关于信息化对民政档案管理工作的影响初探

孙风强

【摘 要】民政档案管理部门是民政部门的重要组成部分，民政部门也是国家与群众之间联系最为密切的机构之一。民政工作是面对整个社会群体的，工作任务量很大，整理的资料也很多，也是民政行政业务工作的重要内容。而信息时代的到来，提高了档案管理工作的效率，民政工作是面对社会广大群体的具体工作，负责着社会的稳定发展，和人们的日常生活。本文就信息化对档案管理工作的影响做如下讨论。

【关键词】信息化;电子化数据;硬件设备;数据维护

档案信息化的一个目标就是实现档案的数字化管理，建立档案的全文数据库。即可以通过纸质档案转换成数字档案如通过扫描，将档案以数字图像形式存储和显示;或通过文档一体化，将档案内容以虚拟的数字化形式即电子文件形式存档。信息化对民政档案管理有着积极深远的影响，这就要求我们对民政档案信息化管理采取积极主动的对策。

一、民政档案管理的特点

1、以便于查询与管理为出发点

民政部门与档案馆虽都与档案有关系，当两者在实际的功能上有着较为明显的不同，档案馆重在保存某些大事件的档案，保护事件所涉及信息的完整性，以便作为未来信息关键的来源地;而民政部门档案管理的最主要目的是为了服务群众，帮助百姓，为老百姓的日常生活提供信息的支持，所以，民政部门所建立的档案管理系统是开放的，便民的，甚至于在信息化条件下，老百姓可以通过网络技术查询到一部分被公开的档案信息，这样能够更加方便快捷地为老百姓提供帮助。

2、数量大、种类多，涉及面广等特点。

民政档案管理的工作因为其工作性质，档案资料的来源涉及了社会的每个方面，甚至于每个人，因此，民政工作对于维护每个公民的利益，保持社会稳定，推动社会发展都起着不可替代的作用。比如医院部门的民政档案管理涉及了每一位来该医院就医看病者的健康信息，随着患者身份的不同，医院档案管理也会不断地扩大。

二、信息化对民政档案管理工作的影响

群众是民政工作的主体，与群众实际生活及社会和谐的关系十分紧密。民政档案管理工作随着高速发展的社会日益显示出重要性，并逐渐增大工作量，诸如婚姻状况、户口等很多资料需要进行归整。随着我圉目前不断改进的档案管理工作及日渐深入的制度改革，不断扩大了民政档案管理工作领域，增多了职责，充分利用信息技术使档案文件分档、归档工作明显提速。

1、信息化促进档案载体转变为电子形式

以往的档案载体是纸质的，档案管理的整个过程均是手工操作的，现在随着计算机技术以及互联网技术的应用，档案存放变成了虚拟电子形式进行的存档。民政档案管理部门建立档案数据库，民政档案工作人员检索就从纸质资源检索转变成了电子化数据，工作非常简便。

2、信息化提高了民政档案的利用效率

信息化建设明显提高了民政档案利用效能，为广大群众提供便利是民政档案管理工作的一个最根本目的。从收集、整理、归档到利用的传统档案管理工作过程十分繁琐，民政档案管理工作中档案的形成通常需要的周期较长，应用信息化技术的民政档案使档案形成时间明显缩短，进而使档案管理效能 明显提升。

3、信息化提高了档案管理的工作效率

因为民政部门在日常的工作中需要直接与群众进行交流，所以，民政档案管理工作的开展，也就是为人民群众提供很大的便利。在传统的民政档案管理模式中，从文件的收集、整理、归档以及到最后的利用，整个过程具有非常明显的复杂性，一份档案的形成需要经过很长的整理时间，这对档案管理工作效率带来了一定的影响。通过信息化技术，可以在很大程度上减少文件从收集到提取利用的时间，从而为民政档案管理工作效率的提升提供了良好的条件。

三、信息化对民政档案管理提出的新要求

1.管理者要树立信息化的管理理念

现时代的民政档案管理者要充分认识到信息技术给我们带来的便利，不断强化创新意识，改变传统旧的管理理念。民政档案管理者要有计划的开展民政档案管理的工作，将现代化的信息设备和技术应用于民政档案管理的各个流程中，进而减少人力的手工操作。

2、加大投入，更新硬件设备

在民政档案信息化管理工作中，硬件设备在其中起到了非常重要的基础作用，所以要想保证各项工作可以实现合理的开展，一定要加强硬件设备方面的投入力度。通常情况下，档案信息管理所设计到的硬件设备主要包括了计算机、扫描仪、打印机等输入设备，这些设备在整个档案信息管理过程中起到了必不可少的作用。另外，针对于已经看老旧的设备不能在加入到档案信息管理当中，应该对设备进行及时的更换，保证设备的先进性，通过这种方式才能保证信息化建设工作的有效开展。因此，民政部门在推进档案信息化建设时，一定要加大资金方面的支持，保证所选择的设备具有先进性以及适用性。

3、提升民政档案相关工作者的信息化能力

要实现民政档案管理的信息化建设就必须让民政部门档案管理人员熟练掌握及应用现代化、信息化的相关知识及技能。现在民政工作的服务内容在扩大，难度也在不断加大，档案管理人员的专业性要求也更高，所以，民政档案有关的工作人员的业务水平也必须相应提升，以保证工作质量和效率。为此，必须积极组织相关工作人员进行档案管理工作的培训学习，加强他们职业道德方面的教育，以不断增强其保密意识，提高其专业知识及技术。培训学习的内容应结合当地民政工作的实际情况，比如应和当地的民生民情等具体情况相符合，同时培训内容还应具备针对性及专业性，内容应避免空话套话。培训结束后及时组织相应的考核，巩固他们所学的知识，若考核不合格，应组织单独辅导。

4、加强民政档案信息平台的更新和系统数据维护

在信息开放的环境下，对民政档案信息平台的安全性提出了更高的要求。民政部门必须引入安全系数高、性能稳定的档案数据管理系统，对其安全性能进行优化，杜绝使用外来数据来源，不允许使用档案信息化管理的电脑接收陌生邮件，进行QQ聊天，不能使用不明U盘、光盘、硬盘等，要设立软硬件防火墙，以防止网络黑客、木马、病毒的侵袭。做好数据的常规更新与维护，民政部门要指派专人负责信息平台的管理，建立相关的数据备份与保密制度，为信息化的实施提供有力保障。

综上所述，民政档案管理的工作会随着信息技術的不断发展与运用发生巨大的变化，在带来各种各样的方便快捷的同时，也将会伴随着一系列的挑战，这就要求我们的工作人员有着知难而上的精神，在提高工作效率的同时，也牢记为人们服务的宗旨，从而推动民政档案管理工作的不断进步。

（作者单位：河北省石家庄市灵寿县民政事业服务中心）