浅谈大数据时代的档案管理

刘倩如 董燕娜

摘 要：随着大数据时代的飞速发展，各行各业的技术都在更新换代，我们的档案管理作为与信息息息相关的行业，也要乘着大数据这股东风，不断优化、创新管理方式，使得馆藏资源更加优化、提供利用更加便捷，推动档案管理事业更上一个新台阶。

关键词：大数据；档案管理；数据挖掘

大数据的概念日益渗透进我们的生活，对大数据的挖掘和运用将影响到各行各业的发展。以云计算为代表的计算机技术飞速进步，为我们的档案管理工作提供了新的思路和运作方式，通过对大数据的运用，能更好地为群众提供服务。档案作为海量信息存储的载体，结合它面向社会、面向群众提供利用的特征，档案工作人员要顺应互联网发展要求，转变传统管理方式，推进档案工作与时俱进，形成良好的档案工作生态环境。

1 大数据背景带来的档案管理优势

1）馆藏资源数字化、信息化后，档案资源的存储利用更加自由、方便，打破了传统查询方式的僵局，利用范围突破了馆墙限制。数字化档案信息可以利用互联网、局域网等不同方式传播，用户利用馆藏信息不再受时间、地域限制，满足了群众日益增长的查阅需求，进一步实现了档案资源充分开发、互联共享的目的。

2）大数据优化了档案数据的存储和备份。随着每年接收新的档案进馆，档案信息越来越多，存储量不断增长，传统储存方式所面临的空间问题越来越严重。档案信息数字化后，无论是利用光盘、磁盘还是利用服务器存储，贮存密度都远远高于纸质档案、实物档案。而大数据又为我们整合档案数据提供了新思路方法，使储存方式更加优化，提高了存储效率，为解决档案存储和备份问题提供了借鉴。

3）通过对大数据进行数据挖掘，可以从中提取出关键性数据，对馆藏档案资源进行再次整合。通过数据的关联性分析，可挖掘出隐藏在档案数据间的隐性关联和相互关系，找出影响档案馆服务效果的关键因素，为档案馆定位、重点用户服务群体的寻求等提供参考依据；通过分类、聚类分析，可将同类型、同主题的档案资源提取出来，为编史修志、决策支持等提供便利；通过回归分析可对数据序列进行一定程度的预测，为档案馆针对性收集档案资源提供参考，并根据分析结果找出档案管理和发展過程中出现的各种问题。

2 大数据背景下档案管理工作中的问题

1）工作人员能力不足。大数据的发展对档案管理人员的工作能力也提出了新的要求。但由于其技术处在飞速发展的过程中，而档案系统缺少针对性的培训、学习，并且大多数档案管理部门的工作人员更新缓慢，老龄化严重，缺少学习的动力，导致许多档案工作人员没有充分认识到大数据对于档案管理的重要意义，也不能掌握相关知识、技术。因此，在档案管理过程中仍偏向使用传统的管理方法，不能熟练使用现代化的信息技术。

2）信息安全存在隐患。由于互联网的开放性，可能对档案的管理安全存在一定的威胁。在传统的档案管理方式中，查询者需到档案馆中申请利用，所有过程在档案管理者的掌控之中，能有效预防档案的损毁、泄密等情况的发生。而随着数字档案馆的发展，更多利用者可通过网络申请利用档案，很可能会有网络黑客或不法分子破坏档案管理的安全环境。

3 如何做好大数据背景下的档案管理工作

1）建立档案信息安全保障体系，保障档案资源安全。逐步完善档案信息安全管理体制，加强对计算机档案管理系统的维护管理，做好数据备份与传输，保证归档电子文件的真实完整。档案馆局域网要与外网实行物理隔离，严格管理权限，加强身份认证和密钥管理，非公开的档案信息一律不得上外网。要采取数据备份策略和异地存放管理措施，尝试建立数据备份基地和容灾系统，确保档案信息数据的安全。

2）加强机构合作，妥善管理档案资源。由于基层档案室可能存在硬件条件限制，另外为了节约信息化成本和维护成本，可通过档案资源整合对档案进行更系统、完善的管理。通过实体集中整合，对每年接收进馆的档案按照全宗、机构、问题进行排列保存，以利于分类标识和管理；通过机构归并整合，例如司法、婚姻、土地等专业档案，在不改变档案归属和流向的前提下，集中到档案馆统一保存，由归属单位派专人管理，档案馆工作人员协助代管，使档案馆的保管条件优势、技术优势、资源利用优势都得到了发挥；三是通过数字化整合，完善档案网站和数据库建设，建立了馆藏文件级目录数据库，建成馆藏重要和珍贵档案全文数据库，搭建档案信息资源共享平台，实现信息资源共享的目的，进一步方便了公众的查阅利用。

3）优化人才队伍，提升管理人员素质。档案馆要注重档案人员的培训，提高档案队伍对档案信息化建设的认识，增强档案人员信息化应用水平和信息安全防范意识，提高档案信息化建设的综合效益，为档案信息化可持续发展提供强有力的人才保证，努力造就一批既懂档案管理又懂计算机应用的复合型人才队伍。

4）有效进行挖掘数据，将死数据变成活档案。数据挖掘作为一门先进的数据处理技术，可以应用到数字档案馆的开发利用中，用来找到潜在的、有价值的信息，用知识帮助我们将已接收的档案分析归类并对未来接收形势进行预测，用以提高档案管理水平和服务质量。

参考文献

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