新时期加强改进基层档案管理工作探析

迟鹏鹏

摘 要：档案管理是一个机关的基础服务性工作，不仅是一个部门历史发展变化的真实记录，而且对现实工作更有着重要的借鉴参考作用。面对新形势、新任务，档案管理如何适应时代的发展，与时俱进，已然成为档案工作者面临的一个新课题。本文就围绕如何做好改进基层单位的档案管理工作进行以下分析探讨。

关键词：基层单位；档案管理；探析

基层档案工作是我国档案事业的重要组成部分。基层档案真实记录了社会各个行业、各个部门的变化与发展，是党和国家的重要文化财富，具有重要的历史参考价值和现实作用。因而，搞好基层单位的档案管理工作，使之走上制度化、 规范化、科学化的轨道，进而更好地服从服务于基层单位各项工作的健康开展显得十分必要。然而，由于受很多外在条件的限制和制约，在很多地方很多基层单位的档案管理工作还存在不少的问题与不足，严重影响了整体档案工作的健康发展，因此，必须引起高度重视，采取有效措施，认真加以改进和完善。

1 基层档案管理工作存在的问题

通过对胶州市120多个基层单位档案管理工作情况的调查研究分析，目前其在档案管理工作方面主要存在以下四个问题：

1.1 归档材料收集不够齐全

基层单位普遍存在重视红头文件的收集，而忽视其他文件资料的归档。比如业务上级和主管部门下发的一些文件由上级直接邮寄到或通过会议发送到有关领导手中，由于领导工作繁忙或档案归档意识不强，时间一长就忘了及时移交给办公室或文书处理部门，而不能及时登记及时归档，事后档案工作人员又碍于情面没有及时催促收回，极易造成这些文件不能及时归档。另外，由于许多单位制定不健全，在实际工作中不能很好的履行文件借阅、传阅制度，借的人素质参差不齐，有的人把及时归还的问题不当一回事，时间一长就容易被遗忘而不能收集归档。此外有些部门科室或工作人员只考虑本部门利益，图自己方便，常常把应归档的文件材料据为己有，没有及时退回文书处理部门，也影响了归档材料的齐全完整。

1.2 档案整理归档不够及时

有些单位借口单位小、职能少、人员少、发文少等，没有认真按照《档案法》和档案业务建设规范的要求按时进行整理归档，甚至出现了跨年度整理归档的现象。特别是乡镇机关，由于大多数没有配备专职档案人员，档案工作多由文秘人员兼任，一人兼数职，工作头绪多，繁杂事务多，因而很难拿出过多的时间和精力去进行档案整理工作。

1.3 档案硬件设施严重滞后

实际工作中，受集中办公和八项规定的影响，现在很多单位办公用房都十分紧张，往往无法配备专门的档案库房或多是一房多用，既用作档案库房，又用作储藏室，有的还与办公室合用，档案安全保管隐患比较多，档案保管和管理所需的各种现代化设施设备如去湿机、灭火器、扫描仪等更严重不足。有的单位特别是乡镇机关，档案安全保管条件更差，像档案室的防光、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠这些基本措施都达不到，使档案保管寿命受到了严重影响。

1.4 依法治档的观念不强

受大环境影响，目前社会整体档案意识和档案法制观念薄弱，许多部门、单位的领导缺乏依法治档的自觉性，现实中许多违反《档案法》的错误行为都多数停留在口头通报、督促整改上。 因此 可以说各地的档案执法基本是流于形式，很难有实际效果，这也是基层档案管理工作不能快速走上依法治档轨道的重要原因。

2 加强改进基层档案管理的对策与措施

2.1 切实把基层档案工作摆到重要位置

要深入学习宣传贯彻落实《档案法》《档案法实施办法》，多形式多渠道加大对档案和档案工作重要性的宣传力度，进一步提高社会档案意识和各级领导依法治档的自觉性，促使基层单位将档案工作纳入领导的重要议事日程。特别是要在人力、物力、财力上给予支持，把档案工作纳入基层分管领导的目标责任制和有关部门年度考核目标中，作为考核工作业绩的一项重要内容，做到档案工作与经济工作及其他工作同规划、同部署、同发展，坚决克服对档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来忘掉”的错误做法。

2.2 加强业务培训，提高档案人员专业素质

基层领导应关心支持档案人员的工作，给予档案人员更多的交流、学习的机会，促进其自身业务水平的提高，掌握档案工作的基本知识和技能，鼓励他们爱岗敬业。由于基层档案人员工作岗位有不稳定因素，有的刚参加培训，有的培训后业务刚熟悉，因工作需要、领导变动等因素，档案人员随之也变了，档案人员队伍的不稳定直接影响了基层档案工作质量的提高。只有每年坚持业务培训、上岗培训，才能使档案人员业务素质和业务技能得到保证，才能保持档案队伍的相对稳定。

2.3 加强软硬件建设，夯实基层档案工作基础业务

要积极创造条件，加大资金投入，配备能满足档案管理需求的如档案室、库房、阅览室及电脑、橱具、复印机等硬件設施。在此基础上，狠抓业务规范建设。重点是要抓好三关：一是文件材料收集关。基层档案人员要根据各单位制定的《机关档案归档范围和保管期限表》的规定，认真做好平时归档和年终集中归档工作，通过收发文登记簿、向领导和相关科室及人员收集文件材料，确保应归档的档案齐全完整。二是整理归档关。将收集齐全的归档材料按照各类档案的整理标准科学分类，合理排列，系统编目，美观装订，及时完成归档任务。三是案卷质量关。不同门类的档案有不同的整理标准，档案人员要根据文书档案、照片档案、专门档案等不同的标准来整理归档，使立成的案卷符合规范要求。

2.4 创新思路，提高基层档案工作管理水平

为不断提高档案管理水平，基层部门在抓好基础工作的同时，要积极参加上级档案行政主管部门组织开展的各类业务活动，如档案工作等级认定、档案工作科学化测评、档案信息开发利用成果评审等活动，积极参加这些业务活动，不仅可以大大提高基层档案工作的质量和管理水平，而且还可以推动档案工作更好地为基层单位各项工作的健康开展发挥重要作用。

2.5 加大监督力度，坚持依法治档

各地档案行政主管部门要积极争取各地的人大教科文卫工作室、市政府法制办支持，争取每年进行一次档案联合执法检查，定期抽查基层单位《档案法》的贯彻实施情况，重点从组织领导、制度建设、人员配备、经费保障及档案管理安全保管等方面深入检查，及时总结经验教训，督促问题整改，保证基层档案工作的持续健康开展。另外，市县档案行政主管部门要认真 按照档案法律法规的要求，切实加强对乡镇档案的监管工作，监督与指导紧密结合。从而，推动基层档案管理工作平衡协调发展。

“为党管档，为国守史”，这是新时期赋予广大档案工作者的神圣使命，任务艰巨而光荣。切实抓好档案工作积极服从服务于经济建设和社会发展，才能为党的各项事业健康发展做出更大的贡献。

参考文献

[1]刘可新.浅谈如何加强基层单位档案管理工作[J].山东档案，2007年01期.

[2]董奕.当前加强基层档案管理工作的难点与对策[J].中国档案，2014年07期.