，进销存明细表中，因空调供货商与客户相对稳定可使用数据序列，进行下拉列表选择，若供应商与销售方有新增，可增加序列内容。EXCEL数据序列设置方法为：依次选择“数据”“数据工具”“数据有效性”，在“数据有效性”“设置”选项卡下，进行如图 2所示设置。

3.1.2 自动计算采购金额与销售金额

采购金额=采购数量*采购单价，本例中F列使用EXCEL公式，F3单元格公式为“=H3*I3”;销售金额=销售数量*销售单价，本例中M列使用EXCEL公式，M3单元格公式为“=H3*I3”。

3.1.3 内部销售记录号自动生成

在第一个销售发票号上输入起始发票数据，其他单生成时销售发票号首先判断其他数据是否这空，若还有未填的数据，该发票号为空，否则按自动加1的方法生成。方法：在J2单元格输入公式“=IF（AND（D4<>""，E4<>""，G4<>""，H4<>""，I4<>""），J3+1，""）”并填充到该列其他单元格。

3.2 利用EXCEL对应收账款构成分析

3.2.1 客户购买力分析

利用供销存明细表和客户基础情况表对客户的购买力、信用等级、进行风险评分和分类管理。客户情本情况表如图3所示，利用函数对客户的购买力，信用等级等行分析与分类管理。

这里的购买力是指进销存明细表中，每个客户的购买总金额，可以使用条件求和函数SUMIF查找客户对应的金额和，函数为=SUMIF（进销存明细表！$L$13：$L$1995，客户资料表！B2，进销存明细表！$M$13：$M$1995），然后使用排名函数对购买力进行排名，函数为=RANK（C2，$C$2：$C$1000），在对供应商进行等级划分时，应先确立企业对等级的要求，如购买力在前30%的为等级A，购买力在前80%的为等级B，剩下的为等级C，则供应商等级使用IF函数为=IF（D2<（MAX（$D$2：$D$5）*0.3），"A"，IF（D2

在对客户购买力分析基础上，企业可以借助客户的财务报表，了解客户偿债能力， 资本保障程度，是否有充足的抵押品，，根据同行业反馈信息了解企业信誉，现场调研了解企业的生产经营情况[5]，确定客户的信用等级，进而确立对客户的赊销期限，并根据每月账龄分析，实时调整信用等级及赊销期限。

3.2.2 产品销售分析

利用EXCEL可以对产品销售情况做单独的分析，比如对各种产品进行数量与金额的统计分析。方法为选择“插入”——“表格”——“数据透视表”，将品种拖入行标签，将数量与金额拖入行标签后的数值，计算每种产品的销售总数据与销售总金额，若还想得到产品的销售平均值，可再次将金额拖入行标签后数值并在下拉菜单上选择值字段值，并在弹出窗口中选择平均值，也可以将客户字段拖入报表筛选，就可以只查看某个选中客户销售统计数据。还可以统计每个客户每种商品的销售情况，只要在上述基础上，将客户拖入行标签就行。

也可以将客戶字段拖入报表筛选，就可以只查看某个选中客户销售统计数据，例如选择长安，得到如图4所示结果。同样，对客户收款金额统计分析也可使用数据透视图。

3.2.3 应收账款余额分析

应收账款余额的高低与企业所处行业特性、商业模式和客户特点等因素相关，应收账款余额增幅与营业收入涨幅一致，相对合理。如应收账款余额增长幅度大大超过营业收入涨幅， 可能隐含着产品竞争力不足，在产业链中处于弱势地位，信用管理或内部控制缺陷[6]。企业应制作每月应收账款余额表，本例中建立一张2018年4月余额表，如图5所示。

若4月进销存明细表中销售记录有100条，收款记录有20条，则长安的应收账款余额公式为=SUMIF（进销存明细表！$L$3：$L$102，C12，进销存明细表！$M$3：$M$102）-SUMIF（进销存明细表！$S$3：$S$22，C12，进销存明细表！$T$3：$T$22），并用拖动填充方式计算其他客户应收账款余额。

3.3 利用EXCEL对应收账款账龄分析

减值金额的确认， 鉴于日常的可操作性与可执行性， 一般情况下按金额是否重大来区分， 金额大的进行单独测试， 不重大的， 用账龄分析法、余额百分比法等[7]。

应收账款通过账龄分析可以揭示每个客户的风险性和每笔应收账款产生坏账的可能性， 且为账款管理提供充分的依据。应用EXCEL进行账龄分析， 将会使分析更加准确、快捷， 可以加强应收账款管理、提高资金回笼速度、降低经营风险 [8]。

账龄分析法将应收账款拖欠时间（即账龄）的长短分为若干区间，计列各个区间上应收账款的金额，并计算每个区间上应收账款占总应收账款的比例，例：在D3单元格使用公式为=C3/B3，并将该列所有比例值单元格格式设为百分比，将公式填充至该列其他单元格，即可计算所有客户末到期比例，其他各期比例值计算方式相同。并为每一个区间估计一个坏账损失百分比，然后，用各区间上的应收账款金额乘以各该区间的坏账损失百分比，估计各个区间上的坏账损失，例：C11单元格公式为=C9*C10，其他各期估计坏账额计算方法同。最后，将各区间上的坏账损失估计数求和，即为坏账损失的估计总额。如图6所示。

4 总结

利用EXCEL技术对企业应收账款分析，可以随时掌握客户购买力、信用等级，及各期应收账款情况，对超过1年大额应收账款，应逐个追踪客户经营状况以防难以回收，成为坏账，通过坏账率与坏账额也可以分析本企业经营状况，提高企业对资金监控效率。

参考文献：

[1] 李娜. 制造业企业应收账款管理存在的问题及对策研究[J]. 中国管理信息化， 2019， 22（10）： 47-49.

[2] 焦平雷. 国有企业应收账款的管理问题研究[J]. 中国商论， 2019（8）： 118-119.

[3] 孙晨曦. 试探企业应收账款风险管理问题[J]. 现代国企研究， 2018（24）： 61.

[4] 赵会芹. 集团公司应收账款回收管理探析——以某集团公司业务为例[J]. 管理观察， 2015（11）： 158-160.

[5] 徐杜增. 企业应收账款及信用政策研究[J]. 齐鲁珠坛， 2019（1）： 29-31.

[6] 杨一容. 股权投资中应收账款风险及粉饰手段辨析[J]. 交通财会， 2019（5）： 75-77.

[7] 田中华. 浅述企业资产减值准备核算管理[J]. 财会学习， 2019（4）： 74-75.

[8] 邹君. 应收账款账龄分析之EXCEL应用[J]. 农村财务会计， 2010（6）： 40-41.

【通联编辑：谢媛媛】