关于粮库仓储档案管理方法分析及意义探讨

李宣周

摘 要：粮库仓储档案管理是一项重要的工作，合理开展粮库仓储档案管理，能够促进仓储工作的顺利开展，推动仓储工作向流程化、系统化以及规范化的方向发展。具体来看，不同管理模式下粮库仓储档案管理的流程不同，在实际管理中应当依据具体的情况制定相对应的流程，促进档案管理更加科学，为粮库仓储管理工作的更好开展做好基础与铺垫。本文就该方面的内容进行了细致地分析与探究，总结粮库仓储档案管理的具体方法，并提出一系列加强其管理的对策。

关键词：粮库仓储；档案管理；方法；对策；科学

在粮库中，所有的数据都是从仓储环节发起的，仓储管理工作的好坏直接影响了粮库的总体管理水平，因此加强仓储管理尤为重要。而档案管理是粮库仓储管理中的重要部分，提升仓储档案管理的水平，能够对各项仓储资料进行分类和搜集，为仓储工作的有序开展做好铺垫，这就能够推动粮库整体管理水平的提升。

1 粮库仓储档案管理的意义

粮库仓储档案管理工作属于一项复杂化和系统化的工作，在仓储管理中粮食储藏技术仅仅是一个方面，其还包含其它的众多方面，如质量管理方面、数量管理方面、安全生产管理方面以及出入库管理方面等。各个粮食管理部门针对于这一系列工作进行了有效分析，并花费了大量的人力和物力，制定相关的粮食管理制度，对各个环节的作业进行了规范。然而因为不同环节之间执行主体不同，且条块分割较为严重，因此在实际管理中经常会出现错误，这就不利于粮库整体管理水平的提升。而通过制定健全的粮库仓储档案管理制度，则能够通过档案管理将所有的琐碎工作系统化串联起来，使得整个仓储工作按照一定的流程来开展，这就能够避免因为工作琐碎而引发错误或者流转不畅的问题，因此可知做好粮库仓储档案管理工作意义非凡。

另外，通过粮库仓储档案管理还能够及时发现各个环节工作中存在的问题，由档案资料是否全面、有效衔接来发现具体的问题，这就能够推动相关人员及时对问题进行分析，从而能够更好地解决问题，促进粮库仓储管理工作发挥更大的作用，为粮库的良好运转奠定基础。从另一方面来看，加强粮库仓储档案管理还可以对各个资料进行科学化搜集，为相关领导更好地了解粮库运行情况提供帮助，促进其做出更加科学的决策。因此我们能够发现，粮库仓储档案管理所发挥的作用是多方面的，对于提升整个粮库的运行效果，增强粮库的管理水平起到尤为重要的作用。

2 粮库仓储档案管理的方法

2.1 对档案资料进行分类，推动仓储管理更加系统化

因为仓储工作涉及到的内容较多，在具体管理中很容易产生逻辑关系错误的现象，且容易发生错漏，这就不利于各个环节以及部门之间进行有效衔接，导致资料整理花费较多的时间，因此必须要对各种档案资料进行分类，根据不同的类别合理进行资料的搜集与整理，如此能够降低资料整理的难度，使得仓储管理具有更高的系统化程度。比如，将作业性质和作业过程作为划分依据，可以将粮库仓储档案分为粮油质量档案、粮油数量档案、科技储粮档案、合同档案、仓储设施档案等。而依据具体的归档周期又可以将仓储档案划分为常备档案、年度档案、周期档案。同时依据归档内容可以将其分为资料档案和流程档案两个类别等。如此有效进行档案类别划分，能够使得各项仓储档案资料得到整合，并合理进行材料收集从而形成科学化的单据和资料流转程序，这就能够促进档案资料更加全面，方便相关人员查找和运用。同时，在划分好档案类别之后，还应当派专人对档案进行管理，对不同作业和各项工作进行有效整合与衔接，并及时通过档案资料发现其中的问题，并对问题进行追踪，落实到人，同时还可以监督资料的有效性以及准确性，如此能够避免由于部门衔接不顺畅、作业环节多等而导致相关信息疏漏的问题。

2.2 对档案资料进行科学化收集，推动仓储管理更加顺畅

在对档案资料进行分类之后，就需要进行收集了，要依据具体的类别进行各个环节资料的收集，避免资料不全或者混乱。具体来看，在收集资料的时候要遵循三个原则，即及时性原则、序时性原则和严谨性原则。严谨性是指要确保各个归档材料之间具有相对应的逻辑关系，并确保逻辑关系较为严谨，如在进行分仓档案归档的时候要依据具体的粮食仓号、性质、品种等做好有效分类，使得相关的材料之间能够相互依托，如入库检验报告可以为质量提供依據、检斤单为数量提供依据等。而序时性是指在对资料归档的时候要遵循时间顺序，由于原始单据通常是发生在不同的部门中，而因为会受到人力较少、作业量较大等因素的影响，导致在传递过电子数据之后将原始单据遗忘的情况，而合理对档案资料进行序时性管理，则能够将这一问题避免掉。相关人员在每天进行档案整理的时候按照对应的时间来，能够及时了解单据是否可以正常流转，并及时对其进行跟进，并解决其问题，从而能够避免单据丢失或者遗忘。而及时性主要是指应当在事件发生以后第一时间内对资料进行归档。合理遵循这三个原则对档案资料进行收集，能够促进各个单向流程形成统一性的整体，对各个工作进行有效整合，推动各个环节的工作流程更加顺畅、脉络更加清晰。

2.3 合理在粮库仓储档案管理中引入信息化手段

随着社会的快速发展，对粮库仓储档案管理的要求更高，因此传统纸质的档案管理方法已经无法适应当前社会发展的需求，这就必须要加强信息化手段的运用，提升粮库仓储档案管理的信息化水平。一方面在对各项档案资料进行收集之后，应当将其上传到计算机中，实现纸质档案和计算机档案同时保存。另一方面由于当前粮库仓储方面很多工作都是通过计算机开展的，因此很多资料也都是存在于计算机中，这就要求档案管理人员在通过计算机进行资料收集之后，还应当将其打印一份纸质档案，以便实现双份保存，避免由于计算机系统破坏或者硬盘损坏等导致资料丢失、档案不存在的情况。另外，应当借助于计算机的便捷性对传统载体档案数据副本、电子档案等信息进行存储、整理、管理以及采集等，实现整个过程的系统化和便捷化，提升档案管理的整体水平和效率。

2.4 不断提升粮库仓储档案管理人员的专业化技能

在时代快速发展的背景下粮库仓储管理各项技术以及流程也处于不断变化的状态中，这就要求相关的档案管理人员应当提升自身的专业化技能，如此才能够更好地适应时代的发展变化，推动档案管理水平的有效提升。首先，应当加强专业技能培训。要定期对粮库仓储档案管理人员进行培训，及时为其灌输新知识和新技能，不断促进其专业素质的提升。其次，要根据实际情况定期对粮库仓储档案管理人员开展考核。比如可以针对于其档案管理的流程、档案资料的分类情况、收集情况等进行考察，并对其进行打分，明确其工作的状况，并作出奖罚，推动档案管理人员更积极地开展工作，有效提升自身的技能，为粮库仓储管理工作更好地开展做好贡献。

3 结束语

粮库仓储档案管理工作与粮库管理工作密切相关，决定着粮库仓储管理水平的高低，同时粮库仓储档案管理的效果也直接影响着粮库仓储各个环节的运行，因此加强该方面档案管理十分必要。本文首先对粮库仓储档案管理的意义进行了总结，然后提出具体的档案管理方法，旨在推动粮库仓储档案管理工作的更好开展，提升档案管理的整体效果。

参考文献

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