如何规范管理疾病预防控制中心的档案工作

闫爱军

摘 要：疾病预防控制中心的主要工作职责是对疾病进行预防和实时监测，在监测的过程中要根据相应的数据进行有效的分析，根据分析结果制定相应的防治措施。在这个过程中，疾病预防控制中心需要收集大量的文件资料和数据，而档案资料能够为疾病预防控制中心的疾病监测、疾病防治、疾病分析等工作提供数据信息，可见档案管理工作在疾病预防控制中心所发挥的作用，而疾病预防控制中心档案工作管理是否规范决定着该中心工作的效率，因此加强对疾病预防控制中心档案管理工作的规范研究具有现实性意义。

关键词：疾病预防控制中心；档案管理；规范化

疾病预防控制中心的档案管理工作的有序开展，可以提高档案的利用效率，对于疾病预防中心各项工作的开展具有良好的促进作用。但是从目前来看，疾病预防控制中心档案管理工作面临一些问题，诸如有的疾控中心对档案管理不够重视，没有设置单独的档案管理部门，导致档案存放归类混乱；还有的疾控中心档案管理人员能力不足，不能为各科室快速有效地提供各种档案信息。这些问题都直接导致档案管理的实际效率低下，严重影响疾控中心工作的开展。为了改善这样的状况，疾控中心有必要采取一些针对性的措施规范档案管理工作。

1 疾病预防控制中心档案管理规范化的重要意义

在我国的疾病预防控制中心中，档案管理的规范化具有重要的意义。首先，对于档案管理人员工作内容和工作职责的规范化，能够保证把档案管理人员的变动对档案使用造成的负面影响降到最低，也能避免各个科室的档案管理人员不固定导致的档案管理过程不一致等问题。其次，疾病预防控制中心的很多工作人员为了便于开展工作，经常将档案保存在自己手中，这样就会导致档案管理的混乱，降低档案的使用效率，因此对于档案的分类和存放要规范化，这样能够有效解决档案管理存在的漏洞，使档案工作得以系统化。再次，在档案管理规范化的过程中，相关的管理部门会对档案内容进行细化，也会对档案管理的工作制度进行完善，这样能够客观真实地反映出疾病预防控制中心的工作内容、工作进度，以及对于疾病预防工作的重视程度，为医疗机构疾病工作的顺利进行提供保障，推动健康事业的发展。

2 疾病预防控制中心档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理意识薄弱

当前疾病预防控制中心存在的最大问题是档案管理意识薄弱。一方面，很多疾病预防控制中心甚至没有专门的档案管理中心，也没有专门的档案管理人员，有的设置是一人兼顾多职，因此对于档案的归类、存放、查录等工作十分混乱，缺乏档案管理意识导致档案管理工作不规范，这也就直接导致疾病预防控制中心不能高效开展工作。另一方面，许多疾病预防控制中心的领导对于档案管理工作也没有给予实际的重视，更别谈什么档案管理意识。上面的人不重视，导致下面的人只是把档案管理作为某个科室的附属工作，管理技能和相关的管理知识更无从谈起，如此一来，档案管理效率就十分低下，档案的实际作用没能得到充分发挥。

2.2 管理人员能力不足

实际上，疾病预防控制中心的档案管理工作没有那么简单，所涉及的文档资料繁杂，种类也较多，因此对档案管理人员的专业知识和工作技能都有一定的要求。但很多疾控中心一开始对档案管理并不重视，任用的档案管理人员也是非专业性人员，很多甚至没有接受过档案管理方面的专业培训，对于档案的分类、存放、查录等更是不熟悉，不但导致工作效率低下，而且对于档案文件的真实性也有很大程度的影响，这样会造成档案的缺失，无法为疾病医疗机构提供充足的档案资料，导致医疗卫生事业发展的严重滞后。

2.3 档案管理缺乏信息化

随着互联网的快速发展，信息技术已经运用在各行各业。疾病预防控制中心的档案管理工作比较复杂，很多疾控中心还是采用传统的人工管理的方式，工作效率不高，总而言之，疾病预防控制中心对信息技术的利用程度过低。尽管有些疾控中心也意识到信息技术对于档案管理的重要性，但是并没有投入一定的资金建立档案信息管理系统；有些疾控中心虽然已经建立了信息管理系统，但是还没有运营到实际工作中，还没有形成系统化的电子档案数据库，很多管理人员还是利用传统的纸质档案进行查阅，没能充分发挥信息技术在疾控中心档案管理工作的实际效用，影响疾控中心工作的开展。

3 疾病预防控制中心规范档案工作管理的措施

3.1 完善档案管理工作机制

要想完善档案管理工作机制，疾病预防控制中心首先要加强对档案管理工作的重视，从中心的高层领导到基层的一线工作人员、管理人员，都要做好相关的档案管理重要性的思想意识宣传工作，让整个疾控中心上上下下的力量都凝聚起来，为档案管理工作的开展提供良好环境。其次，建立档案管理工作机制，制定档案管理者责任落实制，只有以严格的管理工作机制进行制约，保障管理者的利益，档案管理机制才能被遵守与落实。再次，疾控中心高层领导要定期对档案管理者进行考核，对档案工作进行检查与评估，并实施奖罚制度，这样一方面可以不断对档案整理和管理模式进行优化调整，另一方面，也能够提高档案管理者的工作积极性，这无疑也能够增强管理者对档案管理工作的重视意识，在完善档案管理工作机制的同时，也提高了档案管理工作的科学有效性。

3.2 提高档案管理者的职业技能

随着社会节奏的加快，各行各业的加快发展，疾病预防控制中心的档案管理工作相比于传统的档案管理发生了很大改变，因此档案管理人员除了加强对档案管理工作的重视外，还要自觉提高档案管理工作的职业技能。这就需要疾控中心招聘一些专业性的档案管理人才，促进档案管理工作的规范化，并且还要定期对这些管理人员展开各个方面的培训，比如对于网络信息技术的应用，把纸质档案转化为电子档案的技能，建立档案数字化系统技能，还要提高管理者的道德素质和综合实践能力，这样有助于提高管理者的工作效率，档案管理工作也能够更加科学地为疾控开展提供助力，推动档案管理水平的提升。

3.3 健全档案管理的信息化水平

信息技术属于档案管理水平提高的保障措施，因此，档案管理工作也要紧跟时代发展的步伐，将信息技术运用到疾控中心的档案管理工作中，因此疾控中心需要加大对资金的投入，引入先进的档案管理电子化设备，完善数据系统等基础硬件设施和软件设施，并建立数字化的档案信息管理系统，用网络基础对档案信息进行处理，还可以通过高级检索、分类查询等多种功能，提高疾控中心档案的利用率，同时，网络技术的应用简化了繁琐的管理流程，也大大提高了档案管理的工作效率，使疾控中心各项工作能夠事半功倍。

4 结语

疾病预防控制中心的档案管理涉及的材料和信息庞杂，不仅档案种类繁多，而且内容广泛，使用的周期也比较长。而档案资料能够为疾病预防控制中心的各项疾病研究工作提供数据参考，因此，任何疾控中心都要对档案管理的规范化引起足够的重视，完善疾控中心档案管理制度，注重对档案管理者专业能力和素质的培养，重要的是，要与时俱进，利用互联网信息技术的发展提高档案管理的水平，更有效便捷地促进疾病预防控制中心工作的顺利进行。

参考文献

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