水利工程档案管理的分析与对策

周莉艳

摘 要：档案作为珍贵的文献是记录工程开展的重要信息载体，工程档案更是工程建设全程记录及竣工检修、维护管理的重要依据，而对于水利工程竣工验收而言，档案合格是水利工程验收的必备前提，因此做好工程档案管理具有重要意义。本文以档案管理的基本特性为基点，结合自身实际工作特点，针对水利工程档案管理过程中出现的问题进行简要分析。

关键词：水利工程;档案;管理

档案作为水利工程建设全过程的真实记录，完善且详细的工程档案可以反映出水利工程建设的全过程，因此建设一套“完整、准确、系统”的档案管理制度具有重要意义，这是水利工程档案管理的第一要素;其次要深化和完善载体档案的归档制度，让纸质档案与信息档案共同配合推进档案管理，最后要处理好档案工作的移交和接收程序，保证档案的机密性和科学性。

一、“完整、准确、系统”的管理

水利档案管理的完整性要贯穿到工程管理的各个阶段，有始有终，包括水利工程档案管理的勘察设计、监理施工等。在档案管理过程中也要切实明确相关部门人员的归档责任及各个责任等，同时在工程初始阶段就应加大档案管理密度。准确性方面要保障水利工程档案管理中各个数据、人员职责、项目负责人、项目法人、事故处理等基础设施的准确性，同时也要按照本单位的实际情况来准确的完成项目管理的推进与实施。系统性则需要从立项开始就对文件材料进行整理和收集，要保障档案工作与工程建设进程同步管理，也要同时验收归档文件的完整度和总体质量。

另外，完整的档案管理也应注重工程档案材料的全面性，在实际管理中要做到所有应归档的档案材料必须要齐全划一，包括水利工程汇总人事档案管理等，准确的档案管理要注重反映内容的准确性，其中包括文字、图形、视频资料等，特别是施工阶段与竣工阶段要如实反映档案管理的准确性和实际性。系统性的材料準备要将所有归档的材料档案进行有机的统一联系，相关材料要尽量放在一起，防止遗失或被窃，特别要注意的是工程项目文件材料要具有成套性和统一性。

二、完善推进载体档案归档制度

完善和推进载体档案的归档制度需要做到声像档案与电子档案为纸质档案做后备与补充。水利档案管理的重要性不言而喻，各参建单位应指定专人负责照片、录音、录像等声像材料和电子文件的收集、整理、归档工作。工程建设重要阶段、重大事件及事故必须要有完整的声像材料归档。归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。

另外，水利档案管理方面要建立起专业化队伍，如要强化考核机制的运行与监督，要求相关档案管理人员必须要设立初审、复审，层层把关签字的工作要求，按照不合格不接收的原则，保证档案达到接收标准。同时，严防借机造假、涂改、抽取、替换材料，杜绝档案丢失、损毁等情况发生，可以从制度化管理、人员调配、人员培训发展等角度全面深化档案管理专业化发展。同时声像档案管理要注重档案管理的科学系，档案管理工作人员的信息素养要通过系统培训、自主学习等方式进行提升。档案管理人员要与工程负责人进行协商制定信息化档案管理职能，对于纸质档案的管理协调工作要同步信息化档案管理，如部分档案管理需要进行网上信息报备时，由水利工程相关人员直接对接档案管理人员，防止档案管理中重要信息的泄露，同时监理单位负责对施工单位提交的归档材料进行审核、确认并按标段（合同）编写档案资料质量审核意见。

三、处理好档案移交和接收工作

移交与接收工程档案资料的时间，视工程建设的实际情况而定。 一般单位工程完工后，就应完成有关工程档案的收集、整理工作，随后即可进行档案资料移交与接收工作。整个工程档案资料（包括竣工验收的文件材料）的交接工作，应在竣工验收后的3个月内完成。

移交和接收工作中，为保证移交档案的质量，档案管理及工程档案管理相关人员要对档案管理卷宗进行仔细的审查与核实，包括档案的卷宗规制的合理性，对于不合格的归档材料需要求相关立卷人更正后再完成移交手续。另外，电子声像档案的移交要同步纸质档案的移交和接收，要仔细检阅声像资料的真实性以及完整性，为避免声像材料过多而导致档案移交工作遗漏的事故发生，相关单位部门对于水利工程档案的处理要提上日程，另外对于档案的移交和接收，双方必须要做好“移交目录”准备，明确负责人的效能，最后经双方核实签字后，完成接收。

总之，水利工程档案管理极其重要，在档案管理过程中要注重将档案管理工作纳入水利工程建设管理中，对于档案管理要明确负责人职责，依据工程实际情况健全档案管理制度，统筹安排档案管理程序，确保水利档案工作正常开展。

参考文献：

[1]李富春.水利工程档案管理问题与对策[J].智能城市，2019，5（18）：95-96.

[2]高淑平.水利工程技术档案管理存在的问题及对策[J].档案管理，2019（05）：94+96.