新形式下职业技术学院档案管理的信息化建设

曹志峰

摘 要：随着现代信息技术在各行各业中的广泛应用，促使人们的生活与工作方式发生了较大的变化。职业技术学院作为实用性人才培养的重要场所，信息管理技术也被引入学校管理之中。职业技术学院档案管理的信息化建设是信息技术应用的具体表现，与传统档案管理相比，信息化建设能够提高档案管理的效率。文章主要针对职业技术学院档案管理的信息化建设展开分析。

关键词：职业技术学院；档案管理；信息化建设

职业技术学院的档案管理主要是指职业技术学院在运营过程中产生的与学生、学校以及社会相关的文字、图表和声像等不同形式的信息。从中可以看出来，档案管理是职业技术学院管理的重要内容，同时对学校的正常运行具有重要影响，不但能够反映学校教学活动情况，还记录着学校建设与发展的成果。因此，档案管理工作是评价学校教育与管理情况的重要依据[1]。尤其是在教育部门对职业技术学院教学水平要求不断提升的前提下，档案管理工作的重要性也就不言而喻。

1 职业技术学院档案管理信息化建设的作用

职业技术学院的档案管理工作与管理水平远不及一般高等院校，尤其是在信息化建设这一方面，存在着较大的差距。而随着现代社会的不断发展，加强档案管理的信息化建设对于职业技术学院来说具有重要的意义。

1.1 符合现代社会发展大方向

随着教育部门对职业教育重视程度和投入资金的提升，职业教育的发展也迎来了新的春天，但是随着扩招规模的增大，档案的类型与数量也不断提升，管理工作的难度指数也不断升高[2]。在面对庞大的档案信息时，传统人工分类、整理与保存等方法很难符合社会的需要。近些年来，相关部门提出要大力推动高等院校档案管理的信息建设，并确立了档案管理信息建设的基本方针和战略目标。21世纪是信息时代，因此职业技术学院档案管理需要根据这一背景进行改革。目前多数职业技术学院的校园网建设水平不断提升，也为档案信息化管理提供了支持。因此，职业技术学院档案管理的信息化建设符合现代社会以及职业教育发展的要求。

1.2 提高学校管理效率

职业技术学院档案管理工作是学校管理的重要内容，且管理的对象主要是教学、科研、学生和教师的各种资料，因此档案管理的信息化建设能够提高学校管理水平。档案管理部门需要不断的推动信息化建设的发展，完善管理制度和规范，不断创新管理方式，提高工作效率，节省人力物力[3]。高校档案管理信息化建设是推动职业技术学院发展的重要选择，对于提升学校管理效率具有重要影响。简单来说，档案管理信息化建设水平能够反映职业技术学院的建设水平，其关系着学校组织、教学以及社会实践活动能否顺利开展，从而更好的发挥职业技术学院的教学和社会服务功能。

1.3 提高档案利用率

档案管理的重要内容就是将信息资源进行二次开发利用，推动职业技术学院档案管理的信息化建设能够让堆积的档案能够为学校的发展提供支持。在传统的档案管理中，档案归档之后就不会再次利用，这主要是由于人工管理效率低下。而通过信息化建设，这些档案资料就能够轻易的被查找和利用。信息化建设能够提高档案的利用率，突破传统纸质档案的限制，使得档案管理为信息采集与管理而服务，更好的推动学校管理活动的开展。职业技术学院正处于发展的重要时期，灵活利用档案能够提高学校组织活动的效率，且信息化资料的利用不受时间和空间的限制，从而提高了档案的利用价值。

2 职业技术学院档案管理信息化现状

从目前的现状分析，很多职业技术院校对档案管理的认识不足，认为这就是一个整理资料的事情，不需要花费过多的功夫，有些职业技术学院的档案管理工作是其他部门员工兼职负责，管理好坏没有领导关注，对个人绩效没有影响，因此在档案管理中都是保持消极的态度，这些都影响了档案管理的信息化建设。同时，很多领导和教师认为档案没有什么用处，忽略了档案资料的开发、利用，很多档案资料都是尘封许久，导致档案资源的浪费。

档案管理工作属于学校教育活动的一项辅助工作，虽然无法直接发挥作用，但是其信息化建设并不是简单的购买几台电脑记录档案资料那么简单，而是需要将学校教学、实践等组织活动信息化，才能够实现档案管理的信息化。但是目前职业技术学院正处于发展的关键时期，经费不足，限制了档案管理的现代化建设。很多职业技术学院都没有配置独立的档案管理部门，更别说档案管理软件，无法开展档案管理信息化建设。

3 提高职业技术学院档案管理信息化建设的策略

3.1 提高领导对档案管理的重视

管理信息化建设对于提高管理质量和效率具有重要影响。职业技术学院领导需要充分认识到信息管理的作用，档案管理的信息化建设对于职业技术学院的发展和管理都有重要影响，因此需要将这项工作作为重点管理内容，强化对档案管理信息化建设的认知，进一步提高职业技术学院档案管理水平，有利于档案资料的二次开发利用。

3.2 加强信息化人才建设

一方面是人力资源配置的优化，通过贯彻能者胜职的原则，突破人情、关系等方面的限制，根据能力高低选人用人，对管理人员进行科学的评价之后，需要选择达到一定标准的人员，并贯彻竞争上岗的原则，通过开放式选人的措施，根据工作能力配置到相应的工作职位上，从而体现了能力与工作的相符合，实现资源配置效率的提升；另一方面薪酬制度的创新也为税务行政管理效率的提升带来了新的动力，目前档案管理人员的薪酬主要是与职位挂钩，单一形式的激励制度会使得大部分管理人员缺乏竞争兴趣，只是机械的完成上级发布的任务，碌碌无为、安于现状，可能对档案管理效率造成影响。因此，在员工绩效评估中可以根据工作效率、质量等方面内容，然后增加晋升机会，并且可以增加绩效与薪酬挂钩、精神激励等多元化激励方式。同时需要关注约束机制的构建，激励与约束是绩效评估中的重要内容，两者是相辅相成的，没有激励的约束，只会消磨管理人员的工作激情。

3.3 整合档案资源

信息化建设需要建立一定的标准与制度，由于目前职业技术学院所开设的专业五花八门，且学校经常与企业合作，而企业提供的档案可能与学校档案的标准与规范不一样，导致档案资料的整理与归纳难度提升。档案信息化建设主要是通过建立相应的数据库，信息资源整理与归纳反映了档案信息化建设的质量，直接影响到档案资源的利用与开发水平，这些都依赖于信息资源的整合。高职院校需要建立统一的规范制度，对原有档案资料进行信息化处理，从而提高这些档案利用价值和利用率。

3.4 增加档案信息化建設的投入

任何建设都需要资金的支持，档案信息化建设需要相应的计算机和配套管理软件实现，因此学校需要增加投入，将信息费用纳入学校预算之中，还可以与企业合作，通过开放一些有价值的档案资料，获取合法的经济利益，从而推动档案管理的发展。

4 结束语

职业技术学院档案管理信息化建设能够推动学校的整体建设水平，因此需要灵活采取各种优秀的解决措施，建立统一的标准，配备专业的管理人员，加强基础设施的建设，才能够更好的实现档案信息化建设的目标。

参考文献

[1]张红.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用[J].兰台世界，2016，（12）：65-67.

[2]林燕卿.高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究——以泉州经贸职业技术学院为例[J].江西电力职业技术学院学报，2017，（1）：48-50.

[3]卢华丽.知识管理背景下档案管理科学化信息化建构[J].黄冈职业技术学院学报，2018，（1）：83-84.