数字化时代的保密管理工作研究

刘宏亮　牛猛　李晓楠

摘要：现如今，我国是信息科技快速发展的新时期，现代社会信息技术迅猛发展，加强数字信息的保密管理也成为一项重要而紧迫的任务。当前保密管理工作存在保密范围界定不清、挑战认识不到位以及专业队伍欠缺等问题。进一步加强保密管理工作需要建立健全管理机制、创新工作方法、提高技术水平、加强队伍建设和创新培训考核。

关键词：数字化;信息;保密;管理

引言

和传统的保密管理工作方式有所不同，在数字化时代，保密管理工作呈现出新的特征。尤其是在保密载体管理方式和信息控制方面。除此之外，保密管理工作有了新的时代要求和时代挑战，需要我们档案人解放思想、转变观念、开拓创新，在大力推进档案信息化建设的同时，更能安全地利用现代化技术手段和传统保密手段相结合，做好信息化档案的保密工作。把信息管理中的保密工作提到一个更高水平。从而加强保密管理工作效率，为企业和机关单位的工作安全和信息安全作出贡献。

1数字化条件下保密管理工作存在的问题分析

1.1档案进行数字化时，没有进行前处理

所谓的前处理，就是在档案进行数字化加工前，对档案进行认真细致地分类，把涉及秘密的档案与非涉密的档案分开。现在进行数字化的单位，大都没有进行前处理，没有对拟加工的档案分类整理，没有进行密级鉴定，或者说密级鉴定不细致，把涉密的档案与非涉密档案混在一起就进行加工。

1.2没有对数字化条件下保密管理工作进行全面认识

在数字化时代，做好保密管理工作不是一件简单的事。首先，保密管理工作面临的对象越来越多样化。在传统的保密工作中，由于缺乏现代化技术，保密的方式和对象，主要以纸质文件呈现出来。但是随着信息技术的发展，新的设备投入保密管理工作中，例如电脑、移动设备等等。保密工作的难度不断上升。其次，涉密信息越来越难以操控。由于现代化技术的广泛应用，信息透露的方式越来越多，需要管理的方面也增多。日常生活中的许多设备都有可能造成信息的泄露。如手机、电脑等等。再者，信息泄露引发的结果越来越严重。一些看似体积较小的移动储存设备，里面却拥有许多机密信息，随着体积小的移动设备大量使用，信息泄露的风险大大增加。

1.3过分依赖简单的程序化的保密检查

对于所从事的业务工作是应该在涉密计算机中处理还是应该在非涉密计算机中处理，很多机关干部以及企业工作人员难以界定，经常会发生将涉及单位内部信息的工作在非涉密计算机上处理的现象。这是因为，单位对涉密计算机管理比较严格，在使用上有很多硬性规定，日常的保密检查也主要围绕涉密计算机开展，而非密计算机经常是保密检查的死角，往往更容易发生涉密事件。

2加强保密管理工作的有效途径

2.1档案管理者要提高保密意识

首先档案管理人员要注重政治素质的培养，具备较强的档案法制意识和档案保密意识，严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律。其次，应对数字化档案管理，必须熟练掌握涉密载体（档案管理专用计算机、移动硬盘、光盘）的专业知识和操作技巧。最后，档案工作人员需定期签订保密承诺责任书，严格履行保守国家秘密和工作秘密的义务。

2.2实施人员的审查、教育、管理

要选择具备资格的档案数字化实施人员并簽署保密承诺，日常要做好人员教育、管理。有条件的单位可以指定专人负责保密相关工作的落实，没有条件的也要安排兼岗，避免保密环节出现问题。要特别重视档案数字化实施人员的保密教育和日常指导，以增强其保密意识与提高保密知识、技能水平为目标，使相关人员充分认识到保密工作不是狭隘、肤浅的口头语，认识到现代窃密手段无孔不入与无声无息的性质，认识到保密这场没有硝烟的战争的残酷性，增强大家的责任感，提高对保密工作的重视程度，使之在认真学习保密政策和法规的同时，真正领会并掌握现代科学技术知识与保密技能，使保密工作真正和业务事项融合开展，日常化、有针对性，不断提高使用者的信息安全意识和敏感度。要对教育培训效果进行评估，一方面对参培人员进行测试督促学习，另一方面要对培训方式进行评估反馈，不断提高效果。

2.3健全完善各项管理制度，特别是安全保密制度

要按照《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》和《档案数字化外包安全管理规范》等有关法律法规的要求，健全完善档案数字化过程中的一整套的档案数字化监督管理制度，特别是安全保密管理制度。其中包括对档案数字化选用加工公司进行公开招标的管理制度，档案进行数字化加工前的前处理制度，档案数字化加工场所管理制度及进出场所管理制度，档案著录、扫描、挂接、质检、系统账号管理和登陆制度，档案出入库管理制度，档案借还管理制度，等等。对档案数字化加工出库到加工结束后入库的每一个环节，都制定针对性强、可操作性强、约束性强的管理制度，使档案管理的制度每一个环节之间无缝对接，并采取必要措施，使各项制度落实到位，确保不出现失泄密问题。即便出了问题，也能追溯考究、有据可查。

2.4提高技术支撑水平

加强保密工作，要严格遵循国家的技术标准。对照国家的保密安全技术标准，检验本单位的保密技术水平。要加大投入，用最新、最先进的技术开展工作，及时更新相关设备，升级换代技术水平。经费支持是做好保密工作的重要保障，要建立健全必要的保障机制，切实提高保密技术水平。此外，还要将本单位的保密管理范围和通用的保密管理技术结合起来，建立本单位专用的保密检查工具软件，帮助工作人员潜移默化地提高保密管理意识。

2.5更新保密管理工作的思路和方法

解决问题的关键是有科学合理的方法。在现代社会，保密管理工作，比起以前更加复杂和多样。需要更加专业的知识和科学的工作方法。数字信息时代，传统的纸质信息保密工作方法被数字化的信息安全系统所取代。保密管理工作需要更高的要求。对于数字信息安全保密工作来说，需要专业的技术、专业的知识和专业的人员。由此可见，加强保密管理工作，关键在于更新保密管理工作的思路和方法，引入先进的信息管理和保密理念以及相关的技术。让保密管理工作方法和思路能够应对新时代的安全危机。除此之外，工作方法和思路，还需要建立在所处工作单位的基本情况之上，结合理论和实际，综合运用不同的管理方法，让保密管理工作方法和思路能够应对可能出现的安全危机。除此之外，工作方法和思路还需要建立在所处工作单位的基本情况之上，有机结合理论和实际，综合运用不同的管理方法，从而提高工作单位内部保密管理工作的效率。

2.6加强数字化信息存储设备管理

数字化加工所使用的计算机及设备，必须与其他网络完全物理隔离，禁止安装具有无线互联功能的硬件模块和外围设备。项目完成后，要将所有加工设备中存储的档案信息，在委托方的监督下，采取符合保密规定的方法彻底清除，或者将设备中的硬盘留给委托方保存。

2.7落实保密协议管理

实施保密数字化工作的单位，应与相关人员签订保密协议。委托档案服务机构实施数字化工作的，要与其签订档案数字化工作的安全保密协议，明确档案服务机构的保密义务与责任。承揽档案数字化工作的档案服务机构，应当对全体参与人员进行资格审查、开展上岗前保密教育、签署保密承诺书，明确保密职责与违法后果，并将签署保密承诺书人员的名单及个人基本信息汇总报送委托单位备案。实施单位应当指定机构或专人，负责对保密协议的执行情况进行日常监督、检查。

结语

信息化时代推进全球进入数字化时代。数字化体现在生活中的方方面面，尤其是数字化技术在生产、生活、经济、文化、科技、社会、国防安全和教育中的不断运用。保密管理工作，随着数字化时代的发展，面临着新的挑战。因此在新时代开展保密管理工作具有重要性和必要性。本篇文章通过分析保密管理工作的不足，结合实际，对于问题进行总结，探索出一些加强保密管理工作的有效途径。希望通过对策分析能够提升数字化时代保密管理工作的效率。

参考文献：

[1] 袁物蕴.中国保密法制历史初探——兼论近年来的保密法研究[D].北京：中国社会科学院研究生院，2013.

[2] 余灏.我国基层政府电子政务的信息安全保密管理对策研究[D].开封：河南大学，2013.

[3] 刘文静.政务信息公开视角下的保密工作——以南昌市为例[D].南昌：南昌大学，2013.

（作者单位：国网天津市电力公司宁河供电分公司）