谈信息化环境下的档案工作

王焕芳

信息技术日新月异的发展对社会各项事业都产生了深远的影响。档案作为记录历史、传承文明的一项社会事业，必然也受到包括信息技术在内的科学技术的影响。档案工作者应顺应信息化的发展趋势，主动作为，勇于创新，以信息化引领档案工作发展，更好地服务于经济社会发展。

一、信息化对档案工作提出新要求

一是利用档案目的多元化。社会的发展、科技的进步、公众档案意识的增强，使档案利用者利用档案的目的也趋向多元化。利用者利用档案不再像80年代那样以编史修志及工作查考为主要目的，而是有为解决自身日常学习、生活问题的，有为进行科学科研生产建设、土地房屋确权、撰写家谱等种种不同目的的，可以说，如今来到档案馆利用者，10人中可能抱着10 种不同的目的而来。近年来为经济建设、学术研究、土地房屋、个人取证等以往非主流目的前来查阅档案者呈逐年上升的趋势，利用档案目的多元化已是不可否认的事实。

二是档案载体多元化，要多种载体并存。过去的档案基本上是以纸质为载体的，纸质档案一统天下。纸质档案具有客观性、原始牲，同时也更具有法律效用，难以删改和造假，但是纸质档案在保存和利用的过程中，由子环境和人为的因素，容易受潮、变霉、被虫蛀，容易沾上各种污斑，不仅影响字迹的清晰度还影响纸张和字迹的耐久性，减少了档案的使用寿命，而且纸质档案查阅起来费时、费力；信息化时代的到来，要求档案载体多元化，档案载体不仅仅停留在纸质载体上，还要有缩微型、声像型、机读型等新型载体和记录方式存在，形成各种载体档案共存的局面，扬其所长，避其所短，这样形成优势互补，既能充分延长档案的使用寿命，还能减少查借阅档案的时间。

三是档案利用主体多元化。过去的档案工作较多的注意了为党和政府服务，所以以往机关工作人员一直是利用档案的主体。随着信息化时代的到来以及我国“依法治国”进程的加快，来自社会各阶层的档案需求者纷纷走进档案馆，查询所需的各种档案信息。现在档案利用者已经不仅仅有机关工作者、企事业单位管理者、科学研究工作者、文学艺术工作者等，而且还有工人、农民，个体私营工商者，甚至在校学生也已成为实际的档案利用者。比如：外交部网站发布了条消息：“外交档案正式对外开放”。几天之内，学者、官员、记者和普通公民纷纷向档案馆提出利用申请。外交档案正式对外开放，为普通公众服务，正是档案利用主体多元化的一个很好的写照。

四是利用档案形式多样化。档案利用者既可以直接到档案馆查阅所需要的档案或档案资料，也可以通过参观档案史料展览、收听广播、阅读报刊、浏览网站、上网查询档案，还可通过电话、电报、传真、信函等形式咨询档案事务。

五是推动档案管理要变被动为主动。过去的档案过多地注意了收藏保管，不注重利用，档案在人们的心目鲜为人知。它可以在历史的一个角落里，坐等人们利用，许多有价值的可以公开的档案信息资源就不为人所知，更不能为人所用。信息化时代的到来要求档案信息资源要实现全社会共享，档案管理工作需要走出去，引进来，最大限度地实现档案的利用价值。这就要求档案管理要加强宣传，要走出去，加强与社会之间的联系，让社会知道档案，了解档案，从而更好地利用档案。

六是要求档案工作者提升自身素质，适应信息化工作要求。信息技术在档案工作中的发展和运用，使档案工作发生了根本性的变革，已经彻底抛弃了保守的看家守业的传统观念。从传统手工作坊式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变，大力开展档案资源信息化建设。當前档案管理工作是一个依赖于通讯和网络的全新工作，所以在这个历史转折期，档案工作者要切实做好角色的转变，才能适应时代的要求。档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色，不仅需要具备档案学的业务知识，还需要具备多方面的素质，如广博的知识结构，创造性的思维能力，特别是现代信息技术使用能力，才能实施和胜任信息化时代档案管理工作。

二、信息化条件下档案工作的发展之路

科技的发展，信息化社会的突飞猛进，使人们对档案信息的需求越来越迫切。面对信息化对档案工作的深刻影响，我认为档案管理者应创新工作思路，从以下几方面探积极探寻档案工作在信息化条件下的发展之路。

一是加大档案宣传力度，利用各种媒介和手段宣传档案，实现宣传工作的突破，使档案由“行业内了解” 向 “全社会知晓”馆一发展。一方面要充分利用档案资源，发挥档案的爱国主义教育作用。举办档案展览是新形势下档案工作的重要的职责和义务，是开放公布档案的好形式，是合理开发有效利用档案信息资源的主要途径，是发挥档案自身价值，实现档案信息共享的重要手段。另一方面要充分利用大众传播媒介，以丰富的内容和多样的形式开展档案宣传工作。从档案中挖掘信息，充分利用电视、电台、广播、报纸、网络、公众号、上街悬挂横幅等手段，宣传档案，扩大档案的社会影响，从而让人们更好的了解档案。

二是建立档案信息网站。随着信息技术、网络时代的到来，建立档案信息网站成为许多档案部门拓宽利用服务的新举措。建立档案信息网站不仅能实现大量档案信息资源的共享，更快速、广泛、深入、低成本地完成档案信息服务全社会的职能，而且可以直接快速地获取反馈信息，准确掌握利用者需求，提高服务质量。档案信息网站的建设要坚持高起点、高标准，内容充实，不落俗套，既体现了档案的古典韵味，又有现代的艺术风格，为社会公众更多地了解档案、利用档案提供好信息平台。当然，如果利用网络来加强档案工作之间的交流，像档案馆、图书馆、博物馆之间，所有的档案、图书条目进行电子条目录入；我们能更大程度地实现资源共享，从而更快地去检索档案，这将是档案事业发展进程中一个很大的进步。

三是档案事业要紧跟时代发展步伐，重视信息化建设，多方面多角度地开辟信息化建设的渠道。信息化时代，信息的重要性不言而喻。充分挖掘档案宝贵信息资源，加大开发利用力度，对档案信息资源利用价值进行分析，实行分类管理，使档案信息资源更好地为经济和社会事业发展服务，使其转化为现实的生产力，从而更好地推动社会工作的发展。

四是开展现行文件利用工作，解决利用服务滞后和档案信息需求时效性之间的矛盾。根据《档案法》规定：立档单位应当自档案形成之日起满10 年或20 年向各级档案馆移交，而国家档案馆保管的档案自形成之日起满30 年向社会开放，如此，就形成一个不允许公众利用的封闭期。这期间，许多和群众利益息息相关的档案，人们却无法通过正常的途径获取、利用。而近几年来，档案部门通过开展现行公开文件利用工作，把政府部门产生的可以公开的文件，特别是与广大人民群众的生产，生活密切相关的文件收集起来，集中提供利用，把档案部门变成广大人民群众了解党和国家有关方针、政策、法律、法规的重要场所，有利于广大人民群众的参政议政和维护自身的权益，有利于推进政务信息的公开，也有利于推动档案事业的发展。

五是档案工作要发展，就必须要创新。创新是民族的动力，是发展的源泉，任何事物要想发展，就必须要创新，档案工作的发展也不外乎于此。要围绕单位重点工作，适时地抓好一些重大活动，重大事项的档案创新管理，或开展一些有声有色的、影响大的档案宣传活动，使档案工作更好的为单位中心工作服务。要增强品牌意识，突出本单位有特色的档案品牌，增强档案工作的活力，服务好本单位各项工作的同时，也扩大档案工作的社会影响，为经济社会发展提供强有力的档案信息支撑。

（作者单位：潍坊市牟山水库管理局）