OA系统与医院档案管理的链接研究

汤家惠

摘 要：本文对医院档案管理运用OA系统的现状进行分析，总结当下医院档案管理工作问题，研究基于OA系统进行医院档案管理的方式方法，探讨推动医院档案管理科学化的方法，达到提高医院档案管理质量目标。

关键词：医院；档案管理；OA系统；科学化

档案是开展各项活动的重要信息载体，提高医院档案资源的利用效率，有助于帮助医院各项工作的顺利开展，应当构建有效的档案管理体系。当前应当构建一个专业化的医院档案传输系统，切实基于现有的OA系统提升档案管理工作水平，从而实现档案管理的一体化与科学化目标。

1 OA系统与档案管理系统链接方式

1）标准接口链接方式。目前很多医院的OA系统与档案管理系统链接都采用的是标准接口的链接方式，强调档案系统的数据库接口采用JDBC完成系统的互联工作。具体使用接口程序提取OA系统的数据，然后建立模块化的档案系统，实现数据库中的字段与OA系统数据的对应，更好达到数据信息的接取与链接目标。文件数据的具体链接过程中使用FTP服务器进行各种数据的链接，在数据库目录中实现数据关联，并且在预设的存储路径中实现电子文件的一一对应，解决电子文件传输过程中的问题。

2）通过Excel数据交换。不同的OA系统软件有一定的差异性，实现OA系统软件与档案数据库的有效衔接，还要找出OA系统与数据库管理系统差异。在消除差异因素影响时可以采用Excel数据交换的方法。这一过程可以利用OA系统中数据库的数据导出到Excel，再利用档案管理系统实现关键字段的配置，当两者成功匹配后，达到数据信息的有效规集整理目标。这种方式操作较为简单，但是转换工作量较大，相应增加操作的成本，还需要在完善OA系统与档案管理系统链接机制下提高文件转换效率。

2 OA系统用于医院档案管理的问题

1）技术人员素养不足。OA系统环境开展档案管理工作，需要医务人员有较强的档案管理素养，能够运用OA系统进行档案资源的精准处置。虽然当前医院在不断的强化档案管理的硬件技术措施，但是有效医务人员还缺乏专业化的档案管理知识，档案管理过程中存在一定的局限性，医务人员与档案管理人员的衔接不足，没能基于OA系统有效的上传和个性化的使用档案资源。医院对医务人员使用OA系统的培训不足，没能在OA系统的培训时渗透档案管理方面的内容，因此影响了医务档案管理使用效率，不利于提高档案管理的整体质量，使用公办系统的档案管理价值未能有效发挥，还需要加强专业技术人员培训，促进档案管理人员掌握新工作方法。

2）对OA系统的认知不足。OA系统是医院日常管理的重要组成部分，将档案管理功能融入OA系统管理平台，可以方便用户对过往档案资源的使用，促进档案管理工作效率的显著提高。当前多数医院的档案管理系统与OA系统未能有效衔接，部分医院仅用OA系统发送通知，没能充分的发挥该系统的文件传输价值，不能运用OA系统进行各种数据与电子文件的收集工作。数据信息在OA系统传输的质量较低，一些个性化的功能未能有效使用，因此影响了各类档案收集与归纳有效笥，导致OA系统的应用受阻。应当基于档案管理工作需要进一步丰富OA系统的个性化功能。

3）缺乏健全的管理平台。制约档案管理系统与OA系統衔接的主要原因是当前还缺乏一个科学化的管理平台，OA系统的中的文件没能通过互联网进行有效传递，一些有关档案文件的审批、发布、阅办机制还不健全，档案管理功能未能及时实现，档案管理平台建设投入力度较小，网络系统平台的稳定性不足，导致档案管理系统的健全性不足。很多重要的文件未能在OA系统进行有效传输，一些大型文件在传输过程中面临的数据丢失的隐患，有效签批数据无法及时传递，因此影响了档案管理的科学性，容易造成档案丢失、受损或者其它问题，严重的影响档案管理的安全性。

3 OA系统与医院档案管理链接方法

1）加强OA系统的建设。实现OA系统与档案管理系统的有效链接，应当基于电子档案的运行需要出台科学的电子档案管理措施，强化推动医院OA系统档案收集信息化。主动开展OA系统的培训工作，促进医务人员重视OA系统的应用，基于OA系统开展电子文档的归档业务，发挥OA系统在档案管理中的优势作用。首先，利用开发成本较低的计算机语言对网络档案进行归集处理，可以基于PHP网络语言开发嵌入式的HTML语言，满足医务人员在简单易学的计算机操作平台下进行文档的有效归档存储。其次，进一步保证OA系统中文档数据传输的安全性，通过各种安全权限、口令系统与身份验证进行档案数据传输，把用户有效的连接到档案服务器当中，转变以往的传输加密模式，有效的保证传输文档数据的安全属性。第三，保证OA系统环境下档案管理链接的实用性，收集反馈医疗、行政、后勤部门档案管理需要，例如，针对医疗档案涉及到的医务、护理、保险等部门需要，在公办系统环境下建立档案传输机制，以便于各种数据的有效查询传输，形成一个完善的档案系统。

2）提高使用水平人员水平。档案管理部门应当设置专人开展OA系统的开发与维护工作，由专业技术人才进行系统管理，保证OA系统维护的有效性，解决OA系统维护中的现实问题。首先，应当根据医院OA系统与档案管理部门链接的需要进行相关理论知识的培训工作，实现医院档案管理与办公自动化运行相吻合，进而提高档案信息化运转的能力，保证医院文档数据信息的有效存储，进一步帮助医务工作人员熟悉相关软件的使用方法。其次，减少医务人员在使用公办系统时受到的各种限制，保证用户操作界面良好，能够满足医务人员以直观化的方式进行档案传输的需要。例如，普及C/S技术结构方式，方便用户进行个性化档案打印、查询、共享需要。第三，优化系统功能，在了解用户需要的基础上建立数据库，实现医疗数据的有效关联，满足用户通过浏览器进行远程访问需要，符合医务人员远程查询档案的现实需要，在WEB服务器模式下允许用户提交访问信息，并且以Excel或其它格式进行信息共享。

3）加强网络平台建设工作。促进OA系统与医院档案管理的有效链接，还要发挥智能化平台的基础作用，注重打造优质的网络化智能信息交互平台，真正实现医院档案的无缝链接。首先，保证基于OA系统进行电子档案传输的高效性、安全性和稳定性，提供OA系统信息提交、存储、检索工作方面的重要价值，着务建立有效的沟通协作机制，进一步完善OA系统的应用机制。其次，还要加强系统模块设计工作，有效避免数据信息的泄露问题，在分模块管理的基础上提高OA系统与档案链接的有效性。例如，可以开发医疗档案、文书档案、基建档案、设备档案与财会档案等专门板块。第三，构建整体系统下的查询、录入与借阅管理体系，进一上提升模糊查询与精确查询的质量，还要为用户提升自主档案录入界面，确保医务工作者的信息被储存起来。管理员应当针对用户提交的数据进行核对，把临时数据转化为永久数据，同时对系统数据进行审核，科学化的剔除垃圾数据，在系统的试运行过程中提高该系统的实用性和实效性，从而展示系统的良好工作性能，满足系统管理的需要。

4 结论

将OA系统与档案管理系统结合，需要从医院档案管理的现实需要出发，进下体现医院档案管理的服务价值，注重医院内部档案信息的有效共享，着力为用户提供便捷、高效和高质量的档案服务体系。医院应当创新档案管理方式，在两者衔接的过程中体现出实效性、互动性、精准性的特征，进下实现档案管理的标准化改进与有效创新。

参考文献

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