新形式下如何做好档案的开发和利用

徐建华

摘 要：档案工作一直以来是一项重要的工作，随着社会的不断发展，对档案工作也提出了新的要求，我们应该把重视与合理开发、利用档案信息资源作为档案工作的中心任务和指导思想，为社会的发展作出应有的贡献。

关键词：档案；信息电子化；档案管理；档案信息资源

新形式下，随着社会的发展为档案管理提出了新的课题。深刻理解开发利用档案的重要性，才能推动开发利用档案的进程，档案部门是储存，输送信息的一个部门。我们应该把大力收集、开发档案信息资源作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导思想，为社会各方面群众和团体服务。在具体工作中我们发现档案工作参差不齐，存在许多问題。一是不少单位没有建立综合档案室，各种门类、载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象尤為严重；二是应当归档的文件材料没有及时收集、归档，散存在部门或个人据为己有的现象屡见不鲜。究其原因。

一是历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关，较为封闭。

二是《档案法》虽已颁布实施多年，但档案法律法规的权威没有真正树立起来，档案执法的刚性也不够。社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件，如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任，新时期社会档案意识的培养问题，我认为应从以下几个方面入手。

1）为档案开发利用工作做好档案保存宣传工作，只有加强档案宣传，社会档案意识才能得到提高。把开展宣传贯穿到工作的始终，档案工作开展到哪里，宣传工作就跟进到哪里，使工作与宣传同步进行。

2）抓住重点，不断掀起宣传工作的新高潮。根据档案工作的规律性，抓住重点时间、重点内容、重点形式，不断掀起宣传高潮。要掌握好时间，不要错过最佳宣传时机：内容要典型生动，才能吸引观众：形式不能陈旧，否则会使人不屑一顾。应考虑利用电视、报纸、网上、向各单位普发小册子、向各镇、街道提供宣传内容要求他们在各社区、村居代为刊出宣传板报等宣传面广的宣传形式。

3）抓住时机，把主管领导作为主要宣传对象。各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用、但主管领导一般不仅仅是档案门的主管领导，往往分管几个口、多个部门、档案部门应积极主动，抢抓时机，向主管领导汇报档案工作开展情况，取得的成绩和存在的问题，以取得领导的重视与支持，档案部门的重要工作和活动，要争取主管领导参与，以便领导全面地了解档案工作。

1 做好档案鉴定是做好档案开发和利用工作的重要内容

长期以来，对鉴定工作的认识和实践存在着一定的局限性，具体表现在如下几个方面：

1）对归档文件材料的鉴定不够准确。档案是工作活动的原始记录，但不一定是真实的记录，这是因为在文件材料的形成过程中，人们受到客观条件的限制或主观认识的干扰，有时不能全面反映历史真实，甚至夸大、缩小歪曲历史事实，这在不同历史时期和不同工作领域都不同程度地存在。如工作成绩的夸大，统计数字的失准，基建档案的图物不符等等，这些失准的材料，显然与事实不符，但它们是错误思潮，片面认识，失误工作的直实反映档案工作若不可能也不允许改正档案材料原件内容，但有责任也有义务对其进行鉴别、评价，以指导利用者。

2）对归档文件材料的完整性鉴定不够完整。归档文件不完整主要表现在三个方面：一是门类不全。无论是进馆档案还是档案室的档案，除文书挡案外，其他门类的档案尤其业务档案大都没有收集归档，这就为全面反映其工作活动大打折扣，二是归档部门不全，一个单位内各部门的职能不同，产生文件材料的数量不一，不少单位除综合部门形成的红头文件外，其他部门因形成的材料少，往往长时间没有文件归档，三是归档文件材料不完整，编号文件本身接不起来，缺附件，少底稿等，尤其是科技档案在这方面表现得更为突出。而缺少的往往是核心内容和重要的部分，档案工作者需要也应该对其进行鉴别评价，并总结出经验数训，以便在业务指导工作和收集工作中采取必要措施，尽量减少此类现象。

3）对档案的珍贵程度评定不足。目前对档案价值的评定仅用保管期限来表示，而保管期限所体现的价值是相对价值，就某一份档案材料来讲，在此馆属永久而在彼馆可能是长期或短期，一份具体的档案材料应当有个社会的而不是一个单位的、全面的而不是单项的、历史的而不是阶段性的价值评定，这既有利于有重点地抢救和保护珍贵档案，也有利于准确地评定档案馆的档次和地位，使国家有限的档案经费用到最需要的地方，我认为档案鉴定应包括档案保管期限鉴定，档案准确性鉴定，档案完整性鉴定，档案珍贵程度鉴定等方面。因而可将案鉴定划分为前期鉴定和后期鉴定。前期鉴定是指对文件材料保存价值的鉴定和对文件材料的准确性，完整性鉴定，因其是在文件材料立卷归档阶段完成的，处于案文件运行前期，所以可将它们称为前期鉴定，前期鉴定主要包括：（1）保存价值鉴定，是指文件材料有没有保存价值、保存价值大小的鉴别，并依此确定文件材料归不归档，保管期限的长短。（2）准确性鉴定，是指对归档文件材料的各种标识的准确性及其所承载的信息的准确性进行甄别评定，前期鉴定中的准确性鉴定，主要是针对工作中因工作硫忽将归档文件材料的某些标识如责任者、时间，签章、竣工章等遗漏丢失或者销误，正文与底稿不相符，正本与副本不相符，基建图物不符，设备图物不符等等诸多情况的检查，在文件材料归档时，由责任人进一步核实鉴别，并在案卷备考表中案卷检查人栏签字或以其它形式确认归档文件的准确性。（3）完整性鉴定，归档时，责任人对围绕某个事件，某项工程，某个设备，某项任务所产生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料页数，图幅及底稿的完整性进行鉴别并签字确认，以确保归档文件材料的完整性。后期鉴定是指专门的鉴定委员会对档案进行鉴定。后期鉴定，是档案馆的重要业务环节，需要建立专门的，具有权威性的鉴定委员会，按特定的程序进行，其工作内容应包括档案评价，珍贵程度鉴定和保管期限鉴定等。

2 致力档案的信息电子化建设

档案信息电子化管理，其优势就是以室藏档案资料，纸质或机读形式的，为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集，筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

1）利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。

2）缩短二次文献的加工时间，提高档案的时效性。手工信息加工工作模式从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3）档案信息电子化，档案信息成果可多份拷贝将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位也就得到了提高。

4）档案电子化，可使档案顺利地与最新技术接轨。使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，为将来档案信息管理打下基础。档案的价值也体现在利用上，在利用档案中受益过的同志档案意识较强。档案工作者要努力提高档案开发利用水平，让群众切切实实体会感受到档案的价值所在，进而提高社会档案意识。因此作为档案工作者肩负着历史的职责，做好档案工作的开发利用和科学管理，利用科技信息资源，推动档案事业的发展。

参考文献

[1]杜云波.浅析档案管理工作的原则[J].安徽文学（下半月）.2011年08期.

[2]姜瑞秋.浅析如何做好档案管理工作[J].科学之友.2011年16期.

[3]叶丽英.国土资源档案管理浅谈[J].浙江档案.2011年06期.