信息化时代水利档案资源的整合与管理

李精武

摘要：信息化时代水利档案管理工作呈现出数字化、网络化和多元化的特点，但同时新的工作方式和思路也给水利档案管理问题带来了新问题。档案管理规范化的缺乏和档案利用率低制约了水利档案的持续健康发展。对此，水利部门应转变档案管理思路，丰富档案利用方式，推动档案管理规范化，助力我国水利工作和档案事业的发展。

关键词：信息化;水利档案

信息化时代档案管理工作也得以迅速的发展和创新，水利档案作为我国水利事业和档案管理事业的重要组成部分，在信息化时代呈现出资源数字化、传输网络化、利用多元化的特点。但与此同时，这也给档案管理部门的信息化建设水平和管理水平提出了更高的要求。在信息化背景下，我们不仅要对水利档案资源有着更加深入的认识，还用不断创新管理方式、转变管理理念，不断探索水利档案管理的新方法和新路径。

一、信息化时代水利档案资源的特点

随着我国档案事业的不断发展和信息技术的普及和应用，水利档案资源信息化管理的进程也在不断推进。当前，水利档案管理以逐渐趋于信息化、标准化和规范化，数字资源和网络传输已逐渐取代传统的水利档案管理模式，在这一背景下，水利档案资源呈现出如下的特点。

1.档案资源数字化。传统水利档案资源的载体多以实物为主，如纸质文本档案、图片档案、磁带档案等。实物档案一方面需要占用较多的存储空间，另一方面其长期的保存也需要消耗大量的人力物力进行维护。而随着档案管理信息化建设的推進，水利档案资源的载体也呈现出数字化的特点。目前，水利档案存储的载体主要包括移动存储设备、软盘等，且其容纳的格式也十分多元，文本、表格、影音等格式都能够有效地兼容。相比于传统实体档案的保存方式，数字档案资源具有突出的优势，首先是占用的空间小，能够节省出库房等存储空间，同时存储的容量也远远超过实物档案。第二是后期维护和管理的成本较低，一般来说数字化的档案资源只要保证存储设备的有效期即可，其面临的档案损坏的风险相对较小。

2.档案传输网络化。传统水利档案的管理模式下，档案的收集、归档和传输等日常管理工作以手工方式为主，这就造成了两方面的问题：一是档案管理和利用的空间受时间和空间的影响较大，档案管理效率低下;档案管理的流程冗长，水利档案资源流通率较低。在信息化背景下，水利档案以数字化资源为主，这也给其收集、归档和传输等工作的网络提供了基础。网络化传输给水利档案资源的整合和管理带了两方面的优点：一是方面了档案的收集与传输工作。在过去，受限于地理环境，很多基层水利档案的收集工作效率低、周期长，而在信息化时代，基层水利档案得以高效的收集，进一步丰富了水利档案资源，也给档案资源的利用提供了更多的参考;二是能够推动各级水利档案资源的共享。传统水利档案管理模式下，首先于实体档案的缺陷，各级水利档案管理部门的资源无法有效流通，档案的整合和管理工作效率低。而借助网络化的传输，各级水利档案管理部门能够实现资源的共享和互通，为水利档案的利用提供丰富的资源基础。

3.档案利用多元化。水利档案资源的数字化和传输网络化给其开发和利用提供了资源和技术上的支撑，推动了水利档案利用的多元化发展。在传统水利档案管理模式下，水利档案利用模式单一，且效率较为低下。而在信息化时代，通过对水利档案信息资源的进一步开发和利用，水利档案的利用率和利用方式都得以拓展。目前，已有大部分的水利档案管理部门已实现档案信息资源的共享。同时，省级水利档案管理部门也开始普及档案信息管理系统，不断优化数据库系统的建设工作。这给水利档案利用带来了两点优势：一是提高检索效率。档案查询与检索如今仍是水利档案最普遍的应用，传统管理模式下水利档案检索效率较低。而在信息化时代，档案检索方式更加多元，关键词、元数据的多元化设置能够进一步提高档案检索的准确率，可视化的操作界面也让档案检索更加智能;二是推动水利档案利用的可持续发展。在信息化环境下，以数据分析和信息资源为基础开发水利档案利用，增强了档案利用的针对性和客观性，有助于档案利用的可持续发展。

二、水利档案资源整合与管理面临的问题

1.档案利用率低。长期以来，水利档案管理部门尤其是基层单位存在着“重保管轻利用”的思想，对于水利档案的规划和拨款都不足。首先是经费分配不均的问题，领导层较为重视档案的日常保管工作，对于硬件管理设备、库房建设、档案装订上投入的经费比重较多，实体档案的保存与管理工作开展的较好。而对于水利档案信息资源的整合和开发就不够重视，这也使得水利档案保持着较多的数量和较高的装订美观度，而实际的应用却较为缺乏。大多数水利档案自归档装订后就一直处于尘封状态，一些具有较高凭证和参考价值的档案无法得到较好的利用，从长期看极不利于水利档案的持续健康发展。上文中提到，信息化给水利档案的利用带来的新的思路，但无论是数字化档案资源、网络化的传输方式和多元化的利用方式，都要以网络环境和信息设备为基础。从我国各级水利档案管理部门来看，省一级的信息化建设都较为完善。但基层管理单位受限于经费的缺乏和技术水平的不足，在档案信息化建设上进展较为缓慢，没有与上级或平行单位建立其良好的网络贡献机制。而在信息化建设较为完善的部门，也存在着信息孤单的情况，各个单位缺乏高效的沟通机制，一体化趋势发展极为缓慢，档案工作分散性强，这也就导致了各部门无法建立起良好的信息共享平台，水利档案资源的开发和利用受限，进而导致了档案整合与管理创新面临着重重阻碍。

2.档案管理缺乏规范化。档案管理规范化缺乏的问题在当前水利档案管理中普遍存在。长期以来水利档案管理工作一直处于封闭式的管理环境之下，在档案管理工作发展的不同历史阶段对于档案管理工作的要求也是不一样的，这就导致了水利档案管理部门存在着大量格式不统一、保存质量不同的档案。如在实体档案管理方面就存在着很多遗留问题，档案的编制，案卷的命名不规范，装订的形式五花八门，档案管理无法更直观的了解到档案内容，这也给档案的查询、检索等利用工作带来了极大地不便。此外，档案组卷方式的不标准和不规范也是影响档案信息资源整合与管理的主要问题之一。如在对档案进行排序和排列时，不同部门采取的计数单位不统一，有的用“卷”，有的用“件”，这也使得后续的管理者无法高效的对档案资源进行整合。第二，在数字化档案资源管理上不规范的情况就更为突出。首先是大多数的水利档案管理部门没有根据自身单位的情况有针对性制定数字档案资源的收集和归档标准，由于在新西湖背景下数字化档案存储的格式更加的丰富，存储方式的不统一不仅会带来系统兼容的问题，更给数字化档案的规范化管来带来了难度。如在水利档案中使用较多的设计图纸档案，其中就包含了数码照片信息、图片信息和影响资料等，缺乏规范化的收集和整理，不仅会出现信息无法调阅、兼容性出现问题的情况，更使得水利档案的参考价值大打折扣。

三、信息化时代水利档案资源整合与管理的对策

1.加强水利档案利用。针对水利档案利用率低的问题，档案管理部门应充分提高认识，依托信息化建设不断丰富档案利用方式，提高档案利用率。首先，就要打造完善的水利档案利用体系，推动水利档案资源共享平台的建设，以加快水利档案数字化资源和网络化传输建设工作的进行。在档案共享平台建设方面，省级水利档案管理中心应牵头进行，综合利用现有的档案信息资源，增加档案的流通率。同时，借助省级单位较为完善的信息化管理系统，搭建上下级单位和平行单位档案资源对接系统，为档案资源的开发与利用建立基础，扩大档案利用和档案服务的覆盖面，推动更多的单位和个人参与到水利档案利用中。对于基层的水利档案管理部门来说，更要注重资源体系的搭建，加强实物档案的数字化工作，着力将数字化档案资源录入到资源共享平台中。同时，做好基层档案利用需求的收集工作，并将结果及时反馈给上一级部门，促进档案利用的循环创新与发展。第二，推动档案信息化建设的平衡发展。针对各级水利档案管理部门信息化建设不平衡的情况，要制定差异化的发展策略，县级及以下的单位应投入经费进行资源建设，同时搭建良好的网络环境实现高效率的信息资源传输工作。省级单位则要深入开发档案利用，如档案个性化服务、智能检索服务等等。第三，优化档案使用流程，在保证档案保密性的基础上进一步简化使用流程，将档案使用流程网络化，拓宽档案利用的场景，进一步提高水利档案的利用率。

2.规范水利档案管理。首先要着力建立统一化的水利档案管理标准与规范。水利档案覆盖面广且内容也十分繁多，这也给档案管理的标准化与规范化提出了新的要求。档案管理部门应根据当地水利工作的现状、特点以及未来的工作规划，对现有档案资源进行充分的调研，制定出有前瞻性的档案管理规范。同时，与平行单位和上级水利档案管理部门做好沟通工作，在档案管理规范的大方向上保持一致，以促進档案资源的高效流通和利用。此外，按照水利档案的种类进行差异化的管理，如根据水利工程的大小进行划分、根据水利档案的种类进行划分，水利工程、水利灌溉档案要根据各自工作的特点进行管理，不能一枚的追求档案格式的统一而系统了档案资源的丰富性。通过完善的档案分类规范化管理，也能够促进档案管理部门对高价值档案的管理和利用，提高档案资源的利用率。第二，加强对档案管理人员的培训。人是档案管理工作有序开展和创新发展的核心和基础。水利档案涉及多方面的工作，具有综合性、专业性等特点，与农业、气象、水文等行业密切相关。这也要求了档案管理人员既要具备专业档案管理知识，也要对水利专业有一定了解。对此，档案管理部门应加强培训工作，对计算机操作水平、档案专业素养和水利知识做出新的要求，使其不断提高现代化的档案管理能力，以为我国档案事业的发展贡献力量。

参考文献：

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