探讨提高社会保险档案管理的有效措施

张霞

摘  要：社会保险档案管理是社会保障体系的重要组成部分，也是和谐社会主义建设的重要内容，具有重大意义，与广大劳动人民自身的利益密切相关，也是社会发展过程中的必不可少的一部分。其中社会保险档案社会保险工作开展的重要依据，是劳动人民合法权益保护的基本前提，社会保险完整性与有效性，对社会和谐发展与稳定发展具有积极促进作用。

随着我国社会保险行业的深化改革，加大了社会保险的覆盖面，使越来越多人们的基本权益可以得到保护，近年来我国社会保险的业务量与档案的数量也在不断增加，因此档案管理部门需要加强对社会保险的档案管理工作，使社会保险工作的实施更加完善。

1社会保险档案管理工作的重要性

1.1社会保险改革的需求。社会保险改革需要对传统档案管理工作加以改革，加强社会保险档案管理工作，建立完善的社会保险档案管理体系，确保社会保险工作的高效开展。在社会保险档案中具有完善的保险资料信息记录，是社会保险工作顺利开展和实施的重要前提，如档案中原始资料一旦丢失，那么后续的保险工作也就难以展开，信息资料补回十分困难。因此加强社会保险档案管理工作十分重要。在传统社会保险档案管理中，主要是纸质资料，管理工作十分苦难，档案管理人员的工作量较大，而信息化时代下，社会保险档案的管理工作必然要与信息技术相结合，建立社会保险档案系统，对传统档案管理方式进行革新，确保社会保险档案的完整性，为社会保险工作开展提供依据。

1.2社会保险业务发展的基本要求。社会保险工作的开展十分复杂，社保工作的落实会产生大量数据和信息，如果这些信息及数据资料没有进行妥善保管，则会造成数据丢失，对社会保险工作的开展产生阻碍。此外，由于各个企业及单位中经常会出现人才流动的现象，保险缴纳也会产生相应的变动，加强社会保险档案的严格管理，避免社会保险的缴纳出现混乱，人才流动期间会将部分信息资料进行转移，并由新单位予以保管，双方共同协定社保缴纳情况。从体制上来看，保险本身具有严格制度管理体系，社会保险工作与档案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作实施。

2加强社会保险档案管理的对策建议

社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。

2.1加强社会保险档案管理宣传工作

社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平，真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度，充分利用各种有效宣传手段和宣传方式，广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性，提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。

2.2规范社会保险档案管理业务流程

（1）社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理;保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。

（2）社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。

2.3实现社会保险档案管理的标准化

（1）加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人員上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理;二是购置标准档案柜;三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具;四是购置档案专用账表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。

（2）建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：

①在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。

②用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况;记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况;记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。

③记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。

④财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。

2.4注重社会保险档案的开发利用

在加强社会保险档案管理的同时，也要注重发挥社会保险档案的服务作用。一是提供咨询服务，例如，开展公布养老保险个人账户对帐单，随时为职工查找提供服务。二是为领导决策提供参考数据，每次社会保险制度改革起步前，都由档案信息库提供大量的参考资料和信息数据供决策用。三是成为管理工作的基本手段。社会保险公司的基本工作包括参保登记、征缴基金、拨付基金等，都要依靠档案提供帮助。四是为进行费用预测和制定政策提供依据。例如利用档案记载的受保人缴费情况和保险金发放情况，预测社会保险费用的需求量，为制定和调整保险基金提取比例的政策和标准提供可靠依据。

3结束语

总之，在现阶段，传统的社会保险档案管理模式和管理方式已经被规范化、标准化和信息化的档案管理模式所取代，促进社会保险工作健康发展与持续发展，为社会保险工作的开展提供了充足的依据。

参考文献

[1]  孙元勋.探究社保档案管理建设的有效措施[J].中国管理信息化，2015，18（23）：165-168.