数字化管理建设工程音像档案的重要性

文/齐 琳

建设工程音像档案是利用摄影、录像、录音等手段，如实完整记录建设工程实施过程中各个阶段真实情况而拍摄和录制的照片、影片、录音、录像等档案资料，具有直观、真实、形象、生动的优点，是一笔珍贵无形财产。本文探讨了数字化管理工程音像档案的重要性， 希望为做好数字化管理工程音像档案工作提供借鉴

建设工程音像档案是工程实施前期、中期、后期全过程的记录。建设单位必须全部收集归档保存，建设单位在保存建设工程的原始状态、建设状况和竣工样貌的音像档案的基础上，通过扫描、复制等手段将音像档案数字化，生成了大量的数字化档案资料，如何管理好这些数字化音像档案非常重要，值得研究和重视。

一、完善和建立数字音像档案规范

建设工程音像档案完整记录项目建设的全过程，包括项目建设准备时期、项目建设实施时期、项目建成完工时期、项目建设动态监督管理，以及其他和项目建设相关工作的音像资料。数字档案能够更好地更便捷地对外展现企业建设工程成就，音像数字档案在建设工程单位对外承揽工程，宣传企业文化，树立企业形象以及建设工程管理工作中的作用不可替代。

随着现代音像技术日新月异，建设工程数字音像档案已经成为工程建设单位一张靓丽的名片。但是，由于建设工程数字音像档案发展历史很短，加上原先的数字技术壁垒等诸多因素制约，数字音像档案管理工作以致不能得到全面展开，造成建设工程数字音像档案管理和利用长时间停滞不前。结合企业对于建设工程数字音像档案迫切需求的实际，分析建设工程音像档案存在的诸多问题，建立和完善建设工程数字音像档案规范已经成为企业档案管理工作的当务之急。服务企业实际需求，助力企业创新发展，就需要规范建设工程各个阶段数字化音像档案管理流程，通过规范化管理来实现建设工程数字化音像档案的作用和价值。同时，要开阔思维，创新工作，加强数字档案资源的开发和利用。随着新时代数字化进展，特别是5G 网络也就是物联网时代的即将来临，新技术将会为数字音像档案实时存储、实时传输提供更为强有力的支撑。

从建设工程单位实际出发，要对建设工程数字音像档案管理的相关制度进行完善和细化。制度细化必须具体，要包括保证数字音像档案内容真实，信息完整，包含摄录时间地点的说明文件，详细标注数字档案文件格式，数字档案存储条件等等。重点抓好建设工程数字音像档案统一管理统一调用制度的执行。档案管理人员必须尽早介入建设工程前期工作，严格把控数字音像档案采集、整理、归档的每个细节，每个环节，着重强调数字音像档案资料收集必须由建设工程一线施工部门负责完成，施工部门必须安排专人负责拍摄和录音工作，严格规范视频音频的摄录和存储质量标准。需要保存的音像档案务必确保是原始的第一手资料，档案附加文字说明必须真实、准确、详细。档案管理部门专岗专人负责对接整理施工部门提供的原始音像档案，对原始音像档案全部进行数字化加工存档。

二、安全监控、管理数字音像档案

建设工程数字音像档案是项目工程全程的如实记载，如何科学地监控、管理、应用建设工程数字音像档案，对于建筑单位能否更快更好发展尤为重要。收集原始音像资料工作必须写入施工项目责任书中，专人负责落实。明确规定各相关部门领导作为本部门管理建设工程数字音像档案第一责任人和联系人。由于各建设工程部门负责摄录的人员专业技术水准不一，使用的摄录机器标准不同，造成最终的数字档案文件规格得不到统一，参差不齐。先期已经具备软硬件摄录条件的部门可以自己安排拍摄记录，还不具备摄录条件的部门可以聘用专业外包团队拍摄。企业要定期组织专业培训，强化和提升摄录人员的摄录技术水平，提高档案管理人员掌握新知识新技能的水平和能力，要科学划分施工、监理和档案各部门权责，加强协作，通力合作，共同做好建设工程音像档案管理工作。

建设工程数字档案数据工作站要在固定区域做好文件备份存储，严格执行数字档案文件随时接收随时备份制度。数字档案数据工作站内重要数据做到分区存储，多个储存介质存放，保证系统如遇突发问题存储信息绝对安全。要建立定期核查备份数据制定，按时核对，查漏补缺，确保数据安全。数据工作站专人专管，专机专用严防黑客病毒和人为窃取。建立和严格执行双备份制度，重要数字档案除在工作站储存，还要在移动硬盘等数字介质储存。保证文件发生遗失损坏能够随时快速恢复。

三、科学应用数字音像档案

进入信息时代，档案管理工作面临着挑战，也更是机遇。档案管理人员要与时俱进地积极投身到数字化管理档案信息的大潮中，将传统照片、录音、录像资料进行数字化转换，运用数据工作站实现档案管理工作统一安全高效。数字时代，科技革新，信息技术无限拉近了数字音像档案与文书档案的距离，数字档案已经成为网络数据流的有机组成，音像档案从收集、鉴定、整理、利用等各个环节都实现了多种方式的计算机管理。

科学运用数字技术管理音像档案，档案管理部门根据本单位实际情况研发了适合本单位工作的数字音像档案管理系统，系统分门别类将图文资料、声音资料、影像资料等进行数字存储，在介质转换，检索查询，日常监管、档案调用等方面都全面实现了数字管理。档案存放在数据工作平台，无论是材质转移、网络播放、查询利用，运转效率都是原来手工无法比拟的。总之数字档案管理系统的构建，使得困扰档案工作的许多问题迎刃而解，为统一标准的管理好不同类型的音像档案提供了方便。

总之，信息技术革新突飞猛进。这无疑给音像档案的管理提供了更大更广泛的平台。不久的将来，音像档案管理得到重构，全新的建设工程数字音像档案必将为企业更好更快发展起到更为重要的作用。