档案规范数字化管理的重要研究

刘军

摘要：随着社会的不断发展和进步，人们获取信息的渠道日益增多，信息获取的效率也越来越高，这对于当今社会的档案管理工作而言无疑是一种巨大的挑战，故步自封的传统档案管理模式已逐渐跟不上时代发展的步伐，甚至面临淘汰。现今社会，信息技术突飞猛进，档案管理工作如何正确利用信息技术，加快档案管理规范化、数字化建设进程，成为了当前广大档案管理部门共同关注的话题。

关键词：档案;规范;数字化;管理;重要研究

一、数字化档案管理的意义

数字化档案管理其实就是指在传统档案管理工作的基础上，将过去纸质、录像带以及录音带等方式存储的原始档案，利用现代先进的信息化、数字化技术相关设备，通过扫描、压缩和转换等方式，形成以图片、文件、视频或音频等存储方式为主的新型档案管理模式。例如，针对一些图片文件档案的管理，数字化档案管理可以利用先進的文字识别技术匹配每一张图片信息，并将图片字段和索引字段通过存储技术存储在数据库等大容量存储介质中，最后再利用各种查阅手段实现档案信息的自主查找和检索，为人们建立高效、快捷的档案查阅渠道[1]。并且，对于已建立的档案信息，人们还可以将其上传至各种网络之中，例如，企业内网、局域网、广域网以及互联网，从而实现档案信息的高度共享、档案的数字化建设。除此之外，规范数字化档案管理的最大优点在于，档案信息的存储和利用突破了时间和空间的限制。

二、现代数字化档案管理的发展重要性

在过去，书本、报刊等纸质读物是人们获取知识和信息的主要途径，而到了现代，随着科学技术的不断发展、互联网技术的不断完善，传统纸质的信息获取方式已无法满足人们快节奏的信息获取需求了。同时，在经济高速发展的社会环境下，各行各业对档案信息的需求量和交换频率也在逐渐增加。因此，当代人们更加追求新型、便捷、高效的档案信息获取方式，迫切的希望档案管理部门能够尽快建立起一套完善的数字化档案管理平台，让自己能够在第一时间获取想要的档案信息，从而实现档案信息资源的高度共享和高效交流。当今社会网络化特征十足，在这一背景下，人们开始将更多的目光逐渐投向了规范数字化档案管理的建设当中，并给予了规范数字化档案管理模式高度的肯定和评价。由此可见，新时代、新环境下，档案规范数字化管理不仅是顺应时代发展需求的一种重要体现，同时也是满足人们多元化、个性化档案信息需求的重要保障，相关部门应当尽早实现档案规范数字化管理的建设，并将数字化档案管理制度落实到每一个工作环节当中。

三、数字化档案的优势

（一）节省空间

在过去的档案管理工作中，档案管理人员通常会将档案资源利用档案袋进行封装，然后再统一收入档案库进行存储，这种以档案库为基础的传统档案管理模式，既耗费了大量的人力物力，又占用了大量的空间资源[2]。而档案规范数字化管理的实施则可以有效改善这一现状，这种管理模式下，管理人员利用现代先进的数字化技术代替了以往的纸质档案存储方式，将纸质档案信息资源完美的转换成了数字化的档案信息资源，并且在当代计算机技术强大的存储功能支持下，纸质档案信息资源在转换成数字化档案信息资源之后，被完整地存储在了计算机当中，如此一来，不仅大大提高了档案信息资源的管理和存储效率，同时也更好的实现了档案管理工作纸资源和空间资源的节约。

（二）更加安全

在传统的档案管理模式中，档案多是用牛皮纸袋进行封装，并且需要辗转经过多个档案管理工作人员之手，如此管理方式之下，无形间给档案管理工作增添了许多安全隐患。不仅如此，一些纸质档案在长期的翻阅和传阅的过程中，经过多次的使用和传递之后，难免会出现一些磨损和损坏，有时甚至还出导致部分纸质档案资源的丢失。例如，某公司员工小满欲跳槽至另一家自己心仪的公司就职，并且也得到了接收公司的聘用，因此向公司提出离职，临行前向公司档案管理部门索要自己的档案时，却得知自己的档案被不小心遗失了，由于未能拿到自己的档案，小满没能及时到新公司赴约，最终错失了自己心仪已久的新岗位。由此可见，传统的档案管理工作在安全性和可靠性方面存在严重的不足，而档案规范数字化管理的实施，通过先进的数字化存储技术支持，能够将档案管理工作变得更加规范化、安全化、可视化，能够实现档案信息资源的联网查询、实时阅览，极大程度上避免了上述问题的出现。

（三）缩短时间，节约成本

档案规范数字化管理的实施，使人们能够在最快的时间内获得自己想要的档案信息，极大程度上缩减了人们的档案查阅用时。同时，在档案规范数字化管理中，超文本和多媒体技术在搜索方式中的深入融合，也让人们的档案查阅效率变得更高、查找范围变得更广。并且，为了进一步提高档案管理工作的保密性，档案规范数字化管理中还采用了电子加密技术，更好的保障了档案信息资源的安全[3]。不仅如此，档案规范数字化管理还大大降低了档案管理工作的人力资源消耗，减少了管理人员的工作压力，让管理人员有更多的精力去开展其它档案管理相关工作，如收集工作、编研工作等，从而让档案管理工作的效率得到稳步提升，人力、物力、财力资源得到有效控制。

结语：

综上所述，档案是一种宝贵的信息资源，随着社会的发展和进步，越来越多的人们开始认识到了档案的重要性，实施档案规范数字化管理势在必行。笔者相信，随着科学技术的不断完善和进步，今后的档案规范数字化管理将会变得查阅更加快捷、功能更加强大、涉及范围更加广泛。

参考文献：

[1]丁学刚. 浅谈档案数字化管理在县级文化馆建设中的重要性[J]. 办公室业务，2018（06）：187.

[2]曾祯. 浅谈企业档案数字化工作的对策及建议[J]. 现代国企研究，2018（06）：65-66.

[3]王义. 数字化背景下的企业会计档案管理研究[D].吉林大学，2012.