信息化管理方式在公安档案管理中的应用

刘利娟

摘要：随着科学技术的不断进步，信息化在档案管理中的应用已经成熟。本文简单介绍了信息管理模式和档案管理的应用。

前言：

档案是国家档案馆的重要组成部分，其储存和使用对国家经济发展具有重要影响。在新时期，档案信息化式的管理模式已成功应用于档案管理。案例研究证明，只有与时俱进，应用信息化管理方式才能使文件管理更加安全便捷。如何适应信息化管理模式，是我们档案管理的方向。

一、信息化在公安档案管理中的意义

（一）信息明确性

如今，很多人使用的信息管理方法实际上指的是在电脑上信息的输入和存储从而方便人们的查询和管理。这同样适用于公安档案的管理。计算机信息管理方法之前，有纸质文件管理的方式。而纸质材料的局限性，在于纸质档案管理可能出现管理混乱，数据丢失，不方便查询的问题等。因此，信息化管理方法可以使存储信息清晰明确，消除数据混乱和不方便查询的问题。

（二）信息查询快捷性

公安局的档案主要包括一些案件和人员信息，包括视频和音频数据。当查询这些信息时，需要快速提供准确的信息，但是当没有信息文件管理时，很难这样做。因此，档案信息管理不仅是进步的体现，也是标准化工作的体现。它具有大量存储的信息，完整的档案信息和快速查询信息的优点。

（三）信息储存的可靠安全

既方便又能做到准确并保证信息的可靠。信息化管理模式，在管理极为方便的同时，也能大大保证档案信息的安全可靠。不仅为公安信息的安全增加了强大的保证，还可以起到保持国家安全的作用。

二、公安档案管理信息化应用

信息管理模式在档案管理中的应用，主要是体现在电子计算机及相关设备的使用，即包括记录、存档、查询和信息安全保障与信息共享的特点。

（一）档案建立

当信息需要存档时，首先要做的是建立档案，在没有信息化档案管理之前，都是书面记录，手写档案管理的分类不是很全面。在建档时要注意的问题有以下几点：第一，注意信息分类，明确什么是属性信息，在哪里记录一个类别，同时建立一个文件目录，有利于查询。第二，必须要完整而全面的信息。对于公安档案来说，信息的全面性和完整性是非常必要的，因为在构建文件时，信息越完善，以后可以查询信息也会越广泛。查询信息目前都是匹配查询，即在查询信息的过程中，输入关键属性信息，然后查询。所有信息管理系统会将数据库信息进行匹配和对比，如果有相关的信息匹配，将出现在查询结果中。因此，必须要建立完整和全面的档案。

（二）档案存档

信息化档案存档比纸质存档更快，更系统。信息建立后，总归要涉及归档问题。许多人会认为档案可以直接保存，而很多的案列表面任何的存储器都可能丢失信息或者损坏磁盘，所以随时备份信息存档是必要的，特别是在互联网日益发展的时代。如果没有特殊情况，有必要将公安档案中存档的文件上传到每个国家单位的内部网络数据库。在此数据库中，需要以使用者自己的名称创建一个文件夹以进行查询。如果涉及共享的文件，则应将其上传到每个公安单位的局域网数据库，从而方便其他人查询和传播。

（三）档案查询

文件查询也是如此。信息管理的应用比纸质查询更直接、更快。在文件查询过程中，尽可能准确地输入要查询信息的属性。例如，需要查询的信息是“公安局2013年工作计划”。此信息定义了创建查询存档的时间、查询内容等，相关的匹配信息就会显示在查询结果中，然后根据需要继续筛选查询。在这个例子中，我们可以看到在查询過程中，很有必要清楚地定义信息的属性和分类。否则，就会徒劳无功。信息越模糊，查询的结果范围越大;相反，信息相对清晰，匹配信息越少，结果范围越窄，查询的结果就越准确。

（四）信息安全

对于任何一个单位的档案信息管理系统来说，信息安全是最重要最迫切需要关注和解决的问题。由于档涉及国家机密，所以信息管理必须安全化和规范化。但是在这个网络黑客普遍存在的时代，我们更应重视对档案信息的安全保护。除了常规的软件杀毒防毒外，经常要做的是保证网络安全、后台数据保护、设置防火墙等工作，不要让我们的网络信息化档案管理方式，成为其他人窃取国家机密和行业机密的工具。所以档案数据的保密是必要的信息安全管理手段之一。设置管理信息和管理员登录密钥，建立档案资源查询机制，确保档案资源的存取和使用的安全基础。如果存在网络攻击现象，必须及时向网络中心报告，让计算机工程师对网络安全进行维护。

（五）信息互联

信息互联是当今社会中最常见的档案管理共享方式。多个地区的网络互联，内部沟通和信息交流和便捷查询，不仅为国家节省了大量的人力，物力和财力，而且大大提高了文件管理共享的效率。对档案信息公开也是有益的，特别是在跨地区搜索信息时，网络互联起着非常重要的作用。由于信息互通，可以用互联网直接查到自己想要的查询档案。只要不涉及机密文件的查询，信息互联工作可以说为国家工作人员带来了极大的便利。

三、结语

随着科学技术的发展，信息化工作已渗透到我们工作的各个方面。信息化管理可以解决档案管理中的一系列问题，因此信息管理越来越多地应用于中国的公安档案管理工作中。与此同时，信息档案管理在国家档案中的应用变得越来越重要。因此，只有不断完善、优化和完善公安档案信息管理方式，才能为人民的利益带来更多便利。