医院档案管理中的问题及完善措施

庞玉成

摘要：医院档案客观、完整、系统地反映出整个医院工作发展历史面貌，是医院日常管理的重要组成部分，其重要历史作用和现实价值意义无可替代。随着医疗水平的不断提升，对档案工作的要求也越来越高，如何提升档案管理水平，更好地服务于医院各项工作，是需要引起重视和亟待解决的问题。

关键词：档案;医院;水平

医院承载着保护人民健康的重要使命，是重要的民生单位。医院档案，是医院在行政管理、医务活动中直接形成的各种形式、各种载体的文字、图表、声像等反映医院发展的原始记录。它客观、完整、系统地反映出整个医院工作发展历史面貌，是医院日常管理的重要组成部分，其重要历史作用和现实价值意义无可替代。随着医疗水平的不断提升，对档案工作的要求也越来越高，如何提升档案管理水平，更好地服务于医院各项工作，是需要引起重视和亟待解决的问题。在此，就如何提高医院档案管理水平谈几点认识和措施。

一、医院档案管理存在的问题

1.对医院档案的重要性认识不够。档案工作在医院管理工作中是一项默默无闻的工作，不是主要的一线医疗业务工作，对此很难引起别人的注意和关注。导致长期以来对档案重要意义和重要作用没有足够的认识和了解，认为档案利用价值不大，没把档案工作列人领导议事日程，对档案工作中存在的问题解决不力，认为档案工作开展起来要浪费大量的人力、物力、财力，是种负担，不合算，造成档案可有可无，可建可不建的不利局面，影响了档案工作的正常开展。

2.具备专业技能的专职档案管理人员缺乏。档案工作专业性较强，特别是随着信息技术的发展，更加缺乏具备档案专业学历和具备信息技术的复合型管理人オ，檔案管理人员大多是半路出家的行政人员和医务人员，多数未接受到专门的档案管理教育培训，甚至连档案是什么也弄不清，缺乏起码的管理知识和技能，对档案管理有认识的片面性和知识的局限性，且人员调动频繁，业务无连续性，人员不足，业务量大，使他们整日忙于基础性的整理工作，无暇顾及业务知识的学习，素质得不到提高，工作起来更加吃力，从而造成档案管理的恶性循环，导致管理水平不高。

3.未实行集中统一管理。档案管理的基本原则就是集中统一管理，便于保管和利用，能够确保档案的安全管理。医院档案涉及面很广，它包含了行政、党务、病历医疗、财务、基建、设备、人事、声像、实物等不同的门类和载体的档案。按照档案法和医疗卫生档案管理办法这些档案应集中统一管理，但目前医院档案室仅仅管理了文书档案以及少量基建和声像档案，大量的档案分散在各业务科室，原因强调是便于利用和查找，但大多没有完善档案管理制度或制度不落实，基础工作较差，不是年年归档，而是突击整理，造成归档文件不齐全，档案门类不全，质量难以保证，甚至出现档案文件丢失现象，个别单位保管条件差，有些档案出现了字迹消退、发霉的状况，损失比较严重，有的甚至长期散存在个人手中，有的人员变动甚至离岗退休也没交到单位，当做废纸卖掉或者带回家中，导致档案散失。

4.档案重要价值发挥不够。保管档案的目的就是提供利用，及时将保存的档案进行挖掘总结，提炼精华。但是，由于档案管理部门缺乏主动服务意识，被动等待査档者上门，加上档案质量差，收集不齐全，统计不准确，需要某方面的档案资料时，甚至出现反复查找不到的现象，价值无法体现，难以为医院领导和各项业务开展提供服务和依据保障。

二、提升医院档案管理水平的措施

1.不断提升医院档案管理重要性的认识。认识是行动的先导，要做好档案管理工作，首先要认识到档案管理工作的重要意义。医院档案除具有凭证作用外还具有较大的潜在价值，既是医院各项活动的重要参考资料，又是促进医疗事业发展的重要信息资源，正因如此，档案管理才成为医院管理的重要组成部分。因此，医院要领导带头，全院上下都要认识档案的重要性、档案管理工作的重要意义，各科室部门都要认真开展档案管理工作，确保档案的质量和真实性，使其真正成为医院各项管理工作的有效参考工具。

2.完善措施，依法开展档案管理工作。医院档案是医院的重要信息资源，是医院开展各项工作的必要条件和依据，是重要的参考资料，所以领导重视能起到关键性作用。一是带头学法守法，要认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》以及有关卫生档案行业标准，增强全员档案意识，强化档案法制化管理，做到懂法、守法、依法治档;二是将档案工作列入领导议事日程，要根据实际情况，对档案工作适当给予关注;三是为档案工作的开展创造条件，要建立健全符合本院实际的档案管理制度，使档案管理制度化、规范化。加大投入，解决档案库房及设备问题，使档案得到妥善保存。关心支持档案管理人员的工作和生活，鼓励支持他们进行专门培训和深造，在全院专兼职人员中开展业务知识学习活动，努力提高他们的业务素质，打造一支知识化、专业化的档案管理队伍，以确保档案的完整、准确、系统、安全、便于开发利用。

3.大力开发档案信息资源，为医院工作提供全面的优质服务。医院档案工作的一个基本特点就是具有行政管理和保管利用两种职能，所以搞好档案的保护、管理、利用是医院档案工作的重要任务，档案管理人员要采取多种措施，积极主动提供服务。要开展编研工作，利用档案编写出一批高质量的参考资料，为医院和领导服务;要挖掘档案资源，提炼素材，按专业门类或价值内容，主动开展展览活动，展现档案价值。要有超前意识，下决心改变目前人工管理档案的状况，建立档案信息共享系统，实现档案数字化管理，使档案从封闭式管理发展到信息服务的社会化网络管理，让档案工作为医院的进一步发展，提供更优质的服务，做出更大的贡献。

4.建立健全档案管理制度，强化档案的综合管理。档案管理工作是医院管理的一个组成部分，是涉及各个科室的管理活动，因此，仅依靠档案部门来完成档案工作目标是远远不够的，还需要各科的积极配合，才能充分发挥档案工作的效益。要强化综合管理，要把各种门类和载体的档案集中到档案室统一管理，暂时无法集中的，也要把分散档案的目录集中到档案室管理。设备、基建档案的原件要交档案室永久保存，职能科室只能使用复制件。要落实按时移交制度，各科室都应按规定向档案室移交档案，拒不移交的，可按档案管理制度和医院奖惩制度给予通报批评，限期整改。

（作者单位：山东省昌乐县红河镇卫生院朱汉分院）