利用Excel和Access相结合解决问题

管智贇

摘要：目前Office套件中的Excel和Access组件在职場中都是应用很广的办公软件，它们各自都有自己擅长的领域。在实际学习和使用过程中它们大多是被作为独立的学习对象进行的，本文利用实际案例来说明将Excel和Access结合起来解决问题，充分利用它们各自的长处，能够更好地解决问题、提高工作效率。

关键词：Excel;Access;数据处理;查询

中图分类号： TP311        文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）21-0212-03

开放科学（资源服务）标识码（OSID）：

Abstract： Excel and Access are now used everywhere in the workplace， what they do best are different. Learning and using on them are separate. In this paper， a case study of graduation Qualification illustrates that if we combine respective advantages of Excel and Access to solve questions， we would obtain higher work efficiency and better results.

Key words： Excel;Access ;Data Processing;Query

Office是目前全世界最流行的办公软件，包含的组件中又以“Excel”最受职场中的白领们欢迎，堪称“职场护身符”，它能在相当程度上提高个人甚至整个部门的工作效率。全国各大高校为了满足学生们步入职场之后的通用需求基本都在低年级开设课程，进行包括Office中Word、Excel、PowerPoint、Access组件在内的计算机基础知识的学习。在教学实践中，Excel和Access两个组件是作为两个独立的个体分别进行的，在各自的教学内容中不涉及对方的学习。与Access相比，Excel普及性更高、学习起来更容易入手、手动数据录入更便捷、图表样式丰富而美观，但是对于多表联合数据处理和分析、执行复杂数据处理结果以及对大量数据的处理就方面就力不从心了;而与Excel相比，Access作为数据库管理软件理解起来有一定的难度，很多学生对它的学习有畏难情绪，但是它具有数据库软件的一切功能，对于复杂数据的处理轻而易举。

本文利用案例说明将Excel和Access结合起来，充分利用双方的长处，能够更好地解决问题、提高工作效率。

1 提出问题

某高校教学干事小吴面临总有大四学生以及学生家长咨询还差哪些课程才能按时毕业的问题，他必须提供还未通过的课程明细以及学分获得的具体情况才能回答这个问题。为了回答这个问题小吴必须把学生修读过的课程和教学计划进行比对，学校的教学教务系统提供了Excel文件格式的学生成绩以及各专业教学计划，但有的学生一门课程重复重修，每一次修读记录都散落在不同的学期，利用Excel比对起来非常麻烦，每回答一名学生的问题都要花费很长时间，让他疲惫不堪。

2 分析问题

对于上述问题，学生成绩与教学计划之间是一对多的关系，单纯依靠Excel来解决多表之间“一对多”的问题非常麻烦，我们利用Access来解决这个问题，让它来进行数据的处理;而数据的录入明显使用Excel比较方便，结果最好也在Excel中显示。

3 解决问题

3.1 将数据导入Access

源数据存储在Excel之中，从Excel把数据传递给Access有三种方法：第一，直接在Excel中复制数据粘贴到Access之中，粘贴结果作为Access表对象存在;第二，在Access中通过外部数据导入工具把Excel之中的数据导入一个新表，结果以Access表对象存在;第三，仍然是在Access中使用外部数据导入工具，选择“通过创建链接表链接到数据源”选项将Excel中的数据导入。最后一种方法与前两种的区别为：前两种导入的结果为静态结果，不会随着Excel中源数据的变化而变化，而第三种方法创建的表实际上维护的是一个到Excel中的源数据的链接，其中的数据与Excel源数据建立动态联系，随着Excel中数据的变化而变化。

在本案例中我们采取第三种方法将Excel数据导入Access，这样以来我们就可以通过在Excel中录入数据来控制Access实际处理的数据了。导入后的结果如图 1、图 2所示：

3.2 数据处理

本案例数据处理的关键在于教学计划表中的一门课程在学生成绩表中可能有多条记录，在学生成绩表中我们关心的只是这门课程所有记录中分数最高的那一条，我们可以建立查询“Q成绩整理”来实现，如图 3所示：

下面建立查询“Q教学计划-成绩”将学生成绩与教学计划表联接起来，将查询“Q成绩整理”和表教学计划添加进查询设计的字段列表区，通过“课程编号”字段建立二者之间的联接，联接属性选择“2：包括”教学计划“中的所有记录和”Q成绩整理“中联接字段相等的那些记录”。此查询的结果解决了学生每门课程通过的具体情况以及还有哪些课程需要修读的问题。创建过程如图 4所示：

下面再创建“Q学分获得情况统计”和“Q重修获得学分统计”分别统计学生各类型课程已获得学分以及通过重修获得学分，在这两个查询中要增加一个计算字段“[学号]&[课程代号]”以便下一步二者的联接。以”Q重修获得学分统计“为例，创建过程如图 5所示：

最后通过创建查询“Q学分获得情况统计“将“Q学分获得情况统计”和“Q重修获得学分统计“两个查询结果联接到一起，创建过程如图 6所示：

至此，所有的数据处理工作已经全部完成。

3.3 将数据导入Excel

打开Excel源数据表所在文件，新建“成绩-教学计划比对”和“学分获得情况统计”两个工作表。通过“数据→获取外部数据→自Access”命令将已经创建好的“Q教学计划-成绩”和“Q学分获得情况统计”两个查询以表的形式分别导入到“成绩-教学计划比对”和“學分获得情况统计”两个工作表，这两个表通过Access与同一个Excel工作簿中的源数据动态联接，如图 7、图 8所示。当源数据发生变化时，我们根本就不需要打开Access程序，直接在Excel中切换到结果工作表单击表格工具选项卡下的“刷新”命令按钮更新数据，立即就能获得与源数据匹配的结果。

现在小吴即便不知道Access为何物，只需把学生成绩复制粘贴到Excel中的源数据工作表中，切换到结果工作表点击刷新按钮即可获得答案，也许用不了一分钟就可以回答学生或者家长的提问，不但极大降低了工作量、提高了工作效率，同时也获得学生和家长的称赞，提高了服务质量。

4 结束语

根据本文中问题解决的过程，可以看出利用Excel和Access两种工具相结合的办法来解决问题，可以充分利用二者各自擅长的领域，能够极大地提高个人甚至整个部门的工作效率。利用Excel和Access相结合解决问题的关键之处在于：Access中进行处理的数据以及Excel中展示的结果数据分别与Excel中的源数据以及Access中的处理结果建立了动态联系，能够同步更新，由此才实现了由Excel录入数据并且由Excel展示结果，整个过程Access根本不用启动似乎从未出现过，它只是作为一个幕后英雄为Excel提供数据处理和分析服务。“系统”完成之后，即便是根本不知道Access为何物的Excel小白也可以随手拿来使用。

参考文献：

[1] 林书明.让Excel飞！职场Office效率提升秘籍[M].北京：电子工业出版社，2015.

[2] 林书明.表哥的Access入门：以Excel视角快速学习数据库知识[M].北京：电子工业出版社，2016.

[3] 徐军泰.Excel动态图表制作与职场数据沟通[M].北京：机械工业出版社，2014.

【通联编辑：唐一东】