信息化背景下的路桥企业该如何实施档案管理

黄诗贤

【摘要】：档案管理的关键是全面有效地处理信息，加强档案管理，创新管理机制，不仅可以预见、规避相应的风险与问题，同时能够有效带动社会与经济的发展。信息化背景下，路桥企业有必要加快档案管理系统的创新步伐，提高档案管理的质量。本文全面地探讨了路桥企业档案管理中常见的问题及其产生原因，并相应地提出了有效的解决策略，以提高档案管理水平，为今后工作提供借鉴和参考。

【关键词】：信息化背景下 路桥企业 档案管理

1引言

作为档案业务中最为重要的一个环节，做好档案管理服务有着重要的意义。信息化背景下，过去使用的档案管理系统和模式已经严重脱离了新时代的发展背景。因而，现阶段路桥企业有必要对档案管理服务体制进行大刀阔斧的创新与改革，确保档案管理工作的自身价值以及社会价值能够得到充分的发挥。

2现阶段路桥企业档案管理工作现状

2.1管理体制相对落后

首先，不重视档案管理工作，并且缺乏针对性的管理办法与措施，管理机制存在严重的漏洞和滞后性。尤其对于部分领导层人员，认为档案管理部门是一个边缘性部门，对管理人员的岗位安排没有进行过多的考虑。长此以往，就导致了档案管理工作缺乏合理性与规范化，进而对单位的其他工作进程造成一定的阻碍作用。目前，路桥企业档案管理制度创新存在着诸多的阻碍因素，使得现阶段的档案管理服务水平迟迟得不到有效提高。

2.2档案管理落后

目前，路桥企业在档案管理方面，不能有效提高现代化水平，不能有效利用现代档案管理工具，设备，方法和手段。总体来说，目前，国内档案管理方法严重滞后，管理方法仍然是传统的人工搜索方法。同时，不同档案资源关闭，档案信息资源没有系统共享，构建档案数据库存在严重延误。档案数字化进程的推进受到了诸多因素的限制，比如档案在具体应用过程中受到时间、空间等多种要素的制约，这对于提高档案管理质量与效果有着极为不利的影响。

3信息化背景下实施档案管理的策略

3.1注意建立Web版本档案

由于档案的Web版本有助于及时收集存档，因此可以提高存档管理的工作效率。因此，许多国内路桥单位一直在使用信息技术来启动在线档案服务。从目前的环境和发展情况来看，档案网络版本是未来档案管理工作的发展方向。这一过程中，档案管理部门不仅要加强本单位内部的局域网档案管理，采用统一的格式把档案制作成网页版。同时，还要注重不同种类有用信息的交织与整合。建立和完善档案管理系统，并且与相应的部门之间保持网络的连通性，加强信息的共享。通过提供网上检索功能，使得档案的使用者能够获得更好、更全面的服务。此外，在进行档案管理工作时，要注意互联网的优势，将网页和网站作为重要基础，积极建立和完善档案信息数据库，建立电子档案数据库。这样一来，才能显著提高档案信息的数据化、自动化水平，同时有利于提高档案管理的法制化、规范化效果。最后，路桥企业档案管理部门还要和宣传部门做好沟通与协作，争取将单位内部的所有工作、各项活动的具体开展状况制作成数字化档案，并且做好视频档案的建立与管理，提高各部门之间的相互配合与协作水平。

3.2建立档案管理中心

作为路桥档案管理部门，有必要加强与其他单位的沟通，特别是与信息管理部门的协调和联系，积极推动电子档案管理中心的建设，提高管理中心的综合性水平。一般来说，可以将档案管理中心设置于本单位的档案室，并且将管理中心与档案室合并，使二者成为一个有机的整体。该整体既是本单位的信息源，而且集成和使用了大量数据。此外，档案管理中心还具有内部资源共享功能，及时增加、修改本单位内部档案，对外可以限制性地查询档案。一般来说，建立一个档案中心，能够对各个方面、不同内容的档案进行有效管理，并且能够显著提高档案的利用率。

3.3档案资源整合

信息化时代，路桥单位可以实行档案集中统一管理的模式和制度。在进行档案管理工作时，如果采用统一化、集中化的管理方式，就要加强档案资源的整合。档案资源的统一管理，可以避免档案管理工作中存在的分散管理、各自为政等弊端，同时可以推动我国的档案管理事业有序进步与发展。此外，统一档案管理能有效保证档案管理环节的安全效果，提高档案资源的开发水平和管理效率、管理质量。具体来说，在进行档案资源整合时，首先要根据实际情况建立和完善档案体系，增强档案管理的综合专业水平。这样一来，才能打破原有档案接收与利用环节中所受的各种限制。第二，做好资源整合工作，还能促使档案管理机构的设置变得更加有序、合理，及时发现机构设置方面存在的种种弊端与不足。这一过程中，要解决好档案管理环节中不同部门之间存在的各自为政的问题。

3.4档案信息资源共享

一方面，思想创新在档案管理创新中起着主导作用，信息化背景下，作为档案管理人员，必须贯彻科学发展观，日常工作中要敢于解放思想，加快管理理念的创新，积极树立先进的“档案信息资源共享”观念，工作中要牢牢秉持着“以人为本”的宗旨。同时，还要注重管理观念与服务理念的积极转变，从思想观念上真正对档案管理创新引起重视。另一方面，随着我国经济的发展和社会的进步，档案管理也日新月异，不断变化。因此，信息化环境下，有必要提前分析档案用户的不同需求，不断创新档案管理工作。要把过去被动、落后的服务模式，转变为主动、先进的服务管理模式，推动档案管理向超多元化服务方向发展。在这一过程中，要把档案中的宝贵信息转化为档案编研的重要成果，充分发挥档案资源的经济效益和社会效益。

4结束语

以往的档案管理工作受到传统管理方式、管理内容、管理機制以及管理理念等诸多因素的限制，因此，无法有效地提高相关单位的档案管理质量。信息化背景下，路桥企业要加快转变经营理念，创新管理体制和管理模式，对管理环节中的一些细节性问题进行把控，加快推动档案信息资源的整合与深度开发，不断提高从业人员的专业素养与工作积极性。这样一来，才能确保档案管理工作顺应历史潮流，使得档案管理工作质量与效果得到显著提高。

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