高等学校档案工作的探讨

摘  要：高等学校的档案是社会的宝贵资源，如何体现档案的最大价值，发挥出档案在教育事业中的重要作用，需要对档案进行合理的开发与利用，同时了解用户的真实需求，提供准确的服务，才能实现高校档案工作跨越式的发展。

关键词：档案;利用;服务

高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的与学生、教师、学校和社会等具有密切关系的各种文字、图表、声像等不同文艺、载体的历史记录。高等学校档案一经形成，它就成为国家档案资源的重要组成部分，具有存史、资治、教化等多种功能，不仅是高校自身珍贵的历史资料，对国家和地区的经济发展与社会进步也具有重要作用。由此可见，高等学校的档案工作，直接关系到高校各项工作的顺利开展，对档案工作的充分认知和高度重视，是做好档案工作的前提，掌控好档案事业发展方向，不断的进行高质量的开发与利用，服务于高等教育事业，辅助国家经济的快速发展成为档案工作发展的必然。

一、高等学校档案的形成与作用

高等学校是培养社会和行业需求的高端专业人才的载体出口，学生来源于社会并经过筛选，是专业人才培养的起点，学生进入高校后接受德、智、体、美、劳的基础教育，再上升到专业培养，通过四年的有序教育和系统培养，顺利毕业后才能成为专业人才，走出学校并进入对应的行业向社会输送专门的高级人才，服务于社会，贡献于国家。在这一过程中，高校积累了一系列的教育教学过程资料，和学生从入学到毕业每一个环节形成的个人痕迹材料，最終移交档案部门形成档案，应用于每一名学生，成为学生的人生历史记录。

高等学校是教师科研水平提升和进行科学研究和培养科技高尖端人才的重要场所，对于学校的各项科学研究包括合同的签订、项目的管理、各项成果的取得，整个过程形成了完整的科研档案。反过来科研档案的开发利用又直接作用于学校的科学研究工作，同时对教学工作也具有辅助作用，并为企业的发展和国家的经济建设提供技术上的有效依据，科研档案的价值也随之提升。

二、高等学校档案的开发与利用

高等学校档案拥有广泛且丰富信息资源，在科学管理的基础上，需要及时更新，不断的开发与利用，为学校的整体发展提供优质的服务。首先，高等学校档案的开发与利用要注重信息资源的基础建设。档案资源是档案事业赖以生存的基础，是各项档案工作的前提和保证。定期集中组织学校各部门布置归档范围，通过认真指导、明确分工、详细说明，做好全面收集、准确鉴别、及时归档，以利用为目的科学合理的对有价值的资料进行分类、立卷，为档案的开发与利用打下良好的工作基础。再者，高等学校档案的开发与利用要开展档案的编研工作。档案信息资源中有一定历史价值和资治文化功能的资料，通过编写史料的方式面见利用者，最大限度的避免了档案原始资料的损失，延长了档案资料的保存时间，为利用者提供编研成果的同时，体现了档案应有的价值，提高了学校档案工作在社会上的影响力和知名度，提升档案的利用效率，可见编研是档案开发与利用的一项重要工作。此外，高等学校档案的开发与利用应该及时进行档案信息的更新。学校的教育教学、科学研究、行政管理等各项工作的开展，会产生较多有价值的信息资料，需要档案部门积极配合，以最快的速度进行新档入库，为利用者提供更多具有参考价值的信息资料，稳步的进行下一项工作，显现档案开发与利用的效率。

三、高等学校档案的需求与服务

档案用户对获取档案信息所满足程度，以及在日常工作中对档案信息所表现出的依赖程度，构成其对档案信息的必然需求，但是并非所有的档案利用者对高校档案所能反映的全部信息都感兴趣，往往由于需求的目的差异，他们满足于获得某些层面的档案信息。因此高校档案管理者应了解各类利用者的需求方向，开展有针对性的服务工作。

高等学校的领导和管理者需要宏观学校全局，因此对档案的需求和服务具有综合性。管理和决策过程中党政类、教学类、科研类、基建类等等档案都要进行统一的阅读和分析，在此基础上总结历史经验，借鉴成功案例，减少错误判断，避免走弯路，做到行事有依据，决策有指南，把握前进方向，提高管理质量和执行力度。高等学校的教师是学校教学工作的主要负责人，对档案的需求和服务具有专业性。对其主要倾向于教学类档案的服务，借鉴往年教学成果，再结合当年教学内容、教学要求、课程安排来编写教案、制定计划，以完成教学任务，实现教学目标。高等学校的科学研究是强校之本，教师在从事科研工作的过程中对档案的需求和服务具有真实性。严谨的态度是科学研究工作的基本原则，科研档案记录的立项申请、实验数据、成果认定有助于科研人员选择方向、理清思路、重点突破，最终才能取得科学研究的成果。高等学校的学生属于学校主体，对档案的需求和服务具有实用性。对需要提供教学类档案，学生在校期间办理学费贷款、户口迁移、入伍等事项都需要向社会有关部门提交学校档案部门开具的与招生相关的档案证明材料。学生在就业、考研、读博等事项中又要开具与毕业相关的档案证明材料，因此档案面向学生服务的频率也非常高。

总之，高校的档案部门应该定期对档案信息进行统计分析，为学校的发展和决策提供有价值的参考信息，辅助学校做好教育教学和科学研究工作，面向社会做好服务工作，从而推动高校档案事业的不断发展。

参考文献

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[3]邹晏秋，潘高峰.关于高等学校资料管理工作的思考[J].吉林化工学院学报，2011（10）：94-96

[4]胡德明.浅议高等学校档案工作[J].江苏高教，1998（4）：56-58

作者简介：

邹晏秋（1970-），女，吉林省吉林市人，吉林化工学院馆员，主要从事档案管理和研究工作。