电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施分析

代伟翔

摘要：在事业单位主要工作中，档案管理占有重要位置，影响着事业单位的运行情况。伴随信息科技的高速发展，电子信息技术已经深入到档案管理工作中，由传统的纸质档案向信息化管理模式转变。此类模式极大地提升了事业单位档案管理质量和效率，但是应用过程中也存在着一些风险，不利于档案的安全和稳定。因此，本文针对电子信息档案管理在事业单位中的应用，以及风险控制的科学措施分析，希望能够充分发挥电子信息档案管理优势，更好地规避风险，为事业单位发展进步服务。

关键词：电子信息技术;档案管理;应用;事业单位;风险控制;措施

一、电子信息档案管理在事业单位中的应用价值分析

（一）提升办公效率

在事业单位档案管理中，应用电子信息技术，可以依靠其强大的信息处理能力，与极速的运算速度，有效提升办公效率。电子信息档案管理改善传统纸质档案管理，其耗费大量人力和时间的问题，将人们从手工操作中脱离出来，同时也避免了人工收集档案信息的疏漏问题，使得收集档案信息更为精准、可靠。

（二）实现资源共享

传统的纸质档案虽然具有很强的应用价值，但是由于查阅使用的不便，往往闲置于各个档案室里，难以及时供给各科室及人员使用。而应用现代化的电子信息技术进行档案管理工作，各个事业单位及科室之间，能够依靠计算机及网络传递与交流信息，实现档案资源的实时共享，最大化的利用档案资源。

（三）便捷档案存储

随着电子信息档案管理应用于事业单位工作中，一些传统的文件载体不断被颠覆，将档案信息储存于互联网、U盘、光盘、计算机等媒介中。不仅存储更为高效便捷，还能避免传统纸质档案容易受到腐蚀、虫蛀等因素的毁损问题，而且也节约了空间和纸质资源，这也是电子信息档案的极大优势。

（四）传递文档安全

相比传统纸质档案，应用电子信息档案传输文档时，不易发生文档丢失、毁损的问题，而且传输效率很快。档案管理者与使用者，通过互联网传输即可实现档案资源的高效传递，不仅操作更为便捷高效，而且在一定程度上也确保了档案的安全性，极大地保护了档案资源。

二、电子信息档案管理在事业单位中的应用风险所在

（一）数据安全风险

虽然电子信息档案有着无可比拟的管理优势，但是具体应用时也存在着较大的安全风险。因为电子信息档案一般存储于电脑、光盘或是U盘中，一旦遭遇停电、病毒攻击等外来突发事故时，极易发生档案信息的丢失、毁损与泄露问题。如一些黑客为了获取事业单位的隐秘文件，则利用不法手段通过互联网进入计算机系统，盗取有价值的信息档案，电子档案的数据将会遭受极大安全风险。这类数据安全风险，也是困扰事业单位电子信息档案管理的最主要风险。

（二）档案管理风险

电子信息档案管理起步毕竞晚于传统纸质档案的管理方式，而且在使用的档案载体上也与过去存在较大不同，以致于传统的管理体制很难适应电子信息档案管理的需求。由于缺乏完善的管理体系支撑，电子信息档案的管理呈现诸多漏洞和不足，带来一定程度的风险。同时，档案管理人员多对电子信息保护的意识不高，且缺乏先进的风险防范技术，对于风险的预测、评估与防范能力较差，极大地增加了信息档案安全的风险。

三、电子信息档案管理的应用风险控制措施分析

（一）积极引入最新技术，提升电子档案安全

当前社会科技的发展速度，已经远超人们的预期。因此，只要积极引入前端科技来保护电子信息档案，尽可能地规避风险，就能在很大程度上保障其安全稳定性。而在计算机使用的过程中，需要采取多种防范措施实施保护，根据实际情况优选最佳规避风险办法。通常设置密码是其中使用最为简单便捷的方法，现在最先进的为电子加密技术，都是对操作系统中的电子信息文件进行密码设置，再由具备专业计算机技术的人员实施监督控制，即可有效避免外部因素对信息资源的干扰。尤其在互联网技术与大数据技术充斥的今天，对电子信息档案进行加密处理，也是与互联网相关联的项目必备的处理措施。

（二）构建完善规章制度，加强档案管理实效

对于电子档案管理漏洞，造成的电子信息档案应用风险，应该从管理层面及时弥补管理漏洞，确保电子信息档案的安全性。首先，要根据电子信息档案管理需求，制定和完善各项规章制度，严格规范电子信息档案的管理行为和流程，使其走出无序化的状态，实现科学、高效、规范化的管理。制度要细致到收集、整理、保管、制作、审查各个环节，还要针对事业单位每个时期的特点，对于电子信息档案进行补充和完善，让档案管理工作有理有据，能够有效规范工作人员行为，进而实现集中统一的管理，充分发挥电子档案的高效便捷作用。其次，还要明确管理人员责任及分工，将风险控制责任落实到个人头上，配合奖惩性的措施，加强管理人员的重视程度，自觉学习和提升管理技能，更好地满足电子信息档案管理的需要，服务后续工作开展。

（三）做好风险预测评估，及时消除预防风险

对于可能发生的各类电子信息档案管理应用风险，事业单位档案管理部门必须提升风险预测、评估的技能。通过判断出来的风险类型，进行针对性的预防和化解，最大程度的控制风险影响。要建立及时的风险响应机制，对风险进行及时响应，通过综合分析电子档案信息，探讨实施过程可能带来的风险因素，包括风险概率、风险成本、风险预防控制办法等。同时，这也需要管理者具备高度的风险意识，能够机警地预见绝大多数风险，构建一整套完善的预防、控制规划体系，及时弥补漏洞、消除风险。可以设置网络安全报警系统，一旦发现风险苗头，立即做出防御措施;还要利用杀毒软件进行定期病毒查杀与系统保护工作;此外，还要在全过程中监督和控制文件管理工作，及时发现风险，尽可能地降低甚至消除风险。

四、结语

总而言之，事业单位在大力推广与应用电子信息档案管理模式的同时，也应充分意识到其应用存在的风险，科学理性地实施风險控制策略。具体要通过引入新型技术、完善管理制度、做好风险预测评估、提高管理人员技能等方式来实现，积极主动地应对各类风险问题，全面确保电子信息档案的安全稳定性，为事业单位正常发展运行提供可靠的基础保障。

参考文献：

[1]岳乐华。电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].才智，2019.

[2]孙青.探究电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].经济研究导刊，2018.

[3]付冰.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].黑龙江科技信息，2016.