电子档案管理在高职院校的应用探析

摘要：电子档案管理是随着技术创新而新兴的研究科目，在管理方式上更加便捷、高效。随着计算机技术和档案管理行业的融合，在应用的过程中逐渐产生了一些安全风险问题。本文对风险的成因展开进一步探讨，以实现电子档案管理在高职院校当中的高效应用。

关键词：电子档案;高职院校;高效化;设备;软件

随着国家科学技术的创新与发展，各传统行业也在不断对自身进行优化。以往的档案管理大多是通过纸质记录的方式进行，但是在引进计算机技术之后有了很大的改变。现今的档案管理更加的高效，无论是在信息资源的整理、录入上，还是在信息完整性方面都有了很大程度的提升。在高职院校当中引入电子档案管理模式，促使档案管理工作更加细致化、真实化、高效化。

一、电子档案管理

1.电子档案管理的优势

（1）档案资源的实效性得以提升。计算机网络的盛行对电子档案的发展有着不可估量的作用。在档案管理中引入电子化管理模式可以极大地改善传统纸质版档案管理工作的繁琐。管理人员仅需要单纯的信息录入就可以完成日常的工作，对工作效率的提升有着很大的促进作用。在日常管理过程中通过信息的采集、核实工序，使得档案信息具有更为便捷的效应。同时，学校还可以通过共享式的网络技术实现信息的翻阅，确保网络信息收集效应得以最大限度的发挥出来。

（2）档案管理的资源归类效率得到提升。电子档案的管理模式可以通过关键字的检索效应，实现范围内的搜索。借助网络的共享平台实现图文、音像的传输。在还原事件真实性上有着很大的可操作性。

（3）实现文档管理的一体化。计算机技术的应用不仅在于日常的管理当中，对学校文件的归档也有着极高的作用。文档一体化的实现是在文书和档案有效管理的基础上，利用接口数据的传输操作提升档案管理工作的质量以及效率。

（4）缓解管理人员的工作强度。档案管理部门在整理文件的过程中通过对每份文件进行系统的编号，针对与文件相对应的分类实现档案的清晰化管理。在电子档案当中仅需要工作人员对所分类的规律以及名称做出简单的录入，就可以将录入的信息、文件及时的归档、管理和操作。这种模式的推行极大缓解了管理人员的工作强度，实现档案管理的高效化。

2.电子档案管理的应用

在高职院校的电子档案中存在着各式各样的办公软件，诸如，word、excel等都是支撑管理人员对信息进行录入和管理的有效手段。管理人员通过对成绩、试卷以及教案等信息的录入，丰富了电子档案管理内容的同时，也是对学生成长的见证。院校举办的讲座、演讲等活动都是档案记录的信息范围，在软件的操作下实现现场纪实的目的。同时，在院校电子档案管理当中需要建立不同的数据库，对教师、学生等各方面信息进行实时性管理。

二、高职院校中档案管理的问题

1.档案管理方式不合理。现今，大部分的高职院校仍然沿用传统的档案管理方式。在管理的过程中对信息安全性，交流与共享机制的实现产生一定的阻碍。随着国际科技研究的进程不断延伸，通过电子化技术实现档案的高效管理成为当前大环境下的要求。在高职院校中，对电子档案管理缺乏应有的重视，造成资源利用存在不合理性，甚至会引发二次存档现象。关于高职院校档案管理机制，以为出国深造的教师、学生提供档案资料凭据为例，在参加社会实践或者活动的过程中，往往需要学校提供档案资料加以证明，但是在高职院校的档案管理中电子化技术还未得到很好的推广，一旦需要评职称或是被举荐就很难满足人们的需求。

2.电子档案对于设备以及软件依赖过高。现今的电子档案主要是依靠二进制的代码进行操作的，简单的人工是没有办法进行识别的。因此，一旦需要储存需要对档案进行翻阅，必须保证其周围环境符合设备以及软件运行的要求。电子档案对于软件的要求极高，可以说电子档案的质量、效率以及方法完全取决于软件系统的实际运行情况。

3.电子档案的安全性有待提升。隨着互联网技术的不断盛行和发展，一个新兴职业也显露头角—“黑客”。互联网技术本身是没有好坏之分的，仅在于使用者本身。因此在电子档案运行的过程中很容易受到外在环境的干扰，也就是“黑客”的骚扰、入侵。同时，互联网当中存在的病毒也是电子档案正常运行的威胁。电子档案在管理上本身的安全性能对于外在危害并没有形成与之相对的应急机制。因此，在管理中就可能受到其影响，最终导致档案信息的泄露。

4.电子档案的保存。电子档案在管理的过程中所需要的载体区别于传统模式。载体的选择多是高科技的产品，在使用过程中对外在环境的要求较为的苛刻。尤其是周围环境要求清洁、干净、空气清新等特点，甚至灰尘、湿度、强光等自然因素对其都是有害的。在电子档案的保存上需要严格的保证周围环境的适宜性，为电子档案内信息的完整、安全起到保护的作用。

三、电子档案管理在高职院校的应用探析

1.加强电子档案管理的重视程度。随着计算机技术大范围的推广和应用，在高职院校当中的档案管理就是受益者之一。通过将传统的纸质档案转化为电子版档案，提升管理人员的工作效率、减轻了管理人员的日常工作压力。但是电子档案毕竟是一个新兴的应用项目，在运行过程中往往会出现两者之间的隔阂。在管理过程存在的制度不完善、安全风险较高等问题都是电子档案管理重视程度有待提升的根源。高职院校应该加强在电子档案管理当中的重视程度，首先，在管理层就应该树立正确的管理理念，并且深刻的认识到管理的重要性。其次，在院校档案管理的过程中需要针对以往的资料进行及时的录入、整合，保证档案管理具有实效性。最后，学校的监督作用也是非常重要的，要求督促、监督有关部门对于档案管理提出有效的建议，从严贯彻落实电子档案管理的真实性。

2.健全档案管理的操作流程、规章制度。电子档案的管理应该保证信息的真实性、有效性、完整性，处理电子档案的过程更是核验学生信息的过程。清晰明确的档案管理可以极大提升学校对于档案资料全面的了解。高职院校在制定电子档案管理有关规定和操作流程的过程中要严格、细化管理的具体细节。通过对管理制度的明确，规范管理人员的操作流程以及行为准则。遵照规范化的制度管理体系可以保证档案信息的完整性，避免发生泄漏、丢失以及篡改的现象。同时，不仅需要对电子档案管理进行预防式的规范，也要针对其出现的错漏问题展开一定程度的处罚。通过双向的监督促使管理人员具有高度的责任意识，在管理的过程中保证其具有高效、准确的特点。

3.加强档案储存和网络安全监管效力。管理人员在监管的过程中首先要确定设备现实的状态，保证其处于安全、稳定的运行状态下展开电子信息的录入。电脑设备在运行的过程中很容易受到外在环境的干扰，为了切实解决这项问题，需要管理人员最大限度的保障周围环境的适宜。这样做的目的主要是为了防止电子档案因系统出现故障，导致资料丢失、损毁。档案管理者需要对电子档案中的资料做到双向备份，防止在建立档案的过程中由于断电等不可预知的状况导致档案丢失。同时，也是对电子档案的安全性进行保护，以备在后期展开核验的过程中存在数据不严谨的情况。学校需要在电子档案的网络外围安装防火墙，起到安全上的防护作用。同时，定期展开信息的审查也是非常必要的。通过对计算机设备的检查，避免病毒对电子档案产生侵害，极大保证了信息的安全性。

4.加强档案管理队伍建设。高职院校在档案管理过程中不仅需要转变观念，同时对专业人才的队伍建设也要加强重视。在管理人才队伍建设的过程中强化危机意识和紧迫感，优化档案管理团队的优化管理。高职院校的档案管理首先应该结合发展的实际情况展开信息的录入、处理，实现制定方案的高效操作。档案管理队伍的建设应先做好队伍规划工作，各个部门对于档案管理人员的日常工作要秉持支持的态度。关于团队当中的人才培养需要对其展开学历、年龄以及职称上的严格要求，实现档案管理的专业化、合规化。

5.加强高职院校与各个部门之间的联系性。电子档案管理工作几乎涉及院校的每一个部门，通过对社会活动的记录，实现及时追踪的目的。在档案管理的过程中需要各个部门进行紧密的合作，综合对比、分析各个层面的信息化交流。现今已经进入高科技、信息化的時代，为了紧跟时代的步伐电子档案的管理首先需要做的就是根据信息资源、社会资源的有效整理。通过各个部门之间的良好合作，促进信息之间的共享效应。档案管理人员需要对信息进行实时分类、整理，借助搭建共享平台的效应推进信息资源的合理化分类。整理档案的过程也是信息筛选的过程，利用信息上传和收集，提升档案管理的价值。传统的档案管理大多通过手写的方式进行整理、记录，档案管理的载体更多的是纸质。随着信息内容的扩充，传统模式的管理方式已经不再适用现今的文化发展。经过对计算机技术的应用实现档案的高效化管理，极大节省了管理人员的工作时间，促进其工作效率的提升。

四、结束语

综上所述，通过对电子档案管理模式内在优势的分析，深化在高职院校当中的现实应用价值。结合现今在高职院校中档案管理的风险研究，促使电子档案管理的应用更加合理化、科学化、高效化发展。

参考文献：

[1]冯静程.新形势下自收自支高职院校社保业务档案管理规范化研究[J].智库时代，2019（22）：208+210.

[2]周晓玉.科学的绩效评价实现医院人事档案管理的创新和优化[J].山西医药杂志，2019，48（10）：1234-1235.

[3]史杏春.大数据时代项目建设中业主方如何做好工程档案管理[J].绿色环保建材，2019（05）：201+204.

[4]李露心.工欲善其事，必先利其器——信息化是打造房管档案管理一大利器[J].上海房地，2019（05）：41-43.

[5]彭语心.让数据多跑路 让群众少跑腿——浏阳市档案馆工作纪实[J].档案时空，2019（05）：20-21.

[6]吕鹏娟.高层次人才流动背景下高校人事档案管理中的常见问题及对策[J].档案管理，2019（03）：88-89.

作者简介：郭玲（1981-），女，汉族，湖南湘潭人，本科，馆员，研究方向：高校档案管理。