论大数据环境下高校档案工作者面临的挑战与对策

文/吴玮

大数据环境下， 高校档案工作者管理对象逐步从实体管理向信息管理、数据管理转变，给高校档案工作者带来许多新的挑战。 本文通过分析高校档案工作者面临信息中心建设不明确、缺乏技术支撑、工作可替代性强、思维方式不成熟和知识焦虑等问题，剖析其形成原因，提出高校档案工作者应从站稳高校档案信息中心地位、拓展职业技能、建立终身学习制度等方面去应对危机的对策

随着大数据技术的应用和推广，人们日益开始重视大数据和信息技术对社会发展带来的变革和对自身行业发展带来的影响。大数据时代的到来，给高校档案职业带来了许多新情况、新问题，高校档案工作者管理对象逐步从实体管理向信息管理、数据管理转变，高校档案管理对象的变化必然要求高校档案工作者职业技能的变化。档案职业以后的走向和发展多年后会怎样，我们还不得而知，但高校档案职业的主体，即高校档案工作者们，应主动应对这些可以听得到、嗅得出、看得见的改变，把大数据给高校档案职业带来的这种挑战变成机遇和可能。

一、大数据环境下高校档案工作者面临的新挑战

1.高校档案工作者对学校档案信息资源的控制力逐渐弱化，档案部门作为全校档案信息中心的位置不明确，存在被淘汰的危险。

在过去的工作实践中，高校档案管理部门对学校档案信息资源几乎是垄断性的，学校各部门和毕业校友、社会工作者对高校档案信息的获取主要源于学校档案馆（室）。而在大数据时代，高校档案的利用渠道和方式更加多样，而高校档案机构并没有完全做好应对准备，依旧是围绕档案实体的传统管理模式开展工作，这导致高校档案部门对学校大数据环境下档案信息资源的控制力逐渐减弱，学校档案部门在数字校园建设的整体规划中的重要性不突出，使得高校其他相关部门和资源平台已经逐步成为电子文件和信息的形成、发布和利用的重要基地。档案利用者获得信息的途径变得更多，完全可以从学校其他的网络平台上获取档案信息资源，这些平台和部门也基于访问者的增多和需求的导向，开始策划成为高校的信息中心，这不仅是对学校档案部门发展前景的极大挑战，也会使高校档案部门在数字化、智慧化校园建设的洪流中逐渐被淘汰，同时也是高校档案部门的失职，必然会导致学校信息中心的重复建设和档案资源的分散和流失。

2.高校档案工作者档案信息处理技术和能力较弱，无法解决工作中遇到的技术问题。

当前，高校的文书工作大部分依靠办公自动化系统和互联网完成，工作完成后电子文件就能够做到及时存储归档。因此，高校档案工作者需要对电子文件的形成过程进行“前端控制”和“全程管理”，需要把工作职责内容延伸到文件管理层面从而保障档案信息的价值。然而目前的现实情况是，很少有学校档案部门找到有效的技术手段和解决途径，实现对各部门电子文件和电子档案的有效“介入”和“插手”。

3.高校档案工作者对自身的定位还不够准确。

不可否认，高校档案工作在高校中仍处于被边缘化的地位，但是我们决不可盲目自卑。在2008年由教育部和国家档案局制定实施的《高等学校档案管理办法》中明确规定：高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，由此，高校档案工作者的重要性不言而喻。大数据时代，如何利用先进的理念和技术大力开发高校档案信息资源，使其充分发挥基础性价值是摆在高校档案工作者面前的重要课题。如果高校档案工作者依然以“重藏轻用”的思维方式，或依旧把高校档案实体管理作为唯一的工作内容，那不论是对高校档案部门还是档案工作者个人来说，都有被替代的可能。如果高校档案工作者的档案文化与档案意识仍着眼于狭窄的专业领域，那么，在大数据和信息社会迅猛发展的背景下，一旦其社会身份被边缘化，那么再次实现大众对档案身份的认同将更加困难。

4.高校档案工作者中存在知识焦虑的现象。

上面提到高校档案工作者要明确自身定位，要给自身工作贴上不可代替的标签，不同的身份标签代表的是不同的责任和义务，同时也代表着相应的技能和水平，这对高校档案工作者提出了较高要求，随之也给他们带来了很大压力。一方面，档案工作者还习惯或擅长于用传统的思维模式，缺乏用“信息化思维”方式认识、分析、解决问题，整个高校档案部门缺乏对数据资源的敏感性，不懂得也不习惯使用信息化的工作模式来推进高校档案工作，例如，在接收、征集和整理到有宣传意义的档案时，是不是想到主动去做一个专题展览或内容推送等。另一方面，电子文件管理、数据管理等专业的计算机信息技术种类多、渠道多，对于没有信息管理和计算机专业背景的档案工作人员来说，选择合适的内容和学习并不容易，且直接转化为可操作性技能的可能性低。因此，在大数据时代对高校档案工作者综合素质的要求不免会给高校档案工作者带来知识焦虑，这是对大数据背景下缺乏档案信息技术知识的焦虑，是对现代社会知识大爆炸的焦虑。

二、大数据环境下高校档案工作者面临挑战的原因分析

1.档案高等教育的培养模式陈旧

在大数据环境下，档案高等教育所依附的档案事业正在发生巨大的变化，尤其是社会对档案人才的需求标准也随之提高，档案事业的发展之所以存在“夹缝期”、“瓶颈期”，这与档案人才的缺失和断层有一定的关系。目前我国的档案学高等教育存在培养模式较为陈旧，以及不以档案职业人才需求为培养目标的现象。第一，档案高等教育部门没有根据社会需求变化对课程设计进行改革，部分高校开设的课程与档案专业及工作实践相去甚远，缺乏有针对性的专业档案管理类及相应的实践课程。第二，由于知识结构老化、学缘结构不合理，高校档案专业教师队伍难以承担创新档案学课程的任务，突出表现就是其实践经验的缺乏。这样培养出的档案专业学生，做理论研究往往会出现“形而上学”的现象，做实践工作则会出现缺乏专业性，被替代性强的现象。第三，许多档案专业学生参加档案专业实践的层次较低，档案专业的实习多是打杂和流水线工作，缺乏一定程度的深层次体验。

2.高校档案工作者成长空间受限

高校档案工作人员通常忙于日常的档案业务工作，参加继续教育和培训交流的机会少，知识储备也早已匮乏，无法适应大数据时代对档案工作的要求。最终形成了高校档案工作者职业成长空间小且动力不足，档案工作也跟不上时代发展。

要提升高校档案工作者的职业发展空间，档案工作者要通过树立责任意识、创新意识、终身学习意识和服务社会意识，不断提高技能水平和职业道德修养，多参加档案业界内的继续教育、培训和学术交流，开拓视野。例如，目前江苏省档案人才“151 工程”，浙江省“115”档案人才工程实施方案以及安徽省档案人才建设“152”计划就是有力的档案人才培养计划，这些人才培养方案中的培训和淘汰机制会在很大程度上促使高质量档案专业队伍的形成。

3.高校档案工作者个体努力不够

在大数据的背景下，高校档案工作者的身份不再是仅仅依靠学校简单界定的名词，例如，某某学校档案馆（室），或者依附学校这棵大树乘凉，而是一个需要高校档案工作者不同的个体的努力，通过社会及组织对其工作的认可与评价和反复互动而最终汇总得到的社会认同的身份。

三、大数据环境下高校档案工作者应对的措施

1.高校档案工作者要勇于担当，使高校档案部门站稳高校档案信息中心的地位。

高校档案馆应利用自身资源丰富这一得天独厚的优势，以高校档案馆为核心，整合全校各级各类档案信息资源，使高校档案馆成为全校永久保存档案信息资源的基地和各方面利用档案信息的中心，并通过这种电子档案文件中心的建设，打破信息孤岛，实现全校档案信息资源无障碍收集、共联与共享，使档案馆成为高校各类档案信息和信息管理系统的最终归宿。这样，高校档案馆一方面作为高校发展的历史捍卫者，另一方面作为高校的信息中心，通过提供利用服务把高校档案与利用者紧密结合起来。把这两项工作都做到优，才能保持高校档案工作者职业持续发展的生机和活力。

2.高校档案工作者应不断提升和拓展职业技能，大力开发档案信息资源，形成职业的不可替代性。

大数据时代，高校档案工作想要在高校被重视，除了自身“传承”学校发展历史的职能定位外，还应不断提升和拓展技能，继续强化开发利用工作，把档案资源转化为有价值的知识资源和信息转移到用户手中去，提升高校档案和档案工作者的地位和价值。

第一，高校档案工作者要在掌握档案传统职业技能的基础上，不断提升档案信息技术处理能力。当前档案学界将档案职业技能一般划分为传统技能和信息技能。我国传统的档案职业技能是建立在纸质档案管理工作的基础上的，这在高校档案纸质档案与电子档案将长期并存的现实情况下，我们仍需保有档案传统技能。而在大数据时代，高校档案信息资源的存在形态以及信息管理的程序和方法等都发生了巨大改变，需要以计算机、网络技术为基础的信息管理技能来满足新的高校档案事业发展的需求。如通过学校OA 系统、教务处、研究生院、财务处、基建处、宣传处等主要职能部门的管理系统和档案管理系统的对接，实现电子文件及元数据信息的自动捕获和实时归档，通过自动化、前端控制、全程管理、文档一体化等管理方式，指导学校档案信息云存储、数据备份、数据挖掘、数据分析和数据可视化等技术的应用，实现档案管理的自动化、智能化，并在保障学校档案信息完整安全的前提下充分挖掘其内在价值，向利用者提供更加丰富、有价值的档案信息。

第二，高校档案工作者还要在不断提升档案信息技能的基础上，不断拓展新的职业技能。高校档案工作者不仅是档案的管理员，还要遵循高校的教育功能、文化功能和科学研究功能，把自己逐步定位为历史传承和维护者、高校文化的传播者。这就需要高校档案工作者致力于学校档案信息资源的开发深度和广度，要不断加强对档案信息资源的深层次开发，满足利用者对档案数量、范围和利用方式多样化的需求，深入研究档案内容，对档案信息深加工，建立档案二次文献资源数据库，如对专题档案、特色档案的编研，对校史、校情的整理、编纂、研究和宣传等。实现从拥有档案的“所有权”到“话语权”，为学校教学、科研、管理服务。

第三，高校档案工作者要努力提升档案信息服务的能力，成为档案利用的参谋者与指导者。大数据时代，高校档案工作者应主动加强对档案利用者的指导工作，在对档案信息资源与计算机检索技术有充分掌握的基础下，能够为档案利用者迅速、准确地查找到所需要的信息提供指导，使自身成为真正意义上档案资源的参谋者与指导者。

3.高校档案工作者要建立终身学习观念，弥补学校培养模式的缺陷，构建适应大数据时代档案工作发展要求的知识体系。

大数据时代，我们正处在整个社会发展的一个大拐弯时代，每一个行业的认知都在迅速叠加，跨界也越来越普遍。未来的世界没有一个固定的状态，所有的状态都在不断形成中，不断升级，这才是未来的常态。这就像我们用手机上的App，不会有任何一个App 说这就是我的终极产品了，每天每周都有大量的App 要求我们对它升级。所以过去那种“我拥有什么，只要谨慎就会持续拥有，始终占据这个优势”的假设越来越不成立了。因此，高校档案工作者想不被淘汰和替代，就要保持终身学习的意识，来弥补之前档案专业培养模式带来的缺陷和时代变化带来的知识和技能的滞后。那么，大数据时代，高校档案工作者要成为既精通档案业务管理工作，又掌握信息技术的复合型专业人才，面临的学习压力较大，笔者认为，高校档案工作者也许对新的信息和技术的“一知半解”是最实用的，即对一些专业性强的计算机技术、数据库、数据处理技术，我们可以采取仅仅熟悉其概念和操作的方式，把自身的工作理念转化成信息语言提供给技术开发人员，把具体研究、开发任务交给专门提供大数据解决方案的专业人员、信息机构或外包机构，寻求技术开发、管理与维护等方面的合作。