探究新时期背景下工程档案管理

摘 要：随着社会科学技术的发展迅猛，经济效益不断增强，数据化服务的水平质量也在稳步提升。然而，对于工程档案的管理仍然相对来说是比较缺乏的系统化的制度。因此，工程建设本身是必须提高对档案管理的重视程度，改变落后的工程建设管理模式，服务意识需要不断进行创新，规范档案管理制度，并且提高管理档案的科学性，为公众提供优质的工程建设服务。所以，为了更全面地保证工程管理的有效性和可靠性，本文针对新时代工程档案管理的状况进行了分析，并提出了一些创新方案的探讨。

关键词：工程档案；管理；问题；应对策略

在社会经济不断的发展之下，对工程建设质量也提出了更高的要求。档案管理在工程建设当中起到重要的作用，如不采取科学的管理机制，那势必会导致工程档案的缺失和遗漏，对于工程项目建设整体而言将带来巨大的影响。由此可见，建立在新时期背景下对工程档案管理进行相关研究很有必要，工程档案管理模式的制定必须科学合理，对于档案的管理和控制的力度也需要加强，以此促进工程建设得以顺利完成。通过调查可以发现，部分企业在工程档案管理方面还存在不少问题，如不采取措施予以应对，将会严重阻碍我国工程建设的发展。下面将建立在新时期背景下对工程档案管理的改进策略进行详细论述。

1 新时期进行工程档案管理的必要性

尽管现代科学技术发展的程度是已经可以达到将大量的信息和数据输入到各种管理系统中的水平了，从筛选和搜索领域开始，信息定位的准确性得到了提高。然而，原始档案的管理仍需加强。科学技术的发展并不意味着档案管理的地位可以完全被替代。同时，即使在当今成熟的软件开发和维护中，由于操作人员的失误或者是系统本身的脆弱性等原因，仍然存在大量的操作软件损坏和数据丢失的现象，这对企业经济的损失是非常巨大的，而且不可恢复的数据丢失也会给用户带来额外的工作麻烦。

2 新时期工程档案管理的现状

2.1 工程建设缺乏档案管理的意识

我国工程建设的重点是工程建设的本身，所以在赶工期的同时比较容易忽视工程建设档案管理的地位。首先，大部分施工单位档案员没有认识到檔案管理的必要性，档案资料没有与工程同步，等要验收了才拿着一大堆资料临时抱佛脚，导致工程档案管理普遍说来就只是一种形式，也加大了难度。其次，档案管理者自身管理档案的意识相对薄弱，只负责归档和保管，保管的环境也不符合要求，制约了档案管理的改革和创新。

2.2 工程建设档案管理缺乏集中管理机制

工程建设档案管理是一项比较系统、基础的工作。在进行的过程中，需要进行集中管理和统一部署。然而，从目前的状况来看，大多数工程建设很难进行集中的档案管理工作，而从管理的角度来看，档案管理相对分散：首先，没有明确的分类。其次，它仅用于归档，没有全面的管理内容。

2.3 工程建设的档案管理制度缺乏创新

因为一些工程建设管理人员和行政人员忽视了档案管理的必要性。许多档案管理部门与其他相关部门之间缺少密切的联系和沟通，这种现状导致在一些工作配合上沟通效率低下，并且部分管理者也没能意识到这类现状带来的危害，未能及时采取措施对此改进，因此，这从根本上提高了对相关的文件的管理工作的难度。在这方面，主要表现在以下几点：第一，企业管理层及普通员工未能意识到档案管理的重要性；第二，大多数管理者缺乏沟通意识，工程资料是一环扣一环的导致无法有效解决相应的管理问题；第三，一些高级管理人员缺乏对员工相关工作技能培训的关注。因此，许多相对应的管理者无法准确理解他们工作中需要改进的地方。

3 如何改进工程档案管理

3.1 工程建设档案管理工作应使用现代化的信息手段

工程建设的整个档案管理系统应该实现网络化，建立主要管理整体档案的服务中心。工程建设内部的所有部门也需要建立相对应的子系统，对于本部门的业务和人员来说，本部门人员更清楚档案信息不仅准确、有价值，而且具有较高的整理效率。使用直接输入系统输入信息可以提高工作效率，使用影印和扫描将重要纸质资料输入工程建设的档案管理系统更便于参考和管理。对于各部门收集的工程建设档案信息，工程建设档案管理部门只需简单地将其分为不同的类别，然后将工程建设和科室收集的档案信息输入到通用档案管理系统中。

3.2 完善工程建设档案管理的系统

为了有效保护工程建设的利益，工程建设档案信息公示系统可以使用实名制进行认证。首先根据工程建设档案管理的实际情况，不断创造和完善良好的工作环境和工作氛围。然后是增加工程建设档案管理各方面的投入。此外，它还能促进档案管理的高效地进行发展，提供了相应的技术支持。此外，相关管理人员也必须注重提高个人的工作能力，这样才能有效推动档案的管理工作。

3.3 进行定期的系统的升级

首先要对档案管理的配套设施进行定期的更新。工程档案的数量会逐年增加，档案管理人员应制定关于档案管理配套设施更新的相关计划，并向主管领导明确说明更新档案管理配套设施的更新计划。除此之外，对于工程档案的管理人员而言需要建立在相关规则制度之下严格照此执行，一旦发现档案有缺失或破损，必须及时采取相应的补救措施，及时满足单位对档案和资料的保管要求。

3.4 提高档案管理人员的专业素质

档案管理人员素质的高低直接会影响到工程档案管理的质量。企业档案管理工作应配备专、兼职档案员，并不定期的接受专业的档案管理培训的学习，自身也要不断学习与档案管理工作相关的技能和知识。目前浙江省档案局规定，档案人员应完成每年不少于90个学时的档案培训。加强对档案管理人员素质提升的培训，将专业的理论知识进行授予，并时刻强调档案管理人员需自身意识到提升专业水平的重要性。为了能够进一步提升工程档案管理的质量，使档案管理工作适应新时期快速变化的市场形势，应该在档案管理工作建设上纳入人才引入机制，由此才能推动档案管理工作向规范化不断进步。

4 结语

总而言之，从现状来看，工程建设档案管理中还有许多棘手的问题亟待解决。因此对于工程企业而言应当根据实际问题提出有针对性的解决实际问题的措施，利用集体智慧，提高工程档案管理的有效性和质量，促进建筑行业有创新性的发展。

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作者简介

李雅（1985-），女，汉，浙江宁波，工程档案管理，馆员，本科，研究方向：工程档案管理及对策。